いまさら聞けないExcelの使い方講座

【Excel】情報流出を防ぐ必須テクニック！エクセルの「ドキュメント検査」を使いこなす

トップスタジオ

2019年3月18日 06:55

非表示になっていて見えないデータにもご注意を！

　取引先から送られてきたExcelのブックで、何気なくシートや行・列を再表示してみたら、非表示になって隠れていた営業秘密らしきデータが表示された……！

　実際にこんな経験をしたことがある人は、さほど多くはないかもしれません。でも非表示にしたシートって、時がたつと忘れてしまいがちですよね。また、大きな表で部分的に列や行を非表示にしていると、あとで見た時に、非表示になっている部分がわからなくなったりします。

　例として、「〇〇社様請求書.xlsx」のブックを見てください。このブックには非表示のシートが1枚含まれており（①）、さらにF列が非表示になっています（②）。しかしながら、非表示のシートは見た目からはその存在を示す手がかりはありませんし、非表示の列に関しても、抜けている列番号をぱっと探すことは難しいです。見落としてしまうリスクが常に付きまといます。

　そこで今回は、重要なデータを顧客に送信する前にはぜひ実行してほしい「ドキュメント検査」という機能について解説します。この機能でチェックを行うと、非表示のシートや非表示の行や列に入力されたデータを検知して削除してくれます。また、ブックに含まれている個人情報などの先方に知られたくない情報も削除してくれるので、一度試してみることをお勧めします。

「ドキュメント検査」をやってみよう

　では実際にドキュメント検査を行ってみましょう。検査したいブック（先ほどの「〇〇社様請求書.xlsx」）を開いて、［ファイル］タブ（①）をクリックします。

　［情報］画面が表示されるので、［問題のチェック］（②）→［ドキュメント検査］（③）をクリックします。

　ブックを保存していない場合は、保存をするように促すダイアログボックスが表示されるので、［はい］（④）をクリックします。

　［ドキュメントの検査］ダイアログボックスが表示され、検査する項目が表示されます。ほとんどのチェック項目は、最初からチェックマークがONになっているので、そのままにしておきます。ダイアログボックスの画面を下方向にスクロールして（⑤）、画面の下部分にある内容を表示させましょう。

　［非表示の行と列］（⑥）と［非表示のワークシート］（⑦）という項目がありますね。これらの項目のチェックマークがONになっていると、「非表示の行と列」と「非表示のワークシート」がブックに含まれているかどうかをチェックできます。これらの項目も最初からチェックマークがONになっているので、そのまま［検査］（⑧）をクリックします。

　するとドキュメントの検査が行われ、検査が終わると検査結果が表示されます。［非表示の行と列］と［非表示のワークシート］の項目の先頭に「！」マーク（⑨）が表示されていますね。これは、このブックには「非表示の行と列」と「非表示のワークシート」が含まれていることを示しています。［すべて削除］（⑩）を2か所クリックして、これらのデータを削除しましょう。なお、非表示にしている部分には、数式で参照しているデータを入力している場合もあります。心配なときは、削除する前にデータをバックアップしておきましょう。

　非表示の列と行、非表示のワークシートが削除されたというメッセージが表示される（⑪）のを確認したら、［閉じる］（⑫）をクリックします。

　ダイアログボックスが閉じて［情報］画面に戻るので、［←］ボタン（⑬）をクリックしてシートに戻ります。

　先ほど非表示だったF列のデータは削除されていることがわかります（⑭）。また、見た目ではわかりづらいですが、非表示のシートも削除されています。試しにシート見出しを右クリック（⑮）してみると、表示されるメニューの［再表示］はグレーアウトされていますね（⑯）。これは、再表示できるシートがない、つまり非表示のシートは存在しないということを示しています。

　これで安心して顧客にブックを送付できる状態になりました。