【Excel】オートフィルターの条件設定が面倒！エクセルでよく使う抽出条件を登録してすばやくデータを抽出するテク

準備：登録したい条件でデータを抽出しておく

　次の表（①）を使って、実際にやってみましょう。「ユーザー設定のビュー」にフィルターの抽出条件を登録するには、オートフィルターであらかじめ登録したい抽出条件でデータを絞り込んでおきます。

　ここでは、部署名が「営業2課」、備品名が「リングファイル A4」と「リングファイル B5」のデータを抽出してみましょう。

　最初に、部署名が「営業2課」のデータを抽出します。セルB1の「部署名」という見出しの右側にあるフィルターボタン（②）をクリックするとメニューが表示されます。最初の段階ではすべての項目のチェックマークがONになっているので、［（すべて選択）］（③）をクリックしてすべての項目のチェックマークをいったん外します。

　そして［営業2課］（④）のチェックマークだけをONにして、［OK］（⑤）をクリックします。

　部署名が「営業2課」のデータだけが抽出されましたね（⑥）。

　同様のやり方で、さらに備品名が「リングファイル A4」と「リングファイル B5」のデータを抽出します（⑦）。これで、「ユーザー設定のビュー」に登録したい条件で、データを抽出できました。

「ユーザー設定のビュー」に条件を登録する

　それでは、先ほどオートフィルターで設定した抽出条件を「ユーザー設定のビュー」に登録しましょう。登録したい条件でデータを抽出した状態で、［表示］タブ（①）→［ユーザー設定のビュー］（②）をクリックします。

　［ユーザー設定のビュー］ダイアログボックスが表示されます。ここではまだ何もビューが登録されていないので、［ビュー］欄（③）には何も表示されていません。新しくビューを作成したいので、［追加］（④）をクリックします。

　［ビューの追加］ダイアログボックスが表示されます。［名前］欄にビューの名前（⑤）を入力します。後で作業する時に、ビューの内容がわかるような名前を付けます。

　名前を入力できたら［OK］（⑥）をクリックして、ダイアログボックスを閉じましょう。

　これで、ビューの登録は終わりです。次の項では、登録した条件で正しくデータを抽出できるか試してみましょう。

「ユーザー設定のビュー」を使ってオートフィルターを実行する

　では、先ほど設定した条件でオートフィルターを実行してみましょう。その前に、設定されているオートフィルターの絞り込みを解除し、表全体を表示しておきます。

　［表示］タブ（①）→［ユーザー設定のビュー］（②）をクリックします。

　［ユーザー設定のビュー］ダイアログボックスが表示されるので、先ほど設定したビュー（③）を選択して、［表示］（④）をクリックします。

　すると、オートフィルターが実行されます。先ほど設定した条件に当てはまるデータ（部署名が「営業2課」、備品名が「リングファイル A4」と「リングファイル B5」のデータ）が表示されていますね（⑤）。

　いちいち抽出条件を設定し直す必要はなく、すばやくデータを絞り込めましたね。

　なお、この「ユーザー設定のビュー」はブックに対して登録されるので、現在のブックでのみ適用することができます。別のブックでも同じように使用したい場合は、新たにビューの登録を行う必要があります。

「ユーザー設定のビュー」を使って、見たいデータを自在に表示させよう

　今回は「ユーザー設定のビュー」という機能を使って、オートフィルターの抽出条件をブックに登録する方法を解説しました。抽出条件を毎回設定する必要がなくなり、あっという間にデータを絞り込めましたよね。

　今回解説した「ユーザー設定のビュー」は、オートフィルターの抽出条件を登録する以外にもさまざまな使用方法があります。例えば、シートを印刷するために特定の列を非表示にしたり、シートを拡大および縮小したりすることがあると思いますが、そのような表示を一度ビューとして登録しておけば、印刷のたびに毎回設定し直す必要はなくなります。

　ぜひ「ユーザー設定のビュー」を活用して、自分の使いやすいようにカスタマイズしてくださいね。

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