【Excel】ページ数が多い資料の印刷時にページ番号を振りたい！エクセルで印刷した表を印刷後に管理しやすくするテクニック

ページ番号はヘッダーあるいはフッターとして挿入する

　Excelで作成した「○○商事従業員名簿」（①）があります。画面には15人分のデータしか見えていませんが、データはこの下にも続いています。この名簿を印刷した時に、用紙の下部にページ番号と総ページ数が表示されるようにしてみましょう。

　ページ番号は、ヘッダーあるいはフッター部分に挿入できます。今回は用紙の下部に表示したいので、フッター部分に挿入します。［挿入］（②）→［テキスト］（③）→［ヘッダーとフッター］（④）をクリックします。

　表の上下にヘッダーとフッターの枠が表示されます（画面の都合上、ここではフッターは見えていませんが、スクロールすると表示されていることがわかります）。この枠内に文字を入力すると、すべてのページの決まった位置に印刷されます。ヘッダーとフッターはそれぞれ左、中央、右の3つに分かれていて、最初はヘッダーの中央にカーソルが表示されています。今回はフッターに入力するので、［ヘッダー/フッターツール］の［デザイン］タブ（⑤）→［フッターに移動］（⑥）をクリックして、カーソルをフッターに移動させます。

　フッター部分に枠が表示され、中央のフッターの枠が太く表示されている（⑦）のを確認したら、［デザイン］タブの［ページ番号］（⑧）をクリックします。

　フッターの枠内に［&[ページ番号]］（⑨）と表示されます。これがフッターに表示されていれば、自動でページ番号が用紙の下部に印刷されます。今回はさらに、「（ページ番号）of（総ページ数）」という形式で、総ページ数も表示できるようにしてみましょう。表示された「&[ページ番号]」に続けて、「 of 」（⑩）と入力します。印刷時に数字どうしが近づきすぎないよう、前後に半角スペースを入力しています。その後、［デザイン］タブの［ページ数］（⑪）をクリックします（先ほどクリックした［ページ番号］とは違うので注意しましょう）。

　フッターの表示が［&[ページ番号] of &[総ページ数]］（⑫）に変わりました。これでフッターへの入力は完了です。フッター以外の場所をクリック（⑬）すると、フッターの内容が確定されます。

　フッターの枠が消えて、「1 of 2」（⑭）と表示されました。印刷時はこの内容が表示されます。

ビューを［標準］に戻すとフッターの情報を非表示にできる

　ヘッダーとフッターの枠が表示された時に、ブックの表示（ビュー）の形式が変わっていたことにお気づきでしょうか。ヘッダーやフッターを編集する時は、「ページレイアウト」ビューに自動で切り変わります。このビューにすると、印刷時にどのように用紙が分かれるかを確認できます。このビューのままでも表の修正などの操作は可能ですが、用紙の余白やヘッダー/フッターの分だけ、画面に一度に表示されるデータの数が減ります。普段Excelを使っている時と同じ［標準］ビューに戻してみましょう。ビューの切り替えは簡単です。［表示］タブ（①）→［標準］（②）をクリックします。

　見慣れた［標準］ビューに切り替わり、フッターの情報が非表示になります（③）。

　もちろん、ビューを変更してもフッターの情報は保持されますので、先ほどフッターに入力したページ数の情報はきちんと印刷されます（④）。

ページ番号を印刷しておけば印刷後の管理もバッチリ！

　今回は、Excelで作成した名簿のフッターにページ番号と総ページ数を表示するテクニックを解説しました。

　印刷時にページ番号や総ページ数が表示されれば、印刷後に用紙がバラバラになってしまっても、すぐに元の順番に並べ替えることができますよね。さらに、ヘッダーやフッターに入力される内容は、普段［標準］ビューで表を操作している時には画面に表示されないので、作業の邪魔になることもありません。

　今回の記事の内容を活用して、表の印刷・配布後の管理にも気を配れる、デキる社員を目指してくださいね。