いまさら聞けないExcelの使い方講座

【Excel】半角と全角のスペースが混在する名簿は見づらい!エクセルの関数でスペースの種類を統一する方法

個人の入力のクセなどで意外に統一が取りにくい「スペース」

 Excelで表などを作成する時、セルに入力されるデータは数値ばかりではなく、氏名や住所などの文字列の場合もあります。書類に氏名を記入する際に「姓と名の間にスペースを入れて下さい」と指定されることはよくありますが、Excelの名簿に氏名を入力する際に同様の指定を受けた場合、皆さんならどのように入力しますか。

 ご存知の通り、スペースには全角と半角の2種類があります。単に「スペース」とだけ指定されていた場合、全角なのか半角なのかよくわかりませんよね。このようにあいまいな指定だと、個人の入力のクセなどで全角と半角のスペースが混在してしまうことがあります。名簿を管理しているのが自分だけなら統一もできそうですが、他の人が入力したデータをコピペしていたり、これまでに何人もの人が管理を受け継いできたようなファイルだと、統一されているのかどうかを調べるだけでもひと苦労です。

 今回は、Excelシート上で混在している全角スペースと半角スペースを関数を使って統一する方法を解説します。

SUBSTITUTE関数でスペースの種類を統一する

 Excelで作成した「製造課社員名簿」があるとします。この名簿のB列には社員の氏名が入力されていますが、姓と名の間に入力されているスペースの種類が統一されていません(①)。

 このような時は、SUBSTITUTE関数を使ってスペースの種類を半角か全角のどちらかに統一できます。SUBSTITUTE関数は、特定の文字列を検索して別の文字列に置き換えることができる関数です。SUBSTITUTE関数は、次のような書式で使います。

 それぞれの引数について解説します。1つ目の「文字列」には、置換したい文字列が含まれたテキストや、それが入力されたセルやセル範囲を指定します。2つ目の「検索文字列」では、置換の対象とする文字列や、それが入力されたセルを指定します。3つ目の「置換文字列」では、「検索文字列」を置き換える新しい文字列や、それが入力されたセルを指定します。最後の「検索対象」は、「文字列」に複数の「検索文字列」が含まれている場合、どの位置にあるものを置換するかを指定します。この「検索対象」のみ省略することができ、省略すると、含まれているすべての「検索文字列」が「置換文字列」で置換されます。

 では、先ほどの「製造課社員名簿」のB列に入力されているスペースを、SUBSTITUTE関数を使って統一してみましょう。ここでは、表内に新たに「氏名(修正後)」列としてC列を追加し(②)、関数を使った数式をそこに入力して修正後の氏名を表示することにします。また、ここでは、半角のスペースを全角に変換し、すべてのスペースを全角に統一します。

 セルC3に、氏名の半角スペースを全角に置換する数式を入力していきましょう。置換したい文字列が含まれているのはセルB3に入力された氏名です。したがって1つ目の引数「文字列」は「B3」となるので、セルC3に「=SUBSTITUTE(B3,」(③)と入力します。数式はさらに続きます。

 2つ目の引数「検索文字列」には半角スペースを指定します。半角スペースは文字列なので、数式に入力する時にはダブルクォーテーションで囲みます。先ほど入力した数式に続けて半角スペースをダブルクォーテーションで囲んだ「" ",」(④)と入力します。

 3つ目の引数「置換文字列」には全角スペースを指定します。これもダブルクォーテーションで囲んで入力します。また、先ほどの数式に続けて、全角スペースをダブルクォーテーションで囲んだ「" ")」(⑤)と入力します。なお、数式に全角スペースを入力する時は、半角スペースを2つ連続で入力するのではなく、必ず入力モードを全角にして入力しましょう。

 この例では置換する文字列の位置を指定する必要はないので、最後の引数「検索対象」は省略し、数式は完了です。

 [Enter]キーを押すと、セルC2の姓と名の間に入力されていた半角スペースが全角スペースに置換されます(⑥)。この数式をオートフィルでセルC8までコピー(⑦)すれば、すべての社員の姓と名の間のスペースが全角に統一されます(もともと全角スペースが入力されていた氏名については、置換は行われません)。

 数式を作成するのは少し時間がかかるかもしれませんが、一度数式が完成すれば、コピー操作で全社員の氏名に一気に置換を実施できるので便利です。

スペースの種類を統一して、美しく機能的な表にしよう

 今回は、表で統一されていないスペースの種類をSUBSTITUTE関数で統一する方法を解説しました。

 スペースの種類が統一されていないと、見た目が美しくないだけでなく、検索などの操作を行った時に正しい結果が得られない場合があります。スペースの種類が統一されていない表があったら、今回の記事を参考にして統一してみてくださいね。