いまさら聞けないExcelの使い方講座

【Excel】また部署名が変わるの?エクセルで名簿の所属名を簡単に変更するテクニック

組織名の変更に伴う名簿の修正が面倒……!

 「また部署名が変わるの? 頻繁に変わるから名簿の修正が大変……」

 このつぶやきに共感できるという読者は案外多いのではないでしょうか。組織である以上、部署の名前が変わったり、部署が統廃合されたりすることは避けられませんよね。でも、このような組織改編の時に、社員名簿の修正をできるだけ効率的にできないものでしょうか。

 今回は、Excelの[検索と置換]ダイアログボックスを使って、社員名簿の修正を効率的に行う方法を解説します。記事の後半では、[検索と置換]ダイアログボックスを使って文字を修正する際に、注意すべき点についても併せて解説します。

[検索と置換]ダイアログボックスを使って一括で変更する

 「社員名簿」(①)の例を使って考えてみましょう。この組織では組織改編の結果、「総務部」が「総務統括部」になり、同様に「営業部」や「製造部」も「営業統括部」、「製造統括部」のように部名が変わったとします。なお、名簿には7件のデータが入力されています。

 では[検索と置換]ダイアログボックスを使って、部名を変更してみましょう。まず[ホーム]タブ(②)→[検索と置換](③)→[置換](④)をクリックして、[検索と置換]ダイアログボックスを表示します。リボンから操作せずに[Ctrl]+[H]キーを押せば、[検索と置換]ダイアログボックスをすばやく表示できます。

 [検索と置換]ダイアログボックスが表示されました。今回の例では、「〇〇部」を「〇〇統括部」と変更するので、[検索する文字列]欄に「部」(⑤)と入力し、[置換後の文字列]欄には「統括部」(⑥)と入力します。

 入力を終えたら、[すべて置換](⑦)をクリックします。

 すると置換処理が行われ、処理が終わると「8件を置換しました。」(⑧)というメッセージが表示されます。でも、名簿の件数は7件しかないのに変ですよね。

 ダイアログボックスを閉じて、シートを確認してみましょう。名簿をよく見ると、列見出しのセル(セルB3)まで「統括部」と変換されてしまいましたね(⑨)。このため、置換結果が8件となっていたというわけです。

 列見出しは「部」のままにしたいので元に戻しておきます(⑩)。

 このように、[検索と置換]ダイアログボックスの[すべて置換]ボタンをクリックすると、即座に文字列の変更を行えますが、変更する必要のないデータまで変更してしまうおそれがあります。今回の例のように、このようなデータをすぐに特定できる場合はいいですが、変更されたデータを特定することが難しい場合もあります。[すべて置換]を行う場合は、誤って変換されてしまうデータがないかどうか十分に確認してから実行する必要があります。

 次の項では、このようなことを防ぐために、1つ1つデータを検索して結果を確かめながら置換していく方法を解説します。

1件ずつ検索結果を確かめながら置換する

 先ほどと同じ例を使ってやってみましょう。先ほどと同様の操作で、[検索と置換]ダイアログボックスを表示します。

 [検索する文字列]欄に「部」(①)と入力し、[置換後の文字列]欄には「統括部」(②)と入力します。今度はここで[次を検索](③)をクリックします。こうすることで、1件ずつ検索結果を確認し、置換するかどうか選ぶことができます。

 指定した文字列が見つかると、その文字列が含まれるセルが選択されます。ここでは、セルB3(④)が選択されていますね。このセルは列見出しなので置換はせずに、続けて[次を検索](⑤)をクリックします。

 次に見つかった文字列が含まれるセル(セルB4)(⑥)が選択されます。ここでは置換したいので[置換](⑦)をクリックします。

 セルB4の値が「総務統括部」(⑧)に置換され、次のセルB5(⑨)が選択されます。このセルの文字列も置換したいので[置換](⑩)をクリックします。

 このように、文字列を変更したい場合は[置換]をクリックし、変更したくない場合は[次を検索]をクリックして次に進んでいきます。最後まで検索と置換を終えたら[閉じる](⑪)をクリックします。

 部名の変更が完了しました(⑫)。

 このようにして、1つ1つ目で確認しながら変更をすれば、予期せぬ箇所が変更されてしまうという事故を防ぐことができます。

[検索と置換]ダイアログボックスで効率的に名簿の修正を行う

 今回は、[検索と置換]ダイアログボックスを使って、Excelで作成した社員名簿の修正を効率的に行う方法を解説しました。

 また、記事の後半では一括で置換して不要な部分まで置換されないように、1か所ずつ確認しながら置換する方法についても触れました。名簿の一括置換でありがちな失敗の一例として、「株式会社 ●●」を「(株) ●●」に変更しようと一括置換をしたところ、変換する必要のない「〇〇株式会社」という文字列も「〇〇(株)」と変更してしまったというものがあります。

 予期せぬ変更をしてしまった場合でも、すぐに気づけば[戻る]ボタンなどでデータを元に戻すことはできますが、しばらくたった後に気づいた場合、元に戻すのは結構大変です。置換機能を使う場合は、ぜひ今回の記事を思い出してくださいね!

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