いまさら聞けないExcelの使い方講座

【Excel】行を追加するたびに集計範囲を指定し直すのは面倒！エクセルで将来のデータの増加を見込んだSUM関数の記述テク

トップスタジオ

2018年5月28日 06:55

データが増加しても集計対象に含まれるようにしたい

　Excelで売上表などを作成して金額を集計する際に、SUM関数を使って求めることは多いと思います。SUM関数はビジネスシーンで多く使用される関数の1つと言っていいでしょう。

　一度SUM関数を使って金額などを集計したあとに、集計対象のデータが増えることって意外とありませんか。そのような時、読者のみなさんはどのように対応しているでしょうか。

　データが増えるたびに、SUM関数が参照するセル範囲を選択し直すのは面倒ですし、万が一、修正を忘れていたりすると、集計対象から漏れてしまうことになり、トラブルの原因になってしまう可能性もあります。そこで今回は、将来データが増加することを考慮したSUM関数の記述方法を解説します。

オーソドックスなやり方で合計金額を求める

　「売上一覧表」の例を使って考えてみましょう。この売上一覧表の右側の欄（①）に、その月の合計金額を求めて表示する場合を考えてみます。まずは通常のやり方で、SUM関数を使って合計金額を求めてみましょう。ここでは「オートSUM機能」を使って算出してみます（すでにおなじみの操作で解説を読むまでもないという方もいると思いますが、復習のつもりで読み進めてみてくださいね）。

　合計欄のセルI3（②）を選択した状態で、［ホーム］タブ（③）の［オートSUM］（④）をクリックします。

　集計対象のセル範囲が自動的に認識されますが（⑤）、集計したいセル範囲ではないので修正します。

　集計したいデータの範囲（セル範囲F3:F10）をドラッグして選択し直します（⑥）。

　［Enter］キーを押して数式が確定すると、合計金額が表示されます（⑦）。

　これが、オーソドックスなSUM関数（オートSUM）の使い方ですよね。

　ここで、この売上一覧表に、新しくデータが1件追加された（⑧）場合はどうなるかを見てみましょう。

　合計欄（セルI3）の数式を確認してみます。この数式が参照するセル範囲には、新しく追加されたデータ（セルF11の値）は含まれていません（⑨）。したがって、正しく合計金額を計算するには、数式（SUM関数が参照しているセル範囲）を修正する必要がありますよね。

　しかし、急いでいたりうっかりして修正を忘れてしまうことがあるかもしれません。すると、誤った集計結果となってしまい、トラブルになりかねません。そこで、次の項では、データの増加を見込んだSUM関数の記述方法について解説します。