【Excel】グループ旅行費の割り勘が面倒！エクセルで立替金の精算などの複雑な処理を簡単に済ませる方法

テンプレートを探してダウンロードする

　Microsoftは、ExcelなどのOffice製品で使えるさまざまなテンプレートを無料で公開しています（①）。ここから、便利なテンプレートをダウンロードすることができます。

　テンプレートを探すには、①の画面を下方向にスクロールすると表示される検索ボックスに直接キーワードを指定して探したり、「季節のイベント」「仕事」「家庭/趣味」などのテーマから探したりできます。

　今回は、「旅のしおり（割り勘計算機付き）」というテンプレートを使用します。検索ボックスに「旅のしおり」「割り勘」「計算機」（②）などと入力して検索するとヒットします（③）。テンプレート名（④）をクリックして次に進みます。

　以降は、画面に表示される指示どおりに操作してテンプレートをダウンロードします。ダウンロードが完了したらテンプレートを開いてみましょう。

「旅のしおり」テンプレートの構成

　ダウンロードした「旅のしおり」テンプレートを開いてみます。「23127_shiori_travel.xltm」（①）という名前でダウンロードされるので、ダブルクリックして開きます。

　インターネットから入手したファイルを保護ビューのままにしておくことを推奨するメッセージバーや、セキュリティの警告についてのメッセージバーが表示されることがありますが、承認してボタンをクリックしていくと、ファイルを開くことができます。

　「旅のしおり」テンプレートには、複数のシート（②）が保存されています。それぞれのシートについて少し見ていきましょう。先頭にあるのは［ガイド］シート（③）で、このテンプレートの使い方が記載されています。

　［スケジュール］［行き先詳細］［チェックリスト］のそれぞれのシートには、旅行の詳細や持ち物、ToDoリストなどを入力することができますが、ここでは詳細の解説はしません。

　今回解説するのは、［【入力用】割り勘計算］［【集計用】割り勘計算］［メンバー連絡先］シートの3つのシートです。まず［メンバー連絡先］シート（④）に、旅行に参加するメンバーの名前を入力します。既定の状態で、例としてデータが入力されています（⑤）。今回はこれらのデータを流用したうえで、新たなメンバーも登録していきます。

　［【入力用】割り勘計算］シート（⑥）には、旅行中（または旅行前）にメンバーが支払ったものと金額を記録します。既定の状態で仮のデータが入力されているので、削除しておきましょう。データが入力されているセル範囲を選択して［Delete］キーを押します（⑦）。

　［【集計用】割り勘計算］シート（⑧）は、メンバー1人1人が支払う金額を計算するシートです。［集計］ボタン（⑨）をクリックすると、自動的に計算されます。ここでも既定の状態で仮のデータが入力されているので削除しておきます。C列に入力されているデータ（⑩）を選択し、［Delete］キーを押して削除します（F列やG列には数式が設定されているので削除しません）。C列のデータを削除したあとで、一度［集計］ボタンをクリックして初期化しておきます。

　これで準備ができました。次の項では、実際にデータを入力していきます。

参加メンバーを登録する

　旅行に参加するメンバーを登録します。今回は、10人のメンバーによるグループ旅行を想定してみましょう。［メンバー連絡先］タブ（①）をクリックして、［メンバー連絡先］シートを表示します。既定の状態で、数人分の情報が登録されているので（②）、今回はこれらのデータを流用し、さらに3人分のデータを追加して10人分のデータを用意します。

　C列に追加するメンバーの名前を3人分、入力します（③）。今回の例では、電話番号やAddressなどは仮のデータのままにしておきます（④）が、必要に応じて入力してください。旅費の精算に必要なのは、C列に入力されたメンバーの情報だけです。

立替金を入力する

　［【入力用】割り勘計算］シート（①）に移動しましょう。このシートに、メンバーが立て替えた金額の情報を入力していきます。例として、田中さんが全員分のホテル代30万円を立て替えたとして、先頭の行にデータを入力してみます。

　セルC13（②）に田中さんの名前を入力します。先ほど［メンバーの連絡先］シートに入力した内容がドロップダウンリストとして表示される（③）ので、クリックして選択します。

　セルD13には買ったものとして「ホテル代（30,000×10）」（④）と入力し、セルE13には金額（⑤）を入力します。

　同じようにして、すべてのメンバーの立替金を入力します（⑥）。

　入力を終えたら、次は集計です。

集計・精算する

　［【集計用】割り勘計算］シート（①）に移動しましょう。C列（②）に、参加メンバー全員の名前を入力していきます（セルC25に「支払ったメンバー」とありますが、何も支払っていないメンバーの人数も集計処理の際に必要なので、全員分の入力が必要です）。

　ここでも、ドロップダウンリストからメンバーの名前を選択できます（③）。

　全員分の名前を入力できましたね（④）。⑤の欄には、一人当たりの支払金額（41,210円）が計算され、表示されています。

　立替金を差し引いた支払金額を確認するには、［集計］ボタン（⑥）をクリックします。するとF列とG列に自動的に値が入力されます。

　精算の結果、それぞれのメンバーはG列（⑦）に表示された金額を支払えばいいことが示されました。マイナスの値が表示されているメンバー（田中さんと山田さん）はその金額を受け取ります。⑦の範囲に金額が表示されていないメンバーは、立替金がないため、⑧の欄に表示されている「41,210円」を支払います。

　最後に、このブックを保存する際は、［名前を付けて保存］画面（または［名前を付けて保存］ダイアログボックス）で［ファイルの種類］に［マクロ有効ブック］（⑨）を指定して保存しましょう。そうでないと、マクロによる集計機能が失われてしまいます。

テンプレートをうまく使って品質の高いドキュメントを作ろう

　今回は、Excelのテンプレートの中から、面倒な旅費の精算を自動で行ってくれる「旅のしおり（割り勘 計算機付き）」というテンプレートの使い方を解説しました。このテンプレートのほかにも、機能的で使い勝手のいいテンプレートがたくさん公開されています。ぜひ、一度試してみてくださいね。