いまさら聞けないExcelの使い方講座

【Excel】注目すべきセルを目立たせたい!エクセルでマイナスの数値に色や記号を付けて強調するテクニック

マイナスの数値を目立たせたい!

 Excelで作成した売上表や収益表などで、大量のデータが並んでいてどこに注目したらよいか、ぱっと見ただけではわからなくて困った経験はありませんか。会議などの限られた時間内で、重要な箇所に注目してもらうには、データの表示のしかたを工夫する必要がありますよね。

 ビジネスシーンでは、「前年より売上が減った」「前月よりも受注件数が減った」などという時には何らかの対策をとったほうがよいかもしれません。したがって、マイナスの数値には特に注目してもらいたいものです。

 そこで今回は、Excelの表で数値がマイナスの場合には、色を変えたり記号を付けたりして目立たせる方法について解説します。注目してほしいデータ(マイナスの数値)にアピール力を持たせるテクニックです。

マイナスの数値は赤字で表示する

 「商品別受注記録(5月分)」の例を使って考えてみましょう。はじめに表の説明をします。この表のC列(①)には、5月の受注数が記録されており、D列(②)には、前年同期の受注数が記録されています。また、E列(③)の前年比は、「受注数÷前年同期の受注数」という式で計算しており、F列(④)の伸び率は「(受注数-前年同期の受注数)÷前年同期の受注数」という式で求めています。

 F列で、マイナスの数値になっているセルが3か所ありますが(⑤)、ほかのデータに埋もれてしまって目立ちませんよね。マイナスの数値に注目してもらうために、これらの数値を赤字で表示してみましょう。

 まずF列のデータ(セル範囲F3:F11)を選択した状態で(⑥)、[ホーム]タブ(⑦)の[数値]にある矢印ボタン(⑧)をクリックします。

 [セルの書式設定]ダイアログボックスが表示されるので、[表示形式]タブ(⑨)の[数値](⑩)をクリックして、[負の数の表示形式]欄(⑪)から負の数の表示形式を選びます。ここでは、マイナス(-)符号を付けて赤字で表示したいので、⑫を選択します。[小数点以下の桁数]に「3」(⑬)と入力します。

 [OK](⑭)をクリックしてダイアログボックスを閉じます。

 すると、マイナスの数値が赤字で表示されました(⑮)。

 1つ1つセルを選択して色を変える必要はなく、自動的に赤字で表示されるので手間もかかりません。

 統一のために、E列にも同じ書式を適用しておきましょう。[書式のコピー/貼り付け]を使って、F列の書式をE列にコピペします。

 F列のいずれかのセル(ここではセルF3)を選択した状態で(⑯)、[ホーム]タブ(⑰)の[書式のコピー/貼り付け](⑱)をクリックします。

 すると、マウスポインターの形が変わり、刷毛(はけ)の形のマーク(⑲)が現れます。そのままセル範囲E3:E11をドラッグ(⑳)します。

 マウスを離すと書式が変更されます(㉑)。

マイナスの数値は赤字&記号で表示する

 この項では、前項の例を応用して、マイナスの数値を赤字で表示し、なおかつマイナスを意味する「▲」という記号を付けてみましょう。F列のデータ(セル範囲F3:F11)を選択した状態で(①)、[ホーム]タブ(②)の[数値]にある矢印ボタン(③)をクリックします。

 [セルの書式設定]ダイアログボックスが表示されるので、[表示形式]タブ(④)の[数値](⑤)をクリックして、[負の数の表示形式]欄(⑥)を確認します。

 しかしながら、既定で用意されている選択肢には、マイナスの数値を赤字で表示してなおかつ先頭に「▲」の記号を付けるというものがありません。

 そこで、[ユーザー定義](⑦)をクリックして表示形式を定義してみましょう。[種類]欄に「0.000_ ;[赤]▲0.000_ 」(⑧)と入力します(アンダーバーの後ろには半角スペースを1つ入力します。これにより数値の右側とセルの間に少しスペースが入ります)。「;」より前に記述されている内容が正の数の時に適用される表示形式(小数点以下は3桁表示する)です。「;」の後ろに記述されている内容が負の数の時の表示形式(小数点以下は3桁表示、赤字にして先頭に▲を付与する)になります。

 [OK](⑨)をクリックしてダイアログボックスを閉じます。

 すると、マイナスの数値のセルが赤字で表示され、数値の先頭に「▲」も表示できました(⑩)。

 これで、マイナスの数値がずいぶん目立つようになりましたね。ぱっと見ただけでもほかのデータに埋もれることはなさそうです。

マイナスの数値を埋もれさせないために

 今回は、Excelの表で数値がマイナスの場合に、色を変えたり記号を付けたりして目立たせる方法について解説していました。マイナスの数値がほかのデータに埋もれることなく注目されやすくなったと思います。

 1つ1つ手作業で書式設定をする必要はなく、簡単な操作で自動的に変更できますし、手作業で発生しがちなミスを防ぐこともできますよ。ぜひ試してみてくださいね!