いまさら聞けないExcelの使い方講座

【Excel時短】仕事効率が確実に上がる！検索と置換オプションの活用法

トップスタジオ

2019年2月8日 06:55

単語を置換したあとにセルを塗りつぶすのは結構面倒……！

　あなたは会社で従業員名簿の管理をしており、今度あなたの会社で一部の部署名が変更されることになったとします。Excelで作った従業員名簿にその変更を反映して、修正したセルがわかりやすいように色を付けておいて！と上司に頼まれた時、あなたならどのように作業を進めますか？

　多くの読者は、「変更前の部署名を検索し、変更後の部署名に置換する」「修正したセルを塗りつぶす」という2段階の操作を行うのではないでしょうか。検索や置換を行うときには、［検索と置換］ダイアログボックスを普段から活用しているという読者も少なくないでしょう。ところで、この［検索と置換］ダイアログボックスには［オプション］（①）という項目があることにお気づきでしょうか。

　普段つい見逃しがちなこの［オプション］ですが、実はとても便利で、使いこなすとExcelでの作業をさらにレベルアップさせられるものなのです。冒頭で例として挙げた、「置換した単語を含むセルに色を付ける」という操作も、このオプションを使うと簡単に済ませられます。

　今回は、［検索と置換］ダイアログボックスのオプションを使って、単語を置換したセルに色を付けるテクニックを解説します。

「検索と置換」のオプションで単語の置換と同時にセルに書式を設定する

　冒頭で挙げた、「従業員名簿に部署名変更を反映して、修正したセルに色を付ける」という操作を実際に［検索と置換］ダイアログボックスのオプションを使ってやってみましょう。

　名簿のExcelファイルを開いておき、［ホーム］タブ（①）の［検索と選択］（②）→［置換］（③）をクリックします。

　［検索と置換］ダイアログボックスが表示されます（［Ctrl］＋［H］キーを押しても同じ結果になります）。ここでは「製造部」が「製造部　製造課」に変更されたとします。［検索する文字列］欄に「製造部」（④）、［置換後の文字列］欄に「製造部　製造課」（⑤）と入力し、［オプション］（⑥）をクリックします。

　ダイアログボックスに表示される項目の数が増えましたね。ダイアログボックス右端に［書式］というボタンが新たに表示されました。ここで、置換後のセルに対する書式設定を同時に行うことができます。［置換後の文字列］欄の右にある［書式］（⑦）をクリックするとメニューが表示されるので、［書式］（⑧）をクリックします。

　［書式の変換］ダイアログボックスが表示されます。ここでは置換後のセルを黄色で塗りつぶすことにします。［塗りつぶし］（⑨）タブをクリックし、セルを塗りつぶしたい色（⑩）を選択します。選択した色がダイアログボックス下部の［サンプル］欄に表示されたことを確認したら、［OK］（⑪）をクリックします。

　再び［検索と置換］ダイアログボックスが表示されます。先ほどクリックした［書式］ボタンの左側に書式のプレビューが表示されました。プレビューを確認したら、［置換］（⑫）をクリックします。

　「製造部」と入力されている最初のセル（ここではセルD4）の内容が「製造部　製造課」に置換され、同時にセルが先ほど選択した色で塗りつぶされました（⑬）。さらに［置換］（⑭）をクリックしていくと、「製造部」と入力されているセルの内容を順に置換し、塗りつぶしていくことができます。

　「製造部」という文字列がすべて「製造部　製造課」に置換され、セルが黄色で塗りつぶされました（⑮）。

　このように、［検索と置換］のオプションを使うと、文字列の置換とセルに対する書式設定を同時に行うことができ、文字列の置換と書式設定を別々に行うよりも効率が良くなります。