いまさら聞けないExcelの使い方講座

【Excel】写真入り資料のサイズが大きすぎてメールできない！エクセル画像圧縮テク

トップスタジオ

2019年4月22日 06:55

画像入りのExcelファイルを作ったけどサイズが大きすぎて送れない！

　Excelが活躍するのは名簿や会計資料の作成だけではありません。画像を簡単に挿入できるので、手順書や案内書の作成にも便利ですよね。

　ある職場で、写真付きの親睦会のしおり（①）をExcelで作成したとします。

　ところが、このファイルに名前を付けて保存したところ、ファイルサイズが2.72MB（②）になってしまいました。

　メールで送信したり、サーバーにアップロードしたりすることを考えると、もう少しファイルサイズを小さくしたいですよね。Excelには、画像を挿入したファイルのサイズを小さくする方法がいくつかあります。今回の記事では、Excelで画像入りファイルのサイズを圧縮するテクニックを3つ解説します。

❶ファイルを保存する時に画像を圧縮する

　1つ目の方法は、ファイルを保存する時に画像を圧縮するというものです。先ほどの例のように、「いつも通り保存してみたらファイルサイズが大きくなりすぎてしまった！」という場合に便利です。

　先ほどの親睦会のしおりで使用している画像を圧縮して別名で保存してみましょう。「親睦会のしおり」のブックを開いておき、［ファイル］タブ（①）をクリックします。

　［情報］画面が開くので、［名前を付けて保存］（②）をクリックします。

　［名前を付けて保存］ダイアログボックスが表示されます。ブックを保存したい場所を指定し、ファイル名（③）を入力したら、ダイアログボックス下部にある［ツール］（④）をクリックして表示されるメニューから［図の圧縮］（⑤）を選択します。

　［画像の圧縮］ダイアログボックスが表示されるので、［解像度］欄から希望の解像度を選択します。「ppi」というのは解像度の単位で、数字が小さいほど画像のサイズが小さくなります。小さい解像度を選択すると、保存されるブックのファイルサイズも小さくなります。今回は［電子メール用（96ppi）］（⑥）を選択します。解像度を選択したら、［OK］（⑦）をクリックします。

　再び［名前を付けて保存］ダイアログボックスが表示されるので、［保存］（⑧）をクリックしてダイアログボックスを閉じます。

　新しく保存された「親睦会のしおり_添付用.xlsx」（⑨）をクリックして情報を見てみると、ファイルサイズは490KB（⑩）になり、かなりサイズが小さくなったことがわかりました。

❷画像をシートに挿入した後で圧縮する

　次に解説するのは、画像を挿入した後に、シート上で画像を圧縮する方法です。挿入したい画像が少ない時にはこの方法を使うとラクだと思います。

　シートに画像を挿入したら、挿入した画像をクリックして選択（①）します。画像が選択されるとリボンに表示される［図ツール］の［書式］タブ（②）から、［図の圧縮］（③）をクリックします。

　［画像の圧縮］ダイアログボックスが表示されるので、［解像度］欄から希望の解像度（ここでは［電子メール用（96ppi）］）（④）を選択し、［OK］（⑤）をクリックします。

　解像度が変更されました（⑥）。シート上の他の写真にも同様の操作をして保存すれば、全体のファイルサイズが小さくなります。

　この例では元の写真の解像度がかなり大きいので、解像度を小さくしても、パッと見で画像の変化に気づかないほどです。スマホやデジカメで撮影した写真などを使う場合は、この例のように、解像度を小さくしても画像が見づらくなってしまうことはほとんどありません。

❸画像を挿入するときに常に解像度が小さくなるようExcelを設定する

　最後に、画像が常に小さい解像度で挿入されるようにExcelの設定を変更する方法を解説します。この方法で解像度を設定した場合は、Excel全体の設定が変更されます。今後、ほかのブックで画像を挿入する場合はここで指定した解像度が適用されるようになります。
この方法は、画像を挿入する資料を作成する機会が多い人や、たくさんの画像をシートに挿入する時におすすめです。

　任意のブックを開き、［ファイル］タブをクリックすると表示される［情報］画面で、左側のメニューの一番下にある［オプション］（①）をクリックします。

　［Excelのオプション］画面が表示されるので、左側のメニューの［詳細設定］（②）をクリックします。画面を下にスクロール（③）して、［イメージのサイズと画質］の［既定の解像度］欄で［▼］（④）をクリックすると表示される一覧から、希望の解像度（⑤）を選択します。

　［OK］（⑥）をクリックして［Excelのオプション］画面を閉じます。

　これで、どんな大きさの画像を挿入しても、先ほど選択した解像度でシート上に挿入されるように設定できました。この設定をしておけば、ファイルを保存する時や、画像を挿入する時に画像を圧縮する操作をする必要はありません。

　本記事で解説したどの方法でも、同じ解像度を選べば最終的に保存されるファイルのサイズは同じになるので、挿入する画像の数などに合わせて最も効率が良い方法を選んでくださいね。