いまさら聞けないExcelの使い方講座

【Excel】新規ブックをOneDriveに保存しようとしないで!エクセルで既定の保存場所を変更する方法

いつでもOneDriveに保存するのが一番良いとは限らない!

 どんな内容の書類を作っていても、作成した書類を「保存」する操作は必ず行う必要があると言っても過言ではありません。Excelで作成した書類は、一度使ったら必要がなくなるということはほとんどなく、たいていの場合は保存して、必要に応じて後からデータを追加したり、保存したブックをコピーして使い回したりすることが多いと思います。

 例えば、ある職場で新商品のモニターに対するアンケートを行い、その結果を新しいブックにまとめたとします。表やグラフにまとめたら、ブックを保存するために[上書き保存](①)をクリックするか、[Ctrl]+[S]キーを押しますよね。

 新規ブックの保存なので、ファイルの保存場所やファイル名を付ける画面が表示されます。この時、MicrosoftアカウントにサインインしてExcelを使っている場合、新規ブックの既定の保存場所がPCに紐づけられたMicrosoftアカウントのOneDriveフォルダー(②)になっています。そのため、OneDrive以外の場所に保存する場合は、その下に表示される[その他の保存オプション](③)をクリックして、場所を指定する必要があります。

 常にブックをOneDriveに保存している方ならこの状態でも良いかもしれませんが、業務で作成したブックをいつもOneDrive以外の場所に保存しているという方は、「自分がいつも保存する場所に一発で保存できるようにしたい……」と思ったことが一度はあるのではないでしょうか。今回は、Excelで新規ブックの既定の保存場所を自分の好きな場所に変更する方法を解説します。

既定の保存場所は[Excelのオプション]画面で変えられる

 新規ブックの既定の保存場所は、[Excelのオプション]画面から変えることができます。実際に、保存場所を変更してみましょう。ブックを開いた状態で、[ファイル]タブ(①)をクリックします。ここでは、作成中の新規ブックの[ファイル]タブをクリックしますが、どのブックで操作しても構いません。

 すると、Backstage画面が表示されるので、画面左側のメニューの一番下にある[オプション](②)をクリックします。

 [Excelのオプション]画面が表示されます。画面左側のメニューから[保存](③)を選択し、画面中央に表示される[既定でコンピューターに保存する]のチェックマークをON(④)にします。

 続けて、[Excelのオプション]画面上の[既定のローカルファイルの保存場所]に、既定の保存場所とするフォルダーのパスを入力します。正しいファイルパスで指定する必要があるため、ここで一旦画面を切り替えてエクスプローラーを開きます。エクスプローラーで、既定の保存場所にしたいフォルダーを開き、アドレスバーをクリックすると、ファイルパスが青く選択されて表示されます(⑤)。この状態で、[Ctrl]+[C]キーを押してファイルパスをコピー(⑥)します。

 コピーしたファイルパスを、既定の保存場所として指定します。再び[Excelのオプション]画面を表示して、先ほどONにしたチェックマークのすぐ下にある[既定のローカルファイルの保存場所]欄に先ほどコピーしたファイルパスを貼り付けます(⑦)。ファイルパスを正しく指定できたら、[OK](⑧)をクリックします。

 これで、既定の保存場所を変更できました。実際に、保存場所が変更されたかどうか確認してみましょう。新規ブックへの入力が完了したら、[上書き保存](⑨)をクリックします(または[Ctrl]+[S]キーを押します)。

 [このファイルを保存]ダイアログボックスが表示されます。先ほど[Excelのオプション]画面で指定したフォルダーが保存場所として最初から表示されるようになりました(⑩)。

 あとは、いつも通りファイル名を入力して[保存]をクリックすればOKです。

既定の保存場所を変えれば効率アップ&ストレスも軽減!

 今回は、Excelでブックを保存する場所を既定のOneDriveから変更する方法を解説しました。これまで「いちいち場所を指定して保存するのが面倒だな……」と思いながら毎回保存場所を指定していた人もいたと思いますが、今回の記事の方法で保存場所を変更すれば、作業の効率がアップするだけでなく、スムーズに保存できることによってストレスも軽減されますよ。

 ちょっとしたテクニックではありますが、業務の効率化にはとても有効です。ぜひ、今回の記事を参考にして、一番快適に作業できる場所にブックを保存できるように設定してみてくださいね。