いまさら聞けないExcelの使い方講座

【Excel】フラッシュフィルを知らずに名簿を管理するべからず！エクセルで文字列の結合や分割を一瞬で終わらせるテク

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2019年7月22日 06:55

あっという間に文字列の結合や分割ができるフラッシュフィルとは？

　Excelで名簿を作って管理することは多いですよね。前任者が作った名簿を引き継いだところ、使いづらくて困ったという経験はありませんか。たとえば、氏名は「姓」と「名」を分けて入力したいのに同じセルに入力されていて困惑したり、また反対に、「住所1」や「住所2」のように分割された住所を1つのセルにまとめて表示したかったり……。

　こんな時、前任者を恨むことはありません。Excelのフラッシュフィルを使えば、このような文字列の結合や分割を、文字どおり一瞬で終わらせることができます。このフラッシュフィルは、最初のいくつかのセルにデータを手入力すると、入力のルールに基づいて、以降のセルにも同じ処理を自動で行ってくれるとても便利な機能です。

名簿に入力された氏名を「姓」と「名」に分割する

　例として、「〇△物産顧客名簿」を使ってやってみましょう。この名簿のB列（①）に入力されている氏名を「姓」と「名」に分割してみます。

　まず、B列の右に新しい列を2列挿入して、姓と名を表示する欄を準備しておきます（②）。

　フラッシュフィルは、最初のいくつかのセルにデータを手入力すると、そのルールに基づいて、以降のセルにも同じ処理を自動で行ってくれるものでしたね。よって、まずこの名簿でC列の先頭のセルに姓を手入力します。ここではセルC4に「萩原」（③）と入力します。

　アクティブセルがC列のいずれかのセルにある状態で、［データ］タブ（④）→［フラッシュフィル］（⑤）をクリックします。

　すると、C列に一瞬で姓が入力されましたね（⑥）！　画面の都合上、すべてのデータは表示されていませんが、表の一番下のセルまで姓が入力されています。

　同様にして、D列にも名を表示してみましょう。まず、D列の先頭のセル（ここではセルD4）に名を手入力します（⑦）。アクティブセルがD列のいずれかのセルにある状態で、［フラッシュフィル］（⑧）をクリックします。

　D列にも、あっという間に名を入力できましたね（⑨）。

　まさに一瞬で文字列の分割を行えましたね。

3つに分けられた住所を結合して1つのセルに表示する

　次に、同じくフラッシュフィルの機能を使って、文字列を結合する例を考えてみましょう。先ほどと同じ「〇△物産顧客名簿」で、E～G列にかけて3つに分けられた住所（①）を1つのセルに表示してみます。

　まず、G列の右に新しい列を挿入し、3つに分けられた住所を結合して表示する欄を準備しておきます（②）。

　新しく追加したH列の先頭のセル（ここではセルH4）に、住所1～3をつなげた住所を手入力します。ここでは「新潟県長岡市旭町」（③）と入力します。

　アクティブセルがH列のいずれかのセルにある状態で、［データ］タブ（④）→［フラッシュフィル］（⑤）をクリックします。

　住所1～3をつなげた住所が瞬時に表示されましたね（⑥）。画面の都合上、すべてのデータは表示されていませんが、表の一番下のセルまで結合された住所が入力されています。

　文字列の結合や分割があまりに簡単ですばやくできて、驚いた人も多いのではないでしょうか。

フラッシュフィルがうまく行かない場合もある

　万能に見えるフラッシュフィルですが、うまく行かない場合もあります。次の例のB列のように、姓と名の間に空白などの区切り文字が入っていない（①）場合です。先ほどの例と同様に、C列の先頭のセルに「萩原」（②）と入力し、アクティブセルがC列のいずれかのセルにある状態で［データ］タブ（③）→［フラッシュフィル］（④）をクリックしてみましょう。

　先ほどと同じようにC列に自動的にデータが入力されますが、意図したとおりに分割されないセルが出てきてしまいました。たとえば、セルC8には「宇野沢」と表示される想定ですが、「宇野」と表示されていますね（⑤）。区切り文字がないと姓と名の区切りを判別するのが難しいため、うまく処理されなかったのです。

　名簿の氏名のように分割する可能性のあるデータは、常に姓と名の間に区切り文字を入れるようにすることをおすすめします。

　なお、フラッシュフィルで上手く処理されなかったときは、［フラッシュフィルオプション］→［フラッシュフィルを元に戻す］をクリックすると処理を取り消すことができます。フラッシュフィルが上手くいくかどうかわからないときも、まずはフラッシュフィルを試してみてはどうでしょうか。

フラッシュフィルを活用しよう

　今回は、Excelのフラッシュフィルを使って、文字列の分割や結合を一瞬で完了する方法を解説しました。名簿の管理では、氏名の姓と名を分けて表示したり、いくつかに分けられた住所をまとめて表示したりする場面がよく発生しますよね。このような時、フラッシュフィルを知っている人とそうでない人では、仕事のスピードが劇的に異なってきます。ぜひ実践してみてくださいね！