いまさら聞けないExcelの使い方講座

【Excel】あの人が作った表は単位付きで計算ができるのはなぜ?エクセルで表示形式を操るテク

売上表の金額に「単位」が付いているのに計算できているのはなぜ……?

 売上表や予算計画表などのExcelで作成された資料で、「〇〇円」のように金額に単位が付いていても、金額の計算を正しく行う方法を知っていますか?

 「1つのセルに『〇〇円』のように数値と文字列を入力してしまうと、入力値は文字列と判断されて正しく計算できないのでは……?」と疑問に思う読者もいると思います。たしかにそれは正しいです。セルに直接「円」のような単位を入力してしまうと、入力値は文字列として認識され、正しく計算ができません(①)。

 しかしExcelでは、実際の入力値は数値のままで、見た目だけを「〇〇円」のように変える方法があります。この方法を使えば、実際に入力されている値は数値なので、金額の計算は正しく行えます。さっそくやり方を見ていきましょう。

ユーザー定義の表示形式を設定する

 Excelで、セルへの入力値は数値のままで見た目だけを「〇〇円」のように変えるには、セルに「ユーザー定義」の表示形式を設定します。ユーザー定義の表示形式とは、ユーザーがセルの表示形式を自由に定義できる機能です。この機能を使えば、入力値は数値のままで見た目上は「〇〇円」のように「円」を付けて表示することができます。

 「売上表」の例を使ってやってみましょう。ユーザー定義の表示形式を設定したいセル範囲(B3:B7)(①)を選択した状態で、[ホーム]タブ(②)の[数値]にある矢印ボタン(③)をクリックします。

 [セルの書式設定]ダイアログボックスが表示されます。[表示形式]タブ(④)をクリックして、左側の[分類]欄から[ユーザー定義](⑤)をクリックします。

 画面の中央にある[種類]欄に、自分で定義した表示形式を入力します。「〇〇円」と表示するには、ここに「0"円"」と入力すればよいのですが、それだけだとすでに適用されている3桁区切りの「,」(半角カンマ)が解除されてしまいます。3桁区切りの「,」も適用して、なおかつ単位の「円」も表示するには、「#,##0"円"」(⑥)と入力します。[サンプル]欄(⑦)にプレビューが表示されるので確認します。

 確認できたら、[OK](⑧)をクリックしてダイアログボックスを閉じます。

 B列の「売上高」欄に「〇〇円」と単位が表示されるようになりました(⑨)。3桁区切りのカンマも、変わらず表示されていますね。

 実際にこのセル範囲に入力されている値は数値なので、計算も問題なくできます。試しに、セル範囲B3:B6の金額の合計を求めてセルB7に表示してみましょう。セルB7(⑩)を選択した状態で[ホーム]タブ(⑪)の[オートSUM(合計)](⑫)をクリックします。

 セル範囲B3:B6が自動的に選択され(⑬)、セルB7にはSUM関数が自動的に入力されます(⑭)。数式が正しく入力されていることを確認したら、再度[オートSUM(合計)](⑮)をクリックします。

 すると数式が確定され、計算結果が表示されます(⑯)。

 見た目上、「売上高」列には単位が表示されていますが、実際は数値として扱われることがわかりましたね。

ユーザー定義の表示形式で見た目を自由に変えられる

 今回はExcelの表で、実際の入力値は数値のまま見ただけ「〇〇円」のように表示する方法を解説しました。

 今回解説したユーザー定義の表示形式にはさまざまな書式があり、「2019/5/1(水)」のように日付を曜日付きで表示したり「〇〇様」のように名前の後ろに敬称を付けたり、自分の好みや用途に合わせて表示できるのでとても便利です。ぜひ使ってみてくださいね。

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