いまさら聞けないExcelの使い方講座

【Excel】納品表で納品済みの案件を自動で塗りつぶしたい!エクセルで特定データが入力されると背景が自動変更されるようにするテク

完了した案件のセルをグレーで塗りつぶして進行中の案件と区別したい

 毎日の業務の進捗を管理するために、Excelでプロジェクト表や納品表を作成して管理している人は多いと思います。以前の記事では、納期が近づいていることを教えてくれる納品管理表の作成方法を解説しました。「条件付き書式」を使って、納期が近づいてきたら文字の色を変えたり、セルの背景色を変更したりして、納品日が視覚的に目立つような設定を行いましたね。このような設定は、「進行中の案件」の管理には便利です。

 では、「完了した案件」の管理はどうでしょうか。案件が1つ完了したら、納品表の該当するセルの背景色を手動でグレーに変更するなどして、「進行中の案件」と区別している読者は多いのではないでしょうか。そこで今回は、納品表に「ステータス」欄を作り、「済」と入力すると自動的にセルの背景色をグレーにし、未納の案件を目立たせてくれるプロジェクト表の作り方について解説します。

「ステータス」欄に「済」と入力したら自動的に塗りつぶされるようにする

 「エクセル通信 納品管理表」(①)の例を使って考えてみましょう。この納品管理表は、以前の記事を参考にして、納品日が「今日」であるセルの背景色と文字色を赤色に、「明日」であるセルの背景色と文字色を黄色に、1週間以内であるセルの背景色を水色に設定してあります(ここでは、「今日」の日付を記事の掲載日である2018年8月6日としています)。

 この表の「ステータス」欄に「済」と入力したら、その案件のセルの背景色はグレー、文字色は黒色に自動的に変更されるように設定してみましょう。例えば、セルF3(②)に「済」と入力すると、3行目全体(③)のセルの背景色はグレー、色が付いている文字は黒色に自動的に変更されるようにしてみます。

 書式設定の対象とするセル範囲(背景色をグレーにするセル範囲)(A3:F8)(④)を選択した状態で、[ホーム]タブ(⑤)→[条件付き書式](⑥)→[新しいルール](⑦)をクリックします。

 [新しい書式ルール]ダイアログボックスが表示されます。ルールの種類を選ぶ欄から[数式を使用して、書式設定するセルを決定](⑧)を選択し、[次の数式を満たす場合に値を書式設定]欄に、「=$F3="済"」(⑨)と入力します。この式は、納品管理表のF列のセルに「済」と入力されている場合に書式設定を行うという意味になります。

 数式の入力を終えたら、[書式](⑩)をクリックして書式設定に進みます。

 [セルの書式設定]ダイアログボックスが表示されます。ここで、先ほど設定した条件を満たした場合の書式を指定します。まず、[塗りつぶし]タブ(⑪)をクリックして、[背景色]からセルを塗りつぶす色(ここではグレー)(⑫)を選択します。

 次に[フォント]タブ(⑬)をクリックして[色]欄のドロップダウンリストから、設定したい色(ここでは黒色)(⑭)を選択します。

 色が選択できたら、[OK](⑮)をクリックします。

 [新しい書式ルール]ダイアログボックスに戻り、選択した書式が[プレビュー]欄に表示される(⑯)ので、確認します。

 [OK](⑰)をクリックしてダイアログボックスを閉じると、シートに戻ります。

 セルF3に「済」(⑱)と入力してみましょう。入力を終えたら[Enter]キーを押します。

 「済」と入力したセルを含む行全体がグレーで塗りつぶされましたね(⑲)。

 これで、「完了した案件」と「進行中の案件」が明確になり、よりわかりやすい管理表になりました。

 またこのように色分けしておくと、納品日より前に完了した場合でも、「ステータス」欄に「済」と入力すれば案件が完了したことを明確にできる(⑳)ので便利です。

ルール(条件)をクリアしたい時は

 「条件付き書式」は大変便利な機能ですが、セルに設定されている書式が通常の書式なのか条件付き書式なのかわかりづらいのが難点です。条件付き書式が設定されているとは知らずにコピペをしたりしていると、気づかないうちに貼り付け先に余計な書式が設定されているということもあり得ます。そのような場合は、いったんシートに設定されている条件(ルール)をリセットすることをお勧めします。

 [ホーム]タブ(①)→[条件付き書式](②)→[ルールのクリア](③)→[シート全体からルールをクリア](④)をクリックします。

 すると、このシートに設定されているすべての条件(ルール)がクリアされます(⑤)。

 余計な書式が設定されて、わけがわからなくなってしまった場合は、この方法で条件をクリアしてやり直してみてくださいね。

完了した案件のセルをグレーで塗りつぶして進行中の案件と区別しよう

 今回は、納品管理表の「ステータス」欄に「済」と入力すると、自動的にセルの背景がグレーに変更されるようにする方法について解説しました。

 「グレーの案件は完了した案件」とすることで、進行中の案件がより目立つようになり、見落としが減りますよ! ぜひ活用してみてくださいね。