いまさら聞けないExcelの使い方講座

【Excel】ブック内の全シートに通しのページ番号を付けて印刷したい！エクセルで複数シートの印刷時にやっておきたい設定

トップスタジオ

2019年6月26日 06:55

多数のシートが含まれるブックを印刷したら順序がぐちゃぐちゃに……！

　新しいプロジェクトが開始されると、まずは膨大な資料を整理して読み込む作業から始めなければならない……なんていう読者は意外と多いのではないでしょうか。多数のシートが含まれたExcelのブックがいきなり送られてきて、「とりあえず目を通しておいて」などと言われたりすると気が重くなりますよね。ひとまず届いた資料を全部印刷してみようと出力したものの、共有プリンターで他の人が出力した資料と混ざってしまって、整理に苦労した経験のある読者も多いのではないでしょうか。

　今回は、ブック全体に通してページ番号を設定することで、印刷された資料を順序どおりに整理しやすくするワザを解説します。

ブックのすべてのシートにヘッダーとフッターを設定する

　次の「〇△営業戦略」ブックには複数のシートが含まれています（①）。このブックに含まれるシートをすべて印刷した時に、ページが通して印刷されるように設定してみましょう。まずは、各シートに同じ形式でシート名やページ番号が印刷されるようにヘッダーとフッターの設定を行います。

　今回は、ヘッダーにシート名、フッターに「1/Xページ（ページ番号/総ページ数）」のような形式でページ番号が印刷されるようにします。まず、このブック内にあるすべてのシートを選択します。複数のシートを選択する場合は、［Ctrl］キーを押したままシート見出しをクリックしていくと選択できますが、シート数が多いと1つずつクリックするのは面倒です。今回の例のようにすべてのシートを選択したい場合は、まず一番左にあるシート（ここでは「スケジュール表」シート）（②）をクリックし、［Shift］キーを押したまま一番右にあるシート（ここでは「資料4_営業成績表（昨年度）」シート）をクリック（③）します。すると、すべてのシート見出しの色が白くなり、タイトルバーのファイル名の後ろに［グループ］（④）と表示されます。これですべてのシートが選択された状態になります。

　ここからは、普段どおりのやり方でページ番号を設定していきます。まず、［表示］タブ（⑤）→［ページレイアウト］（⑥）をクリックして、画面をページレイアウトビューに切り替えます。

　画面がページレイアウトビューに切り替わりました。シート上部の「ヘッダーの追加」と表示される場所（ヘッダー領域の中央）をクリック（⑦）します。

　続けて、［ヘッダー/フッターツール］の［デザイン］タブ（⑧）→［シート名］（⑨）をクリックします。

　すると先ほどクリックした場所（ヘッダー領域の中央）に「&[シート名]」（⑩）と表示されます。これで、シート名がヘッダー領域の中央に印刷されるようになります。

　ヘッダー領域以外のセルをクリックしてみると、シート名が表示されますね（⑪）。ここでは「スケジュール表」と表示されていますが、シートごとに、それぞれのシート名が印刷されます。

　同様にして、フッターにページ番号を設定してみましょう。「フッターの追加」（⑫）という文字が見えるまで、画面を下にスクロール（⑬）していきます。

　「フッターの追加」と表示される場所（フッター領域の中央）をクリック（⑭）します。

　続けて、［ヘッダー/フッターツール］の［デザイン］タブ（⑮）→［ページ番号］（⑯）をクリックします。

　するとフッター領域の中央に「&[ページ番号]」（⑰）と表示されます。続けて半角スラッシュ「/」（⑱）を入力し、［ページ数］（⑲）をクリックします。

　フッター領域の中央に「&[ページ番号]/&[総ページ数]」（⑳）と表示されます。これで、各シートに、「1/Xページ」のような形式でページ番号と総ページ数が印刷されます。以上で、ヘッダーやフッターの設定は終了です。通常の表示に切り替えて、シートの選択も解除してもかまいません。

印刷画面で［ブック全体を印刷］を選択する

　ブック全体で通したページ番号を印刷するには、印刷時に［ブック全体を印刷］を選択する必要があります。［ファイル］タブ→［印刷］をクリックして［印刷］画面を表示してみましょう。

　［印刷］画面の中央にある［設定］欄から、［ブック全体を印刷］（①）を選択します。これで、ブックのすべてのシートが印刷され、シートにブック全体で通したページ番号が印刷されるようになります。

　プレビュー画面で確認してみましょう。現在は1枚目のシートのプレビューが表示されますね。シートのヘッダーの中央には、シート名が表示されていて（②）、フッターにも中央部分に「1/5（ページ番号/総ページ数）」という形式でページ番号が表示されています（③）。

　画面下側のページ番号の隣にある矢印（④）をクリックして、次のページを見てみましょう。

　次のシートのプレビューが表示されました（⑤）。ページ番号も正しく振られています。

　このまま［印刷］ボタンを押せば、ブック全体に通しでページ番号を印刷できます。これで、印刷の途中で他の人の印刷物と混ざってしまっても、シート名とページ番号を頼りに集めていけば、きちんと順序どおり整理できますね。

ブック全体で通したページ番号を入れると管理が便利

　今回は、ブック全体に通しでページ番号を設定する方法を解説しました。

　シートごとにシート名やページ番号を印刷する方法は知っているという読者は多いと思いますが、印刷画面で［ブック全体を印刷］を選択すると、ブック全体で通したページ番号を印刷できることは知らなかったという人もいるのではないでしょうか。多数のシートを印刷しなければならない時や、複数のメンバーで共有のプリンターを使用している場合などに役立つテクニックです。ぜひ活用してみてくださいね。