いまさら聞けないExcelの使い方講座

【Excel】上司が電卓で検算してる?エクセルで計算ミスを防ぐために知っておくべきテク2選

提出した売上表を上司が電卓で検算してる……?!

 Excelで売上表を作成して上司に提出したら、上司が電卓で1つ1つ検算していた……

 もしあなたがこのような状況に立たされた時、「計算結果は間違いないです!大丈夫です!」と自信をもって言えますか?

 Excelでの計算結果が何となく信用されない理由の1つとして、ぱっと見ただけではどんな計算がされているのかわからないことではないでしょうか。そこにミスが潜んでいたとしても発見しづらいですよね。そこで今回は、Excel表に含まれる数式を画面上で“見える化”するテクニックを2つ解説します。数式が視覚化されれば、それが正しいかどうかを確認しやすくなります。せっかく作業の効率化のためにExcelというソフトウェアを使っているのに、手動で検算していてはもったいないですよね。今回解説する2つのテクニックを活用して、さらなる作業の効率化に役立ててくださいね!

テクニック1:数式を表示する

 まず1つ目の方法は、Excelの表で使用されている数式を画面上に表示するというものです。次の「売上表」(①)の例を使ってやってみましょう。シートを表示した状態で、[数式]タブ(②)→[数式の表示](③)をクリックします。

 すると数式が入力されたセルに、計算結果ではなく数式自体が表示されました(④)。自動的にセルの幅も広がります。このように表示されれば、入力された数式が誤っていないかどうか確認しやすいですよね。ちなみにこの表のC列では、定価を5%割引した金額(計算式は「定価×95%」)を、ROUND関数を使って四捨五入する式が入力されています(ROUND関数の使い方については以前の記事を参照してください)。

 計算式に誤りがないことを確認したら、再び[数式の表示](⑤)をクリックすれば表示を元に戻せます。

 セルには計算結果のみが表示され、セルの幅も元通りになりましたね(⑥)。

 シートで使用されている数式を画面に表示させて内容を確認できるので、数式の誤りを発見しやすくなりますね。

テクニック2:参照元のトレースを使う

 2つ目は、参照元のトレースを使う方法です。参照元のトレースを使うと、数式で参照しているセル(数式の引数として使用しているセル)を視覚化できます。実際に操作しながら解説していきましょう。先ほどと同じ「売上表」で、セルE6に入力されている数式がどのセルを参照しているか視覚化してみます。セルE6(①)を選択した状態で、[数式]タブ(②)→[参照元のトレース](③)をクリックします。

 するとセルE3からセルE6に向かって青い矢印が表示されました(④)。この青い矢印は、セルE6の数式がセル範囲E3:E5を参照している(引数としている)ことを表しています。

 これだけでは、この機能がどんな風に役に立つのかいまひとつピンとこない読者もいるかもしれませんね。次の項では、この参照元のトレースを使って、計算式のミスを発見する例を解説します。

 なお、この矢印を削除するには、[トレース矢印の削除](⑤)をクリックします。

実践:参照元のトレースを使ってミスを発見しよう

 Excel表を編集している時に、気付かないうちに正しくないセルやセル範囲を数式が参照してしまっていたという経験はありませんか。例えば、先ほどの「売上表」の例で、3行目に新しい行を追加したとします(①)。

 セルE7では金額の合計を求めているので、セルE7に入力されたSUM関数の引数には新しく追加されたセルE3も引数に含まれていなくてはなりませんが、SUM関数が参照しているセル範囲がずれてしまったとします(②)。このようなミスは、通常の画面表示だと気付くのはなかなか難しいです。

 そこで参照元のトレース機能を使ってみます。セルE7(③)を選択した状態で[数式]タブ(④)→[参照元のトレース](⑤)をクリックします。

 すると、セルE4からセルE7に向かって青い矢印が表示されました(⑥)。セルE3が含まれていないことが視覚的に明らかになりましたね。これでセルE7の数式の誤りに気付くことができました。

 ここで、セルE7を選択したままでもう一度[参照元のトレース](⑦)を押してみましょう。画面に表示される青い矢印が増えましたね(⑧)。新しく追加された矢印は、E列のそれぞれのセルに入力された数式がどのセルを参照しているのかを表しています。このように、[参照元のトレース]を押していくと、数式が参照しているセルを段階的にまとめて確認することもできます。

 参照元のトレース機能の長所は、数式が参照しているセルを視覚的に確認できることです。「難解な数式が表示されても、どこが間違っているのかわからない」という人でも、セルの参照関係が視覚的に表示されていれば「ここに誤りがありそう」と検討をつけることができるからです。知っておくと、役に立つと思いますよ!

計算ミスを防ぐためのテクニックを活用しよう

 今回は、Excel表に含まれる数式を画面上で“見える化”することで、数式の誤りや計算ミスに気づけるようにする方法を解説しました。

 作成したExcel表を提出する前に、ぜひ今回解説したテクニックを使って数式をチェックしてみてください。未然に防げるミスは防ぎましょう!

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