いまさら聞けないExcelの使い方講座

【Excel】表をセルの背景色別に並べ替えたい!エクセルで昇順や降順以外の順番で並べ替えるテクニック

五十音順以外の順番で表を並べ替えたい!

 Excelで作成した名簿を五十音順で並べ替える方法については、以前の記事で解説しました。五十音順の並べ替えはすっかりマスターして、実際に業務の中で活用している読者も多いことでしょう。でも、表を並べ替える順番はいつも五十音順や数値の昇順・降順だけとは限りませんよね。

 例えば、ある会社で駅伝大会が開かれることになり、名簿がチーム別に色分けされている(①)とします。名簿のわきにチームカラーの凡例(②)があれば、誰がどのチームに所属しているかはわかりますが、チームごとに並べ替えた方が見やすくなりそうですよね。

 このような場合、名簿を色別に並べ替えるには、どうしたらよいのでしょうか。

 Excelには、昇順や降順以外の順番で並べ替える機能もちゃんと存在します。今回は、Excelで作った名簿を色別に並べ替えるテクニックを解説します。

独自のルールで並べ替えたい時は[ユーザー設定の並べ替え]

 先ほどの「○○商事駅伝大会エントリー表」を、色別に並べ替えてみましょう。なお、並べ替えをしたい表は、先頭に見出し行のあるデータベース形式で作成しておきます。名簿の表に含まれるセル(ここではセルA3をクリックしていますが、どのセルでも構いません)(①)をクリックしたら、[ホーム]タブ(②)→[並べ替えとフィルター](③)→[ユーザー設定の並べ替え](④)をクリックします。

 [並べ替え]ダイアログボックスが表示されます。[最優先されるキー]の欄では[番号](⑤)を選択し、[並べ替えのキー]欄では[セルの色](⑥)を選択します。これで、表の[番号]列に設定されているセルの色をキーにして並べ替えを行うという設定になります。

 すると、ダイアログボックス右側の[順序]の欄に色が表示されるようになります。[▼](⑦)をクリックすると、選択したセル範囲を塗りつぶしているすべての色が表示されるので、一番上にしたい色をクリックします(⑧)。

 これで、黄色チームを一番上に並べるための条件を入力できました。ここまでの入力ができたら[レベルの追加](⑨)をクリックします。

 先ほど設定した[最優先されるキー]の欄の下に[次に優先されるキー]の欄が表示されるので、同様に設定します(⑩)。[順序]で選択する色は、2番目に表示させたい色(ここでは水色)にします。入力を終えたら[レベルの追加](⑪)をクリックします。

 この操作を繰り返してすべての色を並べたい順番に設定し(⑫)、最後に[OK](⑬)をクリックします。

 先ほど設定した並び順で、色別に名簿が並べ替えられました(⑭)。これならチームごとのメンバーがわかりやすいですね。

並べ替えたものを元に戻すことがある場合は必ず通し番号を付けておこう

 色別に並べ替えたものを元の順番に戻したい時はどうしたらよいのでしょうか。並べ替えを行った直後であれば、クイックアクセスツールバーの[元に戻す]をクリックすれば元の順番に戻すことができますが、並べ替えた後に保存してブックを閉じてしまうと、元に戻すことができなくなってしまいます。

 並べ替えた後に、表を元の並びに戻す可能性がある場合は、表の項目に必ず並べ替えの手がかりとなる番号などを付けておくようにしましょう。今回並べ替えた駅伝大会エントリー表は、A列に通し番号が入力されているので、それを手がかりに元に戻すことができます。名簿で番号が入力されているA列の任意のセルをクリックして選択(①)し、[ホーム]タブ(②)→[並べ替えとフィルター](③)→[昇順](④)をクリックします。

 番号が昇順に並べ替えられ、名簿が元の状態に戻りました(⑤)。

 ここでは連番の通し番号を入力しましたが、連番になっていなくても、社員番号の小さい順や氏名の五十音順など、[昇順]にすることで元に戻せる項目を作っておけば、そこを基準にして名簿を元の並びに戻すことができます。あるいは、並べ替えを行う前にバックアップとしてブックをコピーしておけば、途中の操作で失敗して並び順の戻し方がわからなくなっても大丈夫です。

色別に並べ替えてもっと見やすい表にしよう!

 今回は、Excelで作った名簿をセルの色別に並べ替えるテクニックを解説しました。数値の昇順や五十音順は、確かに規則正しい並べ方ではありますが、項目を色別に分けて並べた方が見やすい場合もありますよね。

 今回の記事で解説したテクニックを活用すれば、表をこれまで以上に柔軟に並べ替えることができるようになりますよ。表の内容に合わせて、見やすく並べ替えてみてくださいね。