いまさら聞けないExcelの使い方講座

【Excel】タッチパッドだと作業効率がガタ落ち?ノートパソコンでもエクセルで快適に作業できる[Alt]キー活用テク

いつものマウスがないと作業の効率がガタ落ちしてしまう……

 Excelを普段から使う機会が多い読者は、たいていオフィスや自宅でいつも同じパソコンで同じマウスを使っているのではないでしょうか。でも、出張でいつもと違うノートパソコンを使って作業することや、いつも使っているマウスが壊れてしまうこともあるでしょう。

 普段マウスで操作することに慣れていると、出先で使うノートパソコンにマウスが用意されておらずトラックパッドを使うのに悪戦苦闘したり、いつもと違うマウスで何となく快適に使えなかったりして、リボン上の項目をスムーズにクリックできずに作業の効率が落ちてしまうことがあります。

 今回は、いつも使っているマウスがなくてもExcelの機能を思い通りに選択でき、効率を落とさず作業できるようにするヒントとして、[Alt]キーを使ってリボン上の項目を選択するワザを解説します。

[Alt]キーを押すとその機能にジャンプできる英数字が表示される

 「2018年度後半 商品別受注数合計」の表の8行目に「期間合計」の入力欄(①)を作り、ここにそれぞれの商品の受注数の合計を表示させたいとします。合計を求めるには色々な方法がありますが、今回は[数式]タブから[関数の入力]ダイアログボックスを開いてSUM関数を使った数式を入力することにします。

 普段マウスを使って操作する時には、[数式]タブ→[関数の挿入]の順にクリックして[関数の挿入]ダイアログボックスを開きますよね。今回はこの操作を[Alt]キーを使ってやってみましょう。関数を使った数式を入力したいセル(ここではセルB8)(②)を選択し、[Alt]キーを押します(③)。すると、リボン上のクイックアクセスツールバーや各タブの近くに英数字が表示されます。[数式]タブの近くには[M]と表示されているので、[M]キーを押してみましょう(④)。

 表示が[数式]タブに変わり、今度はタブ内の各機能の近くに英数字が表示されます。[関数の挿入]の近くには[F]と表示されているので、[F]キーを押します(⑤)。

 [関数の挿入]ダイアログボックスが表示されました。リボンを全くクリックせずにダイアログボックスを開くことができましたよね。あとはいつもの通りの操作ですが、おさらいも兼ねて、ダイアログボックスから数式を入力してみましょう。[関数名]欄から[SUM](⑥)を選択し、[OK](⑦)をクリックします。

 [関数の引数]ダイアログボックスが表示されるので、[数値1]欄に合計を求めるのに使うセルやセル範囲を入力します。ここでは「高圧洗浄装置」の期間合計を求めたいので、セルB6とG6の合計を計算すれば良いですね。[数値1]に「B6」、[数値2]に「G6」(⑧)と入力し、[OK](⑨)をクリックします。

 セルB6に、「高圧洗浄装置」の2018年度後半の受注数合計(⑩)が表示されました。

 あとは、先ほど入力した数式をセルC8とセルD8にコピーすれば、3つすべての項目の期間合計が表示されます(⑪)。

 実は、[関数の挿入]ダイアログボックスを表示するためには、[Shift]+[F3]キーというショートカットキーがあります。でも、普段よく使う機能でないと、なかなかショートカットキーまで覚えていないことが多いですよね。このように、ショートカットキーを覚えていない機能でも、[Alt]キーを使えばマウスでクリックすることなく簡単にアクセスできるようになります。最初は慣れないかもしれませんが、慣れてくるとマウスでクリックするよりも作業をスピードアップできるかもしれません。

[Alt]キーを使ってリボン上の機能の選択をスムーズに!

 今回は、[Alt]キーを使ってExcelの色々な機能に効率よくアクセスする方法を解説しました。この方法を使うとリボン上の項目をクリックしなくても使いたい機能にアクセスできるので、いつものマウスがなくても効率を下げずに作業ができるようになりますよ。

 今回解説した[Alt]キーの機能を使って、自分がよく使う機能にオリジナルのショートカットを割り当てる方法を以前の記事で解説しています。こちらの記事の内容も組み合わせて、Excelを使った業務の効率アップをめざしてみてくださいね!

Excelでストレスなく作業できるビジネスパソコンとは?

 快適にExcelやWord、パワポを使うにはパソコンが大事!古いパソコンを使い続けていると、あなたの働き方も時代遅れになるかも!? オフィスソフトにも働き方改革にも対応する最新パソコン選びのツボを解説!