いまさら聞けないExcelの使い方講座

【Excel時短】よく使う機能に一瞬でアクセス！エクセルでお気に入りの機能にショートカットキーを割り当てるテクニック

トップスタジオ

2019年2月20日 06:55

選択が面倒な機能を多用すると作業の効率が上がらない……

　Excelには多くの操作にショートカットキーが設定されていますが、すべての操作にショートカットキーが割り当てられているわけではありません。リボンにあるボタンやコマンドを何度もクリックしなければならない時など、「もっと簡単に開ければもっと効率的なのになぁ……」と思ったことはないでしょうか。

　今から、社員への交通費支払いに関する手順書をExcelで作成することにしましょう。この会社では、手順書の内容が簡潔に伝わるように、図形を使ったフローチャート形式で手順書を作成することが推奨されているとします。

　こんな時に便利なのがExcelの「SmartArt」です（以前の記事で、SmartArtを使った概念図の作成方法を解説しました。執筆当時と現在でリボン上のボタンの配置が少し違っている点をご了承ください）。SmartArtを使うには、まず［SmartArtグラフィックの選択］ダイアログボックスを表示する必要があります。このダイアログボックスを表示するには、［挿入］タブ（①）→［図］（②）→［SmartArt］（③）の順にクリックしなければなりません。

　このように、何度かクリックしなければならない操作を1回でできたらいいですよね。

　今回は、自分がよく使う機能にショートカットキーを割り当てるテクニックを解説します。

まずはお気に入りの機能をクイックアクセスツールバーに追加する

　では、SmartArtをショートカットキーで簡単に開けるようにしていきましょう。まずは、［SmartArtグラフィックの選択］ダイアログボックスを表示するためのコマンド（［SmartArtの挿入］）をクイックアクセスツールバーに追加します。Excelのブックを開いて（どのブックでも構いませんが、ここでは先ほどの「交通費支払い手順書」を開きます）、画面左上のクイックアクセスツールバーの一番右に表示されている下向きの矢印（①）をクリックします。［クイックアクセスツールバーのユーザー設定］メニューが表示されるので、［その他のコマンド］（②）をクリックします。

　［Excelのオプション］画面が表示されます。画面上部の［コマンドの選択］欄から、クイックアクセスツールバーに追加したい機能を選択します。［コマンドの選択］欄には最初［基本的なコマンド］の一覧が表示されていますが、今回追加したい［SmartArtの挿入］はこの一覧には表示されていません。［SmartArtの挿入］は［挿入］タブの中のコマンドなので、［基本的なコマンド］の右側に表示されている下向きの矢印（③）をクリックして表示されるメニューから［［挿入］タブ］（④）を選択します。

　［コマンドの選択］欄に［挿入］タブの機能一覧が表示されるので、［SmartArtの挿入］（⑤）を選択し、画面中央の［追加］（⑥）をクリックします。

　画面右側の［クイックアクセスツールバーのユーザー設定］欄に［SmartArtの挿入］が追加された（⑦）ことを確認し、［OK］（⑧）をクリックします。

　クイックアクセスツールバーに［SmartArtの挿入］が追加され、アイコン（⑨）が表示されました。

　クイックアクセスツールバーに表示されるようになったアイコンをクリックすれば簡単にその機能にアクセスできますが、実はこのようにクイックアクセスツールバーに表示されている機能はショートカットキーでアクセスすることもできるのです。次項では、実際にクイックアクセスツールバー上にある機能をショートカットキーで実行してみましょう。

クイックアクセスツールバー上の機能は［Alt］＋［数字］キーで開ける

　クイックアクセスツールバーにお気に入りの機能を追加したら、［Alt］キーを押してみましょう（①）。クイックアクセスツールバーやリボン上の各タブの近くに、数字やアルファベットが表示されます（②）。この数字やアルファベットがショートカットキーを表しているのです。先ほどの画面では、追加した［SmartArtの挿入］のアイコンには［5］（③）と表示されていますね（この数字は機能によって変わるのではなく、クイックアクセスツールバーに登録されている項目の数によって変わります）。

　［5］キーを押す（④）と、あっという間に［SmartArtグラフィックの選択］ダイアログボックス（⑤）が表示されます。

　クイックアクセスツールバー上に表示されている機能は、［Alt］＋［数字］キーでアクセスできるということがおわかりいただけたでしょうか。ショートカットキーの数字を覚えなくても、［Alt］キーを押せば次に押すべきキーが画面に表示されるので、気軽に使えるテクニックですよね。ちなみに、［Alt］キーを押した時に各タブに表示されるアルファベットのキーを押せば、各タブに移動することができます。