【Excel】入力したデータがダブっていた！エクセルでデータの重複を確認＆重複データの入力を防止するテク

①重複したデータが入力された時にエラーメッセージを表示する

　Excelで作成した「顧客一覧表」（①）で、重複した顧客コードが入力された時にエラーメッセージが表示されるように設定してみましょう。

　顧客コードが入力されるA列に入力規則を設定します。A列の列見出しをクリックしてA列全体を選択し（②）、［データ］タブ（③）→［データの入力規則］（④）をクリックします。

　［データの入力規則］ダイアログボックスが表示されます。［設定］タブ（⑤）をクリックして、［入力値の種類］欄のメニューから［ユーザー設定］（⑥）を選択します。［数式］欄に「=COUNTIF(A:A,A1)=1」（⑦）と入力します。

　このCOUNTIF関数は、「COUNTIF(範囲,検索条件)」という書式で使います。「範囲」の中に、「検索条件」を満たすセルがいくつあるかを数える関数です。ここで入力した数式は、「A列の中に、A1に入力されたデータと同じものが1つだけ」という条件になります。データの入力規則を設定すると条件を満たさないデータが入力できなくなり、ここでは重複するデータが入力された時には、エラーメッセージが表示されるようになります。エラーメッセージの内容は変更できるので、ダイアログボックスをここで閉じずに、データが重複していることがわかりやすいメッセージに変えてみましょう。

　ダイアログボックスの［エラーメッセージ］タブ（⑧）をクリックし、［無効なデータが入力されたらエラーメッセージを表示する］欄の左側のチェックマークをON（⑨）にします。さらに、［無効なデータが入力されたときに表示するエラーメッセージ］欄の［スタイル］のメニューでは［停止］（⑩）を選択し、右側の［タイトル］と［エラーメッセージ］欄に、エラーメッセージとして表示したい内容（⑪）を入力します。

　入力できたら、［OK］（⑫）をクリックしてダイアログボックスを閉じます。これで、入力規則の設定はすべて完了です。

　A列に、すでに入力されているものと同じ顧客コードが入力されると（⑬）、先ほどダイアログボックスで設定したエラーメッセージ（⑭）が表示されます。

　ここでは［停止］スタイルのエラーメッセージを設定しているので、エラーメッセージの［キャンセル］をクリックして重複しないデータを入力しない限り、顧客コードを確定することができません。

　設定した入力規則を解除したい場合は、先ほどと同様にA列を選択した状態で［データの入力規則］ダイアログボックスを表示し、［すべてクリア］（⑮）→［OK］（⑯）をクリックします。

②すでに入力済のデータの重複を確認するには

　すでにたくさんのデータが入力されている表では、入力済みの部分に重複データが存在していることがあります。入力済みの部分の重複を確認したい場合は、条件付き書式を使うのが便利です。

　先ほどと同じ「顧客一覧表」で、A列に入力された顧客データに重複がある時に、重複している値に色がついて強調されるようにしてみましょう。A列の列見出しをクリックして列全体を選択（①）し、［ホーム］タブ（②）→［条件付き書式］（③）→［セルの強調表示ルール］（④）→［重複する値］（⑤）をクリックします。

　［重複する値］ダイアログボックスが表示されます。［次の値を含むセルを書式設定］欄の左側に［重複］（⑥）と表示されていることを確認し、重複した値が入力されたセルに設定したい文字色や背景などの書式（ここでは［濃い赤の文字、明るい赤の背景］）（⑦）を右側の［書式］欄のメニューから選択し、［OK］（⑧）をクリックします。

　表の中で同じ顧客コードが入力されているセルに、先ほど設定した書式が適用されました（⑨）。重複したデータの片方を削除すれば、この書式は解除されます。これなら、表内の重複データをすぐに確認して修正することができますね。

入力規則や条件付き書式を活用して重複データのない表を作ろう！

　今回は、COUNTIF関数を使った入力規則を設定して重複データの入力ができないようにするテクニックと、条件付き書式を使って重複データに色を付けてわかりやすくするテクニックを解説しました。

　データが重複してはいけない表を管理する上で、これらのテクニックはとても役立ちます。ぜひ、今回の記事を参考にして、重複データのない表を作ってくださいね！