いまさら聞けないExcelの使い方講座

【Excel】基本操作にかかる時間を短縮して脱・初心者!絶対役立つエクセルのファンクションキー活用テク5選

基本的な操作のためにマウスに手を伸ばす時間が惜しい!

 Excelを使っているとき、ブックを閉じたり、シートを移動したりするような基本的な操作のために、マウスを使うことが多いと思います。このような基本的な操作は、1回にかかる時間はほんのわずかかもしれませんが、何度も繰り返していると、知らないうちにけっこう長い時間になっていたりするものです。

 今回は、ファンクションキーを活用して基本的な作業をマウスなしでできるようにするテクニックを解説します。以前の記事で、[F4]キーで直前の操作を繰り返すテクニックを解説しましたが、Excelでは[F4]以外のファンクションキーにも役立つ機能がたくさん設定されています。今回の記事ではその中から5つの操作を厳選しました。これらをマスターするだけでも、作業の効率が確実に上がりますよ。

①[F2]キー:アクティブセルに入力されている文字列の末尾にカーソルを表示する

 社員旅行の行先希望アンケートで、行ってみたい場所の入力欄(セルA7)(①)に回答が途中まで入力してあって、その続きを入力したいとします。

 矢印キーでセルA7に移動したあと、[F2]キーを押す(②)と、入力内容の末尾にカーソルをすぐに配置できます(③)。

 マウスを使った操作だと、追加で入力したいときは、セルをダブルクリックしたあとに入力内容の最後のあたりをクリックするか、数式バーに表示されている入力内容の最後をクリックする……という方が多いのではないでしょうか。[F2]キーを使えば、セルを選択したあとすぐに入力に移れて、効率的ですね。

②[F12]キー:[名前を付けて保存]ダイアログボックスを表示する

 作業中のブックを上書き保存ではなく、別名で保存したい場合には、[F12]キーが便利です。例えば、商品の新バージョンへの要望をまとめたアンケート結果を、別の部署などに送るため別名で保存したい場合は、ブックを開いた状態で[F12]キーを押します(①)。

 すぐに[名前を付けて保存]ダイアログボックスが表示されます(②)。

 このあとは、通常通り[名前を付けて保存]ダイアログボックスの[ファイル名]欄に任意の名前を入力し、[保存]をクリックすれば別名で保存ができます。

 通常、別名で保存したいときは、[ファイル]タブ→[名前を付けて保存]でダイアログボックスを表示することが多いのではないでしょうか。[F12]キーを使えば、すぐにダイアログボックスを表示できて効率が良くなりますよ。

③[Ctrl]+[F2]キー:[印刷]画面を表示する

 プレゼン資料や回覧資料を作るときなど、Excelで作成した書類を印刷する機会は少なくないと思います。印刷の操作をラクにするファンクションキーもありますよ。

 印刷したいブックを開いて、[Ctrl]+[F2]キーを押します(①)。

 すぐに[印刷]画面が表示されます(②)。

 [ファイル]タブ→[印刷]をクリックすることなく、ダイレクトに[印刷]画面を開くことができて便利です。印刷プレビューの確認が、時間をかけずにパッとできるようになりますよ。画面左上の[印刷]をクリックすれば、ブックをすぐに印刷できます。

④[Ctrl]+[F4]キー:ブックを閉じる

 画面右上の[×]ボタンをクリックすればブックを閉じることができますが、この操作もファンクションキーを使った方法があります。ブックを開いた状態で、[Ctrl]+[F4]キーを押します(①)。

 ブックを閉じることができました(②)。[×]ボタンで閉じた時と違いExcelは終了しないのがポイントです。

 さらに、[Alt]+[F4]キーを押すと、Excelを終了できます(③)。

 これなら、マウスを使わなくても、スマートにブックを閉じることができますね。ノートパソコンなどを使っていてマウスが手元にないときにも役立ちます。

⑤[Ctrl]+[F6]キー:別のブックに移動する

 複数のブックを開いて作業しているとき、別のブックに移動したいときがありますよね。そのようなときは、複数のブックを開いた状態で[Ctrl]+[F6]キー(①)を押します。

 表示されるブックが切り替わり、簡単に別のブックに移動できます(②)。

 タスクバーのExcelのアイコンをクリックしたときに表示されるプレビューからブックを切り替えている方も多いのではないでしょうか。この[Ctrl]+[F6]キーを使えば、もっと簡単にブックを切り替えられますよ。

ファンクションキーを活用して作業を時短・効率化!

 今回は、Excelの基本的な操作をファンクションキーで時短・効率化する方法を5つ厳選して解説しました。どの操作も、1回にかかる時間は長くないのですが、急いでいるときなどにもどかしく感じた経験のある操作だったのではないでしょうか。「こんな操作もファンクションキーでできるの?!」と驚いた方もいるかもしれませんね。

 今回解説した操作は、どんなブックを使っていても、必ずと言っていいほど行うものなので、マスターすればExcel操作全般の効率が上がることは間違いありません! ぜひ、今回の記事で解説した5つのテクニックを覚えて、業務に役立ててくださいね。