いまさら聞けないExcelの使い方講座

【Excel】100件以上ある氏名の後ろに「様」を入力するのは面倒!エクセルで特定の列に指定した文字を自動追加するテクニック

100件以上もある名簿の氏名の後ろに「様」を付けるように頼まれた……!

 苦労して作成した成果物が、上司の鶴の一声でまったくの白紙に戻される……

 会社勤めをしている人なら、誰しも一度はこのような経験をしたことがあるはずです。例えば、100件以上ある名簿の入力を頼まれたとしましょう。やっと完成して帰宅しようとした矢先に、上司から「さっきは言ってなかったけど、氏名の後ろには『様』を付けといてね!」と言われたらどうしますか?

 「そんなこと聞いていないです!」と上司に文句を言うでしょうか? それとも、退社後の予定をあきらめて上司の言うとおりに入力し直しますか? 実は、Excelのあるテクニックを知っていれば、上司に文句を言うこともなく、アフターファイブの予定をあきらめることもなく、さっと用件を片づけることができます。

 今回は、Excelで作成した名簿の氏名の後ろに「様」と表示させるための簡単便利なテクニックを解説します。

名簿に入力された氏名の後ろに「様」と表示させる

 例として「受講者名簿」(①)を使ってやってみます。名簿のB列にある氏名に、「〇〇××様」のように敬称を付けて表示させてみましょう。といっても、実際にセル内の氏名の後ろに「様」と入力するのではなく、元のデータはそのままで見た目だけ「〇〇××様」となるように設定します。

 氏名が入力されているセル範囲(ここではB3:B17)を選択(②)して、[ホーム]タブ(③)の[数値]グループにある矢印ボタン(④)をクリックします。

 [セルの書式設定]ダイアログボックスが表示されます([セルの書式設定]ダイアログボックスは、[Ctrl]+[1]キーを押しても表示できます)。[表示形式]タブ(⑤)の[ユーザー定義](⑥)をクリックします。

 「〇〇××様」と表示させるには、ダイアログボックス中央付近にある[種類]欄に「@" 様"」(⑦)と入力します。少しわかりづらいですが、「様」の前には半角スペースを入力しています。このように半角スペースを入れると、実際にシート上で氏名が表示される時、「岡本 望 様」のように氏名と様の間に半角スペースを入れることができます。半角スペースが不要な場合はスペースを含めず、「@"様"」と入力します。「@」の部分には、セルに入力している文字列が表示されるようになっています。

 [サンプル]欄にプレビュー(⑧)が表示されるので確認してみましょう。「岡本 望」と「様」の間に半角スペースが入っていますね。確認できたら[OK](⑨)をクリックしてダイアログボックスを閉じます。

 シートに戻って名簿を確認してみると、[氏名]列の氏名の後ろにすべて「様」が表示されていますね(⑩)。

「やっぱり『様』はいらない」と言われても心配無用!

 今回解説した方法で氏名の後ろに「様」を表示しておけば、もしも上司の気が変わって「『様』はやっぱり削除してほしい」と言われても動揺する必要はありません。すぐに元に戻せます。この項では、先ほど表示した「様」を削除する方法を解説します。

 氏名が入力されているセル範囲B3:B17を選択(①)して[ホーム]タブの[数値の書式]欄を見てみると、[ユーザー定義](②)と表示されていますね。これを[標準]に変更します。

 セル範囲B3:B17を選択したまま、[数値の書式]の右にある矢印(③)をクリックするとメニューが表示されるので、[標準](④)をクリックします。

 すると、先ほどまで表示されていた「様」が表示されなくなりましたね(⑤)。

 実際にセルに「様」を入力したり削除したりするのではなく、表示形式を利用して表示・非表示を切り替えているので、上司の急な要求にも臨機応変に対応できますよ。

氏名の後ろに「様」と表示する以外にもいろいろな場面で応用できる

 今回は、Excelで作成した名簿の氏名の後ろに「様」と表示させる方法を解説しました。

 今回解説したテクニックは「ユーザー定義の表示形式」といい、ユーザーがセルの表示形式を自由に定義できる機能です。今回の例だけでなく、「10人」や「4,000円」のように数値に単位を付けたい時にも、ユーザー定義の表示形式を設定して表示することができます。ユーザー定義の表示形式を使って単位を表示させておくと、見た目は単位が付いていても実際の入力値は数値なので、単位を付けたまま計算ができ、とても便利です。

 ぜひ試してみてくださいね。

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