いまさら聞けないExcelの使い方講座

【Excel】資料を使いまわして新年度の作業を軽減!エクセルで特定のシートを新規ブックにコピーするテクニック

ブック内の特定のシートだけを取り出して新しいブックを作成したい!

 普段の業務で売上表を作成する際に、Excelを使うことはよくありますよね。次の「2018年度 売上表」の例のように、毎月の売上表を別々のシートに作成し(①)、管理しているという読者も多いのではないでしょうか。

 複数のシートが保存されたブックの中から、特定のシートだけを取り出して(またはコピーして)新しいブックにしたいと思ったことはありませんか。例えば、先ほどの「2018年度 売上表」ブックの中から「4月」シートをコピーして、新しく「2019年度 売上表」ブックを作成したいという場合、どのようにしたらいいでしょうか。

 「2018年度 売上表」ブックに別の名前を付けて保存すれば、このブックと同じ内容の新しいブックを作成できますが、これでは「4月」シートだけでなくブック全体が複製されてしまいますよね。そこで今回は、ブック内にある特定のシートだけを別のブックに移動したりコピーしたりする方法を解説します。記事の後半では、同じブック内でシートをコピーする方法も併せて解説します。

シートを別のブックにコピーする

 では先ほどの「2018年度 売上表」ブックにある「4月」シート(①)を、新しいブックにコピーしてみましょう。

 まず、「4月」シートのシート見出しを右クリックし(②)、表示されるメニューから[移動またはコピー](③)を選択します。

 [シートの移動またはコピー]ダイアログボックスが表示されます。[移動先ブック名]のドロップダウンリストの[▼](④)をクリックして、一覧から[(新しいブック)](⑤)を選択します。これで、「4月」シートが新しいブックに移動するようになります。

 次に、[コピーを作成する]欄のチェックマークをON(⑥)にします。実は、このチェックマークをONにするかどうかはとても重要です。このチェックマークをONにしていない場合は、「4月」シートは元の「2018年度 売上表」ブックから移動してしまうため、元のブックからは消えてしまいます。今回は元のブックにも「4月」シートを残しておきたいので、このチェックマークはONにします。

 設定が終わったら、[OK](⑦)をクリックしてダイアログボックスを閉じます。

 新しいブック(Book1.xlsx)が作成され(⑧)、「4月」シート(⑨)の内容がコピーされました。

 わかりやすくするために元の「2018年度 売上表」ブックと新規作成されたブックを並べて表示してみましょう。先ほど[シートの移動またはコピー]ダイアログボックスで[コピーを作成する]のチェックマークをONにしたので、元の「4月」シート(⑩)は残っています。また、内容も間違いなく両者同じ(⑪)ですね。

 新規作成されたブックの名前を「2019年度 売上表」(⑫)と変更し、売上表の「売上高」欄のデータを削除したら(⑬)、今年度の4月分のデータが入力できる状態になりましたね。

特定のシートを同じブック内にコピーする

 前項で作成した「2019年度 売上表」ブックの例で、5月分のデータを入力したいという場合を考えてみましょう。ここでは「4月」シートをコピーし、シート名を「5月」に変えて5月分のデータを入力するものとします。

 「4月」シートのシート見出しを右クリックし(①)、表示されるメニューから[移動またはコピー](②)を選択します。

 [シートの移動またはコピー]ダイアログボックスが表示されます。[移動先ブック名]欄には[2019年度 売上表.xlsx」(③)と表示されているので、そのままにしておきます。[挿入先]欄では、[(末尾へ移動)](④)を選択します。これで、コピーされたシートは「4月」シートの後ろに挿入されるようになります。ここでも[コピーを作成する]のチェックマークはON(⑤)にします。

 設定が終わったら、[OK](⑥)をクリックしてダイアログボックスを閉じます。

 「4月」シートの後ろに「4月(2)」シート(⑦)が挿入されました。これが複製されたシートです。

 新しく追加されたシートのシート名(⑧)と売上表の表タイトル(⑨)を変更し、「売上高」欄のデータを削除すると(⑩)、5月分のデータが入力できる状態になりましたね。

 なお、同じブック内でシートをコピーしたい場合は、シート見出しをクリックした状態で[Ctrl]キーを押してままドラッグしても、簡単にコピーすることができます。ここで解説した方法は、ブック内に多くのシートが保存されていて、ドラッグ操作が困難な場合に便利ですよ。

シートコピーのテクを身に付ければ資料の使い回しがラクになる!

 今回は、特定のシートを別のブックや同じブック内にコピーする方法を解説しました。今回は、1つのシートをコピーする方法を解説しましたが、複数のシート見出しを選択して同様の操作を行えば、複数のシートをコピーすることもできますよ。

 年度初めは、新しい環境で新しい業務に携わるという読者も多いでしょう。このテクニックは、前任者が作成した資料をコピペして編集したい場合などに便利に使えます。ぜひ活用してみてくださいね。

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