いまさら聞けないExcelの使い方講座

【Excel】起動時に自動で特定のブックを開きたい！エクセルで勤務表の入力を忘れないようにするテクニック

  • トップスタジオ

2019年2月25日 06:55

Excelを起動したら勤務表のブックが自動で開くようにできないの……？

　Excelのブックで毎日の勤怠や作業日報などを管理している読者は多いと思いますが、うっかり入力を忘れて提出前に慌ててデータを入力する……というシチュエーションに陥りがちではないでしょうか。

　そんな時、「Excelを起動したら必ず勤務表が開くようになっていれば、入力を忘れることもないのになぁ……」と思いませんか。

　今回は、Excelを起動した時に特定のブックが自動で開くように設定する方法を解説します。

起動時に特定のフォルダー内にあるブックを開くよう指定する

　今、手元のパソコンの「ドキュメント」フォルダー内に「勤務表」フォルダーがあるとします。そこに保存されている「勤怠管理表.xlsx」というブックが、Excelを起動した時に自動で開くように設定してみましょう。

　この設定は、［Excelのオプション］画面で行います。［Excelのオプション］画面を開くには、まずExcelを起動して、［ファイル］タブ（①）をクリックします。

　次に、画面の左側に表示されるメニューの一番下にある［オプション］（②）をクリックします。

　［Excelのオプション］画面が表示されます。画面左側のメニューから［詳細設定］（③）を選択し、画面を下にスクロール（④）すると、［全般］欄に［起動時にすべてのファイルを開くフォルダー］（⑤）という項目があります。ここでフォルダーを指定すると、そこに入っているファイルがすべて起動時に開くようになります。

　フォルダーの場所を正しく入力するのは難しいので、エクスプローラーを使ってフォルダーの正しいアドレスを調べます。フォルダーを辿ってExcel起動時に開きたいファイル（⑥）が保存されている場所に移動します。画面上部のアドレスバーで何も表示されていないところをクリック（⑦）すると、フォルダー名が「¥」でつながったアドレスが表示されます。このアドレスをコピーして先ほどの［Excelのオプション］画面に貼り付ければ、アドレスを正しく指定できます。［Ctrl］＋［C］キーを押して、アドレスをコピーします（⑧）。

　［Excelのオプション］画面に戻り、先ほどコピーしたアドレスを［全般］－［起動時にすべてのファイルを開くフォルダー］欄に貼り付けます（⑨）。これで設定は終わりなので、［OK］（⑩）をクリックして［Excelのオプション］画面を閉じます。

　いったんExcelを終了して、もう一度起動してみると、先ほど指定したフォルダーに保存されていた「勤怠管理表.xlsx」がExcelの起動と同時に開きます（⑪）。これなら、Excelを起動すると必ずこのファイルが開くので、入力を忘れることもなくなりそうですね。

　ちなみに、先ほど［Excelのオプション］画面で指定したフォルダーの中に複数のファイルが保存されている場合は、Excelを起動するとそのフォルダーに保存されているすべてのファイルが開きます。開きたいファイルだけを独立したフォルダーに保存するなどして、必要なファイルだけを起動時に開けるようにすると良いですね。［Excelのオプション］画面で指定したフォルダーを変更したり削除したりすることも、もちろん可能です。

Excelの起動と同時に開くファイルを指定して業務を効率化しよう！

　今回は、Excelを起動した時に特定のファイルが自動で開くように設定する方法を解説しました。［Excelのオプション］画面で任意のフォルダーを指定すると、そこに入っているファイルがすべて起動時に開くようになりましたね。

　このテクニックを使えば、毎日入力する勤怠管理表などの入力忘れを防ぐことができますね。また、使う頻度が多いファイルを指定しておけば、そのファイルを開く手間を省くことができ、業務の効率を上げることができます。

　ぜひお手元のパソコンでも設定して、より使いやすいExcelにしてみてくださいね！

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