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【Excel】ピボットテーブルの「タイムライン」って何?クリックとドラッグで直感的に日付データを抽出するテク

ピボットテーブルの「タイムライン」機能って何?

 パソコンを使った業務が増え、さまざまなデータを簡単に集めることができるようになりましたが、集めたデータをどのように分析したらいいか、困ってしまった経験はありませんか。

 市販されているような経営分析ツールがなくても、Excelのピボットテーブルを使えば、簡単なクリック操作だけでさまざま角度からデータを分析できます。本連載でも、ピボットテーブルとは何かという基本的な内容から、ピボットテーブルの活用法やデータをピボットグラフにまとめる方法まで解説してきました。

 今回は、ピボットテーブルの「タイムライン」という機能について解説します。この機能を使うと、「4~5月のデータ」というふうに期間を指定してデータを絞り込むことができます。直感的な操作で簡単にできるので、知っていると便利な機能ですよ!

ピボットテーブルを準備する

 まず、ピボットテーブルの準備をします。ピボットテーブルの作成手順は、以前の記事で詳しく解説していますので、そちらを読んでみてください。今回は、次のような日付ごとに部署別に金額を集計したピボットテーブル(①)を作成した状態から始めます。画面には表示されていませんが、ピボットテーブルには1月~6月までの半年間のデータが配置されています。

タイムラインを作成する

 では、タイムラインを作成していきましょう。ピボットテーブル内のいずれかのセル(①)をクリックすると、[ピボットテーブル分析]タブ(②)が表示され、選択された状態になるので、[タイムラインの挿入](③)をクリックします。

 [タイムラインの挿入]ダイアログボックスが表示されるので、[日付](④)をクリックしてチェックマークをONにします。

 [OK](⑤)をクリックして、ダイアログボックスを閉じます。

 すると、シート上に「日付」という名前の小さなウィンドウが挿入されます(⑥)。これがタイムラインです。

 でもこれだと、タイムラインがピボットテーブルの上に重なって配置されているため、ピボットテーブルのデータが見えない箇所がありますね。タイムラインは、マウスのドラッグ操作で自由に場所を移動できます。タイムラインをドラッグして(⑦)、シート上の何もデータが入力されていない位置に移動しましょう。

 これでピボットテーブルのデータが見えるようになりましたね。ここまでで、タイムラインの作成は終わりです。次の項では、実際にタイムラインを操作してデータを抽出してみましょう。

タイムラインで期間を指定してデータを抽出する

 「日付」のタイムラインをよく見てみると、ウィンドウの右上に「月」(①)と表示されていますが、その横にある[▼](②)をクリックしてみましょう。すると、メニューに「年」「四半期」「月」「日」の4項目(③)が表示されます。Excelのタイムラインでは、この4種類の期間でデータを絞り込むことができます。ここでは、期間の単位は変更せず「月」のままにしておきます。

 では、1月(1月1日~1月31日)の期間に当てはまるデータを抽出してみましょう。タイムラインの下部にあるスクロールバーを左に動かして(④)、抽出したい期間(1月)がタイムラインに表示されるようにします。

 タイムラインのバーの上で、抽出したい期間(ここでは1月)をクリックすると(⑤)、クリックした部分だけが青色に変わります。そして、ピボットテーブルを確認すると、1月のデータのみが抽出されていますね(⑥)。

 また、1~2月のように複数の月にまたがる期間のデータを抽出したい場合は、タイムラインのバー上で1月から2月までの範囲をドラッグ(⑦)すると選択できます。ピボットテーブルには、1~2月の間のデータが抽出されます(⑧)。

 クリックしたりドラッグしたりするだけで、特定の期間のデータを簡単に抽出できましたね。

ピボットテーブルの「タイムライン」を使ってみよう

 今回は、ピボットテーブルの「タイムライン」という機能について解説しました。この機能について、今回初めて知ったという人も多いかもしれませんが、使い方はとてもシンプルでしたよね。日付項目のあるデータでピボットテーブルを作成することがあったら、ぜひ思い出して使ってみてくださいね。

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