いまさら聞けないExcelの使い方講座

【Excel】なぜか並べ替えがうまくいかない!エクセル初心者にありがちな失敗事例3選

なぜかうまく並べ替えられない!

 Excelを使った業務で、並べ替えを行うことはよくありますよね。売上表などで、金額の大きい順(降順)に並べ替えたり、社員名簿などで五十音順(昇順)に並べ替えたり……。いつもと同じ操作をしたつもりなのに、なぜかうまく並べ替えができなかった経験はありませんか? 今回は、エクセルを始めたばかりのユーザーがExcel表の並べ替えで失敗しがちなケースとその対処法を3つ紹介します。これらを参考にして、並べ替え機能を使いこなしてくださいね!

❶結合されたセルがある

 例として、次の「顧客別売上表」(①)を使って、1月の売上金額が大きい順(降順)に並べ替えてみます。

 「1月」列のいずれかのセルを選択した状態で、[データ]タブ(②)→[降順](③)をクリックします。

 するとエラーメッセージが表示され(④)、並べ替えることができません。

 このエラーは、結合されたセルが含まれる表で並べ替えをしようとすると発生します。Excelの表で並べ替えを行いたい場合は、セルの結合は行わないようにしましょう。

 セルの結合を解除したい場合は、結合されたセル(ここではセルA3)(⑤)を選択した状態で、[ホーム]タブ(⑥)の[セル結合して中央揃え](⑦)をクリックすると解除できます。

 A列の他のセルも同様にしてセルの結合を解除し、1つのセルに1つのデータが入力されている状態(⑧)にします。この状態になれば、問題なく並べ替えを行えます。

❷並べ替える前の表に戻せない

 次のような表で、さまざまな条件で並べ替えを行ったあと、元の並び順に戻したいのに戻せなくなってしまった(①)という経験はありませんか?

 このようなことにならないように、表のデータに連番を振っておくことをお勧めします。先ほどの「都道府県別売上一覧」の一番左に新しい列を挿入して、連番を入力する欄(②)を作成してみましょう。表見出しには、「No.」(③)のようにわかりやすい名前を付けます。

 [No.]列の先頭のセル(セルA3)に「1」(④)と入力したら、あとはオートフィルを使って、一気に連番を振りましょう。セルA3を選択した時に表示されるフィルハンドルを、セルA15までドラッグします(⑤)。

 ドラッグし終えると、セル範囲A3:A15のすべてのセルに「1」と入力されるので、これを連番に修正します。セルA15の右下に[オートフィルオプション](⑥)が表示されるのでクリックし、表示されるメニューから[連続データ](⑦)をクリックします。

 A列に1から順番に連番を入力することができました(⑧)。

 これなら、他の列のデータを使って何度並べ替えを行っても、元の順番に戻したい時はA列の昇順で並べ替えればよいので、簡単に元の並び順に戻せますね。

❸間違った読み仮名で並べ替えている

 社員名簿や会員名簿などを管理していると、氏名を五十音順に並べ替えたい時ってありますよね。そんな時、思ったとおりに並べ替えらなかった経験はありませんか?

 次の「社員名簿」の例で、「氏名」列を基準に昇順で並べ替えたところうまくいきませんでした。セルB7(①)の「高野 佳澄」さんの苗字は「こうの」と読むのですが、セルB6(②)の「関 由梨里」さんの後ろに表示されてしまっています。なぜこのようになってしまうのでしょうか。

 Excelで漢字を入力する場合、漢字に変換する前に入力した内容がふりがなとして保存されています。今回のように、漢字が入力された列を基準に並べ替えを実行すると、入力された時のふりがなをもとに並べ替えが行われます。並べ替えがうまくいかない場合は、漢字を入力した時のふりがなが間違っている可能性があります。

 Excelでは、一度入力したふりがなの表示や編集ができます。「高野 佳澄」さんのふりがなを表示して確認したあと、正しく修正してみましょう。セルB7(③)を選択して、[ホーム]タブ(④)→[ふりがなの表示/非表示]の右横にある矢印(⑤)をクリックし、[ふりがなの編集](⑥)を選択します。

 すると、「高野 佳澄」さんの漢字の上にふりがなが表示されます(⑦)。予想したとおり、苗字のふりがなが間違って入力され、「タカノ」になっていますね。

 そこで、ふりがなを「コウノ」と修正して(⑧)、[Enter]キーを押します。

 これで、ふりがなの修正ができました。改めて、氏名の昇順に並べ替えてみましょう。「氏名」列のいずれかのセルを選択した状態で、[データ]タブ(⑨)→[昇順](⑩)をクリックします。

 今度は、「高野 佳澄(コウノ カスミ)」→「関 由梨里(セキ ユカリ)」という正しい順番で並べ替えられましたね(⑪)。

 なお、今回の例では、漢字が入力された「氏名」列を基準に並べ替えを行いましたが、名簿を作成する際に「ふりがな」列も作成しておき、並べ替えは「ふりがな」列を基準に行うことをお勧めします。以前の記事では、入力済みの漢字から簡単にふりがな欄を作成する方法を解説していますので参考にしてみてください。

「並べ替え」機能を使いこなそう

 今回は、エクセルを始めたばかりのユーザーがExcel表の並べ替えで失敗しがちなケースと、その対処法を3つ紹介しました。データの並べ替えは、Excelを使ったデータの管理業務でよく使う機能の1つです。今回の記事を参考にして、自由自在に使えるようになってくださいね!