いまさら聞けないExcelの使い方講座

【Excel】たくさんのファイルを開いても効率的に作業したい! エクセルで複数のブックを一気に開く・並べる・切り替えるテク

複数のブックを使って作業する時にイマイチ効率が良くない……

 Excelを使う多くの業務では、複数のブックを開いて作業をすることが多いですよね。でも、「毎回複数のブックを1つずつ開くのが面倒……」「2つのブックを見比べて作業をする時、画面をいちいち切り替えなければならないのが億劫……」と思うことはありませんか。ブックを開く操作や、内容を見比べるために画面を切り替える操作に時間を取られてイライラし、ミスが増える……。これでは悪循環ですよね。

 今回は、複数のブックを使った作業の効率を上げるために使える便利なテクニックを3つ解説します。

❶複数のブックを選択して一気に開く

 1つ目のテクニックは、複数のブックを選択して一気に開くというものです。複数のブックを開く必要があることがあらかじめわかっている場合、このテクニックを使うとブックを開くのにかかる時間を減らせます。ではさっそくやり方を見ていきましょう。

 エクスプローラーを開き、開きたいブックが保存されているフォルダーに移動します。[Ctrl]キーを押しながら、開きたいブックをすべてクリックします(①)。この例では開きたいブックが離れているので[Ctrl]キーを押しながら選択していますが、開きたいブックが並んで表示されている場合は、先頭のブックを選択したあと、[Shift]キーを押しながら最後のブックをクリックすれば、その間にあるブックをまとめて選択できます。

 なお、開きたいブックがすべて同じフォルダー内に保存されていないとこの方法で複数のブックを開くことはできません。まとめて開きたいブックは、同じフォルダーに保存しておきましょう。

 開きたいブックをすべて選択できたら、選択したいずれかのブックの上で右クリック(②)します。メニューが表示されるので、[開く](③)を選択します。

 Excelが起動し、選択した2つのブックが同時に開きます。タスクバーに表示されるExcelのアイコンにマウスポインターを合わせると、開いているブックのプレビュー(④)を表示でき、画面に表示するブックを切り替えることができます。

 1つ1つブックを開いていくよりも、効率が良いですよね。

❷複数のブックを並べて表示する

 2つ目のテクニックは、複数のブックを並べて表示するというものです。2つのブックを同時に並べて表示できるので、見比べながら作業したい時などにとても便利です。

 まず、並べて表示したい2つのブックをすべて開いておきます(①)。

 開いた2つのブックのうちのどちらかを表示した状態で、[表示]タブ(②)→[整列](③)をクリックします。

 [ウィンドウの整列]ダイアログボックスが表示されます。[整列]欄で、どのようにブックを整列して表示するかを選択します。ここでは見比べやすいように、2つのブックを横並びにしてみましょう。[左右に並べて表示](④)を選択し、[OK](⑤)をクリックします。

 2つのブックが左右に並べて表示されました(⑥)。これなら、2つのブックを見比べる時にいちいち画面を切り替える必要がなく、効率が良いですね。

❸ショートカットキーで複数のブックをサクサク切り替える

 3つ目のテクニックは、複数のブックをショートカットキーでサクサク切り替えるというものです。複数のブックを開いている時、タスクバー上のExcelのアイコンにマウスポインターを合わせると表示されるブックのプレビューをクリックすればブックを切り替えることができますが、ショートカットキーを使えばもっと効率よく切り替えることができます。

 複数のブックを開いた状態で(①)、[Ctrl]+[Tab]キーを押します(②)。なお、ここでは複数のブックが開いていることが伝わるように画面上にブックのプレビューを表示させていますが、このショートカットキーで画面を切り替える時にはブックのプレビューを表示させておく必要はなく、複数のブックが開いている状態になっていればOKです。

 別のブックが表示されました(③)。もう一度[Ctrl]+[Tab]キーを押すと、さらに別のブックに移動できます。

 このショートカットキーを覚えておけば、ブックの切り替えを今までよりずっと効率よくできるようになりますよ! [Ctrl]キーを押したまま[Tab]キーを繰り返し押すと、より早くブックを切り替えることができます。マウスを使って切り替えるよりずっと早くできるので、開いているブックが多い時に試してみてくださいね。

 ところで、「別のブックに表示を切り替える」ショートカットキーとして、[Alt]+[Tab]キーを思い浮かべる読者もいるかもしれません。確かに[Alt]+[Tab]キーで別のブックに切り替えることもできます。この[Alt]+[Tab]キーはWindowsのショートカットキーで、起動しているすべてのアプリ間で表示を切り替えるキーです。つまり、[Alt]+[Tab]キーでは、Excelだけでなく起動している他すべてのアプリが切り替えの対象になります。Excelのブック間だけで表示を切り替えたい場合は、今回解説したショートカットキーを使ったほうがスムーズに行えますよ。

複数のブックを使う業務はちょっとしたテクニックで効率アップできる

 今回は、複数のブックを使う業務の効率アップに役立つ3つのテクニックを解説しました。1つ1つのテクニックそのものは特に複雑なものではありませんが、実際に試してみると、操作がぐっと効率よくなることがおわかりいただけると思います。

 多くのブックを同時に開いて業務を行う時には、今回の記事で解説したテクニックをぜひ活用してみてくださいね!

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