いまさら聞けないExcelの使い方講座

【Excel】会議中に上司から想定外の質問が!エクセルの表にない集計結果をステータスバーですばやく確認するテク

会議中に想定外の質問をされるとあたふたしてしまう……

 会議の前にちゃんと事前準備を行い、想定される質問に対応するための資料も用意していたはずなのに、上司から予想外の質問をされてあたふたしてしまう……そんな経験は誰にでもありますよね。

 例えば、「2018年12月売上記録」(①)という資料を基に、12月の売上実績について話し合う会議があったとします。

 表の下部には、話し合いに必要になると思われる1か月分の売上の合計や来店者数の合計、またそれぞれの平均をまとめてあります(②)。

 自分では準備万端で会議に臨んだつもりでも、話し合いの流れで「第1週の週末(ここでは12月1日(土)と12月2日(日))の売上合計はいくら?」とか「第2週(ここでは12月3日(月)~12月9日(月))で一番売上が多かった日はいつだったの?」など、想定していない質問を次々されたら戸惑ってしまいますよね。

 今回は、そんな時に活躍するステータスバーの活用テクを解説します。ステータスバーは、Excelの画面下部にある「100%」などの画面倍率が表示されているバーのことです。Excel画面の目立たない場所に控えめに存在しているステータスバーですが、実は、便利な情報を提供してくれるとても心強い味方なのです。

 さっそく、どのように使ったらよいか見てみましょう。

計算式を書かずに瞬時に合計を求める

 冒頭で述べた質問「第1週の週末(ここでは12月1日(土)と12月2日(日))の売上合計はいくら?」ですが、ステータスバーを確認するだけで瞬時に回答できます。

 まず、12月1日(土)と12月2日(日)の売上金額が入力されたセル範囲B4:B5(①)を選択します。

 画面下部のステータスバーを見てみましょう。セル範囲を選択しただけで、合計(②)が表示されました。

 この例のように合計したい値が2つだけなら、暗算の得意な人はさっと計算できるかもしれません。でも複数のセルに入力された値の合計を求めたい場合はどうでしょう。電卓をたたいたり数式をわざわざ入力したりして計算しなくても、即座に計算結果を求めることができるのは便利だと思いませんか。

最大値(最小値)や平均なども求められる

 前項では、セル範囲を選択するだけで入力されている値の合計が求められることを解説しました。「合計」のほかにも、「平均」「データの個数」「数値の個数」「最小値」「最大値」の計6種類の項目については、対象のセル範囲を選択するだけで確認できるように設定できます。では、他の項目もステータスバーに表示されるようにしてみましょう。

 ステータスバー上で右クリック(①)すると、メニューが表示されます(②)。

 赤枠で囲んだ部分(③)でチェックが付いている項目が、ステータスバーに表示される項目の種類です。先ほど例に挙げた6種類の項目のうち、現在は[合計](④)のみが選択されていますね。

 ここでは最大値も表示したいので[最大値](⑤)をクリックして選択します。

 これで、セル範囲を選択した時に、最大値と合計がステータスバーに表示されるようになります。

 では、冒頭で述べた質問「第2週(ここでは12月3日(月)~12月9日(月))で一番売上が多かった日はいつだったの?」に回答してみましょう。第2週の売上高が入力されているセル範囲B6:B12を選択(⑥)します。ステータスバーを見ると、「157,289」(⑦)と表示されるので、すぐに回答できますね!

 最大値(または最小値)は、計算しなくても目視で確認できますが、確認する範囲が広いと見落としてしまったり、画面に入りきらなくてチェックしづらかったりします。この方法だとExcelがぱっと表示してくれるのでとても便利です。

 このほかに「平均」や「データの個数」など、業務によってよく使う項目は、先ほどのメニューでこれらの項目の表示をONにしておく(⑧)とよいでしょう。

選択するだけでさまざまな情報を確認できるステータスバーを活用しよう

 今回は、数式を書かずにセル範囲を選択するだけで、合計や平均などの計算結果や、最大値や最小値などをステータスバーで確認する方法を解説しました。

 会議中などにとっさに質問された時に、数値に関するさまざまな情報をすぐに確認することができるので、とても便利です。ぜひこのテクニックを覚えて、できる自分をアピールしてくださいね!

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