いまさら聞けないExcelの使い方講座

【Excel】アンケート結果から年齢別・部署別の回答傾向を把握したい！エクセルの表で効率よく必要なデータを表示するテク

トップスタジオ

2018年5月25日 06:55

大きな表から特定の条件を満たすデータを探すのが面倒…！

　社内で行ったアンケート結果などをExcelで集計し、一覧にまとめている人も多いのではないでしょうか？Excelなら、たくさんの回答を簡単に表にまとめられますし、後から届いた回答を追加して一覧を上書きするのも簡単です。

　でも、簡単に大きな表を作れる分、大きな表から自分が見たいデータを探すのが大変になってしまうこともあります。男女別や、部署別の回答傾向などを見たい時に、大きな表からデータを探すのはとても大変な気がしてしまいますよね。以前の記事で、Excelで大きな表から自分が見たいデータを簡単に探し出せる機能として「並べ替え」と「フィルター」の使い方を解説しました。これらの機能を使えば、特定の条件でデータを簡単に並べ替えたり、条件を満たすデータだけを表示したりすることができます。

　今回は、2つ以上の条件で「並べ替え」を使うテクニックと、「フィルター」で絞り込んだデータを並べ替えるテクニックを解説します。

「並べ替え」のテクニック：2つ以上の条件でデータを並べ替える

　回答が不規則な順番で入力されている新商品社内モニターアンケート結果（①）の表を部署名の昇順かつ男女別に並べ替える例を考えてみましょう。

　まず、アンケート結果の表の中のセルをクリックします。表の中であればどのセルでも構いません。ここではセルA3（②）をクリックします。その次に、［データ］タブ（③）→［並べ替え］（④）をクリックします。

　［並べ替え］ダイアログボックスが表示されます。まず、1つ目の条件を設定します。ここでは所属部署を1つ目の条件とするので、［最優先されるキー］の［▼］をクリックして［所属］（⑤）を選択し、［順序］が［昇順］（⑥）になっているのを確認します。

　続いて、2つ目の条件を設定します。［レベルの追加］（⑦）をクリックします。

　［最優先されるキー］の行の下に、［次に優先されるキー］という行が表示されます。先ほどと同じように、リストから［性別］（⑧）を選択し、［OK］（⑨）をクリックします。

　データが、所属部署名の昇順（⑩）かつ男女別（⑪）に並べ替えられました。

「フィルター」のテクニック：必要なデータだけを見やすい順序で表示する

　もう1つ、大きな表を見やすくする方法として、「フィルター」があります。フィルター機能を使うと、大きな表の中から必要なデータだけを選び、見やすい順序に並べ替えることができます。

　先ほどと同じ新商品社内モニターアンケート結果から、女性からの回答のみを表示し、さらに年齢順に回答を並べ替えてみましょう。表の中の任意のセル（ここではセルA3）（①）をクリックし、［データ］タブ（②）→［フィルター］（③）をクリックします。

　表の見出し行の各項目の右側に表示された［▼］のボタンを「フィルターボタン」といいます。フィルターボタンを使って、まず女性からの回答のみを抽出します。［性別］の見出し（セルD2）の右にあるフィルターボタン（④）をクリックすると表示されるメニューの中で、［男］の左にあるチェックマークをOFF（⑤）にします。［女］の左にあるチェックマークだけがONになっていることを確認し、［OK］（⑥）をクリックします。

　すると、女性からの回答のみが抽出されます（⑦）。次に、回答を年齢順に並べ替えます。［年齢］の見出し（セルE2）の右にあるフィルターボタン（⑧）をクリックします。

　フィルターボタンの下に表示されるメニューの［昇順］（⑨）をクリックします。

　これで、一覧の中から女性からの回答のみを抽出し、年齢順に並べ替えることができました（⑩）。