いまさら聞けないExcelの使い方講座

【Excel】表をワード文書にコピペしたらレイアウトが崩れた! エクセルで作った表の見た目を崩さずWordに張り付けるテクニック

Excelで作った表をWordにコピペしたら見た目が変わってしまった!

 報告書や議事録などをWordで作っている時に、Excelで作った表やグラフを挿入したいと思うことは少なくないのではないでしょうか。

 例えば、社内で商品の新バージョンへの改善要望アンケートを事前に取り、その結果をExcelシートに表(①)としてまとめてあるとします。

 このような表を、Wordで作った打合せ議事録(②)に参考資料として挿入したいというシチュエーションは、よくありますよね。

 ためしに、Excelで作った表をWordにコピペしてみましょう。Excel上で表をドラッグして選択(③)し、[Ctrl]+[C]キーを押してコピー(④)します。

 貼り付け先のWord文書上で、表を挿入したい位置で[Ctrl]+[V]キーを押して貼り付けた(⑤)ところ、表の見た目がExcel上とは違うものになってしまいました(⑥)。このような経験が、一度はあるのではないでしょうか?

 今回は、Excelで作った表を、見た目を変えずにWord文書に貼り付けるテクニックを2つ解説します。今回の記事ではExcel上での操作は多くありませんが、Wordとの連携は業務で必ず役立つので、ぜひ読んでくださいね。

テクニック1:Excelワークシートオブジェクトとして貼り付ける

 1つ目のテクニックは、Excelワークシートオブジェクトとして貼り付けるというものです。この形式で貼り付けると、貼り付け後にもExcelの機能を使って表を修正することができます。文書を作成した後に、表を修正する可能性がある場合は、この貼り付け形式が便利です。

 先ほど例として挙げた、Excelで作成した新バージョン要望アンケート結果の表を、Wordで作成した議事録に貼り付けてみましょう。事前にExcelブック上で表をコピーしておきます。Wordで議事録を開き、コピーした表を挿入したい位置でクリックして、カーソルを表示させます(①)。表を挿入する位置にカーソルが表示されていないと、思わぬ位置に表が貼り付けられてしまうので、注意してくださいね。正しい位置にカーソルが表示されていることを確認したら、[ホーム]タブ(②)→[貼り付け](③)→[形式を選択して貼り付け](④)をクリックします。

 [形式を選択して貼り付け]ダイアログボックスが表示されます。[貼り付ける形式]欄で[Microsoft Excelワークシートオブジェクト](⑤)をクリックし、[OK](⑥)をクリックします。

 Excelブック上で表示した時と同じ見た目の表が貼り付けられました(⑦)。

 表をダブルクリック(⑧)すると、画面がExcelのような表示になり(⑨)、Word上で表を編集できます。ただし、ここで表を編集しても、コピー元のExcelブックが更新されるわけではないので注意してくださいね。

 表の編集が終わったら、表以外の場所をクリック(⑩)すると、表の内容が確定します(⑪)。

 この貼り付け形式を使うと、表をクリックした時にコピー元のブック全体が見えるようになるので、他の人に見られたくないデータがブックに入力されている場合は前もって削除しておくか、表だけを別ブックに作り直しておくなどの作業が必要です。また、コピー元のExcelブックのファイルサイズが大きい場合、貼り付け後のWord文書のファイルサイズも大きくなりやすいので注意しましょう。

テクニック2:図として貼り付ける

 もう1つ、Excelで表を作成した時の見た目を保ったまま貼り付ける方法は、図として貼り付けるというものです。

 Excel上で表をコピーし、貼り付け先のWord文書で貼り付ける位置をクリックした後、[ホーム]タブ(①)→[貼り付け](②)→[図](右から2番目のアイコン)(③)をクリックすると、表が図として貼り付けられます(④)。

 この形式で貼り付けた表をWord文書上でクリックすると、表の周りに白い丸形のハンドルが表示され(⑤)、それをドラッグすると簡単に表を拡大・縮小できます。拡大や縮小にともなうレイアウト崩れは起こらないので、イメージ通りに表の大きさを変えることができます。

 ただし、この貼り付け形式の場合、Word文書上で表を修正することはできません。表を更新する必要がある時は、コピー元のExcelブック上で修正し、再びコピーして貼り付け直す必要があります。修正時の手間はかかりますが、貼り付け後のWord文書のファイルサイズは大きくなりにくいというメリットがあります。

手間暇かけて作った表の見た目をWord文書でも生かそう!

 今回は、Excelで作った表の見た目を保ったままWord文書上に貼り付けるテクニックを2つ解説しました。セルの色や罫線などを変更して手間をかけて作った表も、その見た目をWord文書上で生かせることがおわかりいただけたでしょうか。これまでExcelで作った表をWord文書にうまく貼り付けられず困っていた方も、今回の記事を参考にすれば、見た目を変えずに貼り付けることができますよ。2つの貼り付け形式の違いを理解し、うまく使い分けて業務で活用してくださいね。

 今後も、ExcelとWordの連携についてのテクニックは本連載でいろいろ取り上げていきますので、楽しみにしていてくださいね。