【Excel】受け取った資料を印刷したら右端が別ページに！エクセルで大きな表を見やすく印刷するテク

シートを1ページに印刷する

　例として、物品管理表（①）を印刷してみます。

　まず、［ファイル］タブ→［印刷］をクリックして、印刷プレビューを確認してみましょう（②）。この表は、実際には8つの列（「日付」列から「金額」列まで）があるのですが、印刷プレビューには「備品名」列（③）までしか表示されていません。ステータスバーを見てみると「1/2」（④）と表示されており、表が2ページにまたがっていることがわかります。

　ページ数の横に表示されている三角形の矢印ボタンをクリックすると、2ページ目に印刷される内容が表示されます（⑤）。

　このまま印刷ボタンを押すと、この表は2ページにわたって印刷されてしまいます。そこで、この表を1ページに収める設定を行ってみましょう。

　［設定］欄の［拡大縮小なし］（⑥）をクリックして表示されるメニューから［シートを1ページに印刷］（⑦）を選択します。

　すると、印刷プレビューに表示されていた表が1ページに収まりました（⑧）。縮小率などの設定をする必要もなく、簡単に縮小することができましたね。

　このまま印刷ボタンを押せば、この表は1ページに収まって印刷されます。

すべての列を1ページに印刷

　縦に長い表は、1ページに表示できないこともありますよね。このような場合は、列（表の横幅）だけを1ページに収まるように縮小設定することもできます。［設定］欄で［すべての列を1ページに印刷する］（①）を選択すると列を1ページに収めることができます。行方向には、データ量に応じてページが増えていきます。

　複数ページにわたって印刷する場合、②のように2ページ目に表見出し（行タイトル）が表示されていないと、非常にわかりづらいですよね。そこで、2ページ以降にも表見出しが印刷されるように設定しましょう。

　一度シートに戻って、［ページレイアウト］タブ（③）をクリックします。続けて、［ページ設定］の右端にある矢印ボタン（④）をクリックします。

　すると［ページ設定］ダイアログボックスが表示されるので、［シート］タブ（⑤）をクリックします。ここで、タイトル行として表示されるセル範囲を設定します。

　［タイトル行］欄の右端のボタン（⑥）をクリックします。

　表示が切り替わるので、タイトル行として表示するセル範囲をクリックします。すると、その範囲が点線で指定されます（⑦）。

　再び矢印ボタン（⑧）をクリックすると、［ページ設定］ダイアログボックスに戻ります。

　［タイトル行］欄には、先ほど選択したセル範囲（⑨）が自動的に入力されます。では、［印刷プレビュー］（⑩）をクリックして印刷プレビューを表示してみましょう。

　2ページ目にも表見出し（行タイトル）が表示され（⑪）、先ほどに比べてわかりやすくなりましたね。

　このまま印刷ボタンを押すと、2ページ目の先頭行には表見出しが印刷されます。

相手に送信する前にページ設定をしておく

　今回は、大きな表を印刷する際に、1ページに収まるように縮小したり、表の横幅だけを1ページに収めたりする方法について解説しました。

　大きな表をはみ出し印刷してしまうというのは、誰にでもある経験ですよね。メールなどでこのような大きな表を送信する際には、ぜひこの記事で紹介した設定をしたうえで送ることをお勧めします。受け取った相手が、何も考えずにそのまま印刷しても印刷ミスをしないように気を遣えると、ビジネスパーソンとしても格が上がりますよ！　ぜひ実践してみてくださいね。