いまさら聞けないExcelの使い方講座

【Excel】捺印欄が書類にうまく入らない!エクセルでレイアウトを崩さずに別の表を挿入するテクニック

エクセルで作る書類にうまく捺印欄を入れられない!

 社内で使う届出用紙や申請書などをExcelで作らないといけない場合があります。社内のサーバーなどに、ひな形となるExcelファイルがアップされていて、社員個人が印刷して記入するという会社もあると思います。

 でも、記入した書類の内容がその場で承認されるというケースは少ないのではないでしょうか。多くの場合は、提出時に受け取った社員からその部署の上司に書類が回っていきます。誰が書類を確認したかが後でわかるように、たいていの書類には捺印欄がありますよね。

 例えば、新たに作成した備品請求書(①)に捺印欄を作ってみましょう。

 表の左下に空いている部分があるので、そこのセルに捺印欄となる表(②)を作りましたが、これでは捺印欄として使えません。行や列の幅を変えてしまうと、周りの表の部分が崩れてしまいます。どうすればよいのでしょうか?

 今回は、このように印刷物に捺印欄を作りたい時に役立つ、表を独立した図として貼り付けるテクニックを解説します。

挿入したい表を別シートに作成して図として貼り付ける

 先ほどの備品請求書に、捺印欄の表を図として挿入してみましょう。まずは、図として挿入したい表を、別のシートに作成します。別のシートを使えば、実際に印刷物として使うシートに余計なパーツを付けることがなく、セルの幅や高さも自由に変えることができます。画面左下の[+](①)をクリックして、新しいシートを作成します。

 新しいシート(ここでは、わかりやすいようにシート名をすでに[捺印欄作成用]と変更してあります)(②)に、捺印欄の表を作成(③)します。表の大きさは貼り付けた後に変えることができるので、ここではあまり気にしなくて大丈夫です。

 作成した表をドラッグして選択(④)し、[Ctrl]+[C]キーを押してコピー(⑤)します。

 コピーした図を備品請求書に貼り付けます。[備品請求書]シートのシート見出し(⑥)をクリックし、[ホーム]タブ(⑦)→[貼り付け](⑧)→[図](⑨)をクリックすると、先ほど作成した表が図としてシートに貼り付けられます(⑩)。

 シート上の、挿入した表以外のセルをクリックすると、挿入した表の位置が確定します(⑪)。請求書のレイアウトを崩さずに、捺印欄を作れたことがわかります。

 表は図として貼り付けられているので、大きさを変えたり、好きな位置に動かしたりできます(⑫)。使いやすい状態に仕上げましょう。

 今回の記事で紹介した「図として貼り付け」するテクニックは、ここで例に挙げた備品請求書など、印刷して使うことを前提にした書類や、プレゼンなどで誰かに見せるだけで、さらに編集することを想定していない書類を作る時に役立ちます。貼り付けた表は図になってしまっているので、その表に新たにパソコンなどでデータを入力することはできないので、注意してくださいね。

表を図として貼り付けることで思い通りのレイアウトを実現

 今回は、Excelで作った捺印欄の表を図として貼り付けるテクニックを解説しました。

 このテクニックを使えば、表のレイアウトを崩すことなく別の表を挿入でき、思い通りのレイアウトの書類を作れますよね。また、1つの表からコピーしていけば、別の書類にも同じ表を挿入できます。

 捺印欄を入れる必要のある印刷物を作る機会があったら、このテクニックをぜひ活用してくださいね!