【Excel】名簿の「郵便番号」欄に全角と半角が混在して管理が面倒！特定のセル範囲には半角で入力してらえるように促す方法

「郵便番号」欄への入力時にメッセージを表示させる

　住所録を作成する例を挙げて考えてみます。C列の「郵便番号」欄（①）には半角文字でデータを入力してもらいたいので、作業者がC列にデータを入力する際にその旨を伝えるメッセージを表示させてみましょう。

　まず、C列を選択した状態で（②）、［データ］タブ（③）の［データの入力規則］（④）をクリックします。

　［データの入力規則］ダイアログボックスが表示されるので、［入力時メッセージ］タブ（⑤）をクリックします。［セルの選択時にメッセージを表示する］のチェックマークがONになっている（⑥）ことを確認して、［タイトル］欄に任意のタイトル（ここでは「注意」と入力）を入力します（⑦）。［メッセージ］欄には、実際に表示したいメッセージを入力します（⑧）。

　［OK］（⑨）をクリックしてダイアログボックスを閉じます。

　試しにセルC4を選択してみると（⑩）、先ほど設定したメッセージが表示されます（⑪）。このように、作業者にメッセージを伝えることで、半角で入力される確率が高まりますね。

「郵便番号」欄に入力モードの設定をする

　2つ目の方法として、この項では「郵便番号」欄にデータを入力する際、入力モードが自動で半角英数字に切り替わるようにする方法を解説します。こうすることで、作業者が意識して半角・全角の切り替えをしなくてもよくなります。

　先ほどと同じ住所録の例を使って、C列の「郵便番号」欄（①）に入力モードを設定してみます。

　まず、C列を選択した状態で（②）、［データ］タブ（③）の［データの入力規則］（④）をクリックします。

　［データの入力規則］ダイアログボックスが表示されるので、［日本語入力］タブ（⑤）をクリックします。［日本語入力］のドロップダウンリストの矢印ボタン（⑥）をクリックして［半角英数字］（⑦）を選択します。

　［OK］（⑧）をクリックしてダイアログボックスを閉じます。

　これで設定は完了です。

　では、設定した入力モードを確認してみましょう。最初に「氏名」欄のセルB4（⑨）をクリックしてみます。タスクバーの右下を見ると、「あ」（⑩）と表示されていますね。これは入力モードが「ひらがな」になっていることを示しています。

　続けて、先ほど入力モードを設定した「郵便番号」欄のセルC4（⑪）に移動してみます。するとタスクバーの右下の表示が「あ」から「A」に自動的に変わりました（⑫）。入力モードが半角英数字になったことがわかりますね。

　実際にデータを入力してみると、半角英数字で入力されます（⑬）。

　［半角/全角］キーを押して入力モードを切り替えなくても、自動的に入力モードが変わるので、作業者は意識することなく半角英数字で入力することができますね。

　隣のセルD4（⑭）に移動すると、入力モードは「ひらがな」に戻っています（⑮）。

特定のセル範囲には半角文字で入力してらえるように促す

　今回は、「郵便番号」欄などの数字を入力するセル範囲に、半角文字で入力してもらえるように促す方法を2つ紹介しました。

　全角文字と半角文字が混在した資料を管理するのはとても面倒ですよね。なるべく、あとから修正しなくてもいいように、入力時にこのような設定を行っておくことをおすすめします。

　ぜひ活用してみてくださいね。