いまさら聞けないExcelの使い方講座

【Excel】シフト表の未入力セルは定休日であることを明示したい！エクセルで空白セルに一括で文字列や斜線を入れるテク

トップスタジオ

2020年2月7日 06:55

表の空欄を同じ文字列や斜線で埋めたい

　Excelでシフト表などを作成する際、データが入力されていない空白のセルに、「未定」や「定休日」などの決まった文字列を入力したり、入力不要を意味する斜線を引いたりしたいと思ったことはありませんか？

　次の「スタッフ勤務シフト表」の例を見てください。セルC3（①）とセル範囲D4:D6（②）は空白になっていますが、このままだとこれらのセルは入力漏れなのか、もしくは店舗の定休日などのため入力する必要のないセルなのか判別できないですよね。このような曖昧さを避けるために、値を入力する必要のないセルには何か目印が必要です。

　そこで今回は、Excelで空白のセルに一括で「定休日」のような値を入力する方法と、空白のセルに一括で斜線を引く方法を解説します。これらのテクニックを使って、相手に誤解を与えることのないわかりやすい表を作成してくださいね。

❶すべての空白のセルに一括で文字列を入力する

　最初に、すべての空白のセルに「定休日」という文字列を一括で入力する方法を解説します。空白のセルが存在しているセル範囲をドラッグして選択（①）し、［ホーム］タブ（②）→［検索と選択］（③）→［条件を選択してジャンプ］（④）を選択します。

　［選択オプション］ダイアログボックスが表示されるので、［空白セル］をクリックしてラジオボタンをON（⑤）にし、［OK］（⑥）をクリックします。

　すると、はじめに選択したセル範囲B3:H6に存在している空白のセルがすべて選択されます（⑦）。

　この状態（すべての空白セルが選択された状態）で、「定休日」（⑧）とタイプすると、自動的にセルC3に文字が入力されます。入力が終わったら、［Ctrl］＋［Enter］キーを押します（⑨）。

　すると、すべての空白セルに一気に「定休日」（⑩）と入力されます。

　これで、シフト表から不明な空白セルがなくなり、わかりやすくなりましたね。次の項では、空白のセルに「定休日」と入力する代わりに、空白のセルに一括で斜線を設定する方法を解説します。

❷すべての空白のセルに一括で斜線を設定する

　先ほどと同じ「スタッフ勤務シフト表」を使って、空白のセルに一気に斜線を引いてみましょう。前項で「定休日」と入力したセル内のデータは削除して、空白の状態にしておきます。

　前項と同様のやり方で、表内のすべての空白セルを選択します。空白のセルが存在しているセル範囲をドラッグして選択（①）し、［ホーム］タブ（②）→［検索と選択］（③）→［条件を選択してジャンプ］（④）を選択します。

　すると、はじめに選択したセル範囲B3:H6に存在している空白のセルがすべて選択されます（⑦）。この状態のまま［ホーム］タブの配置グループの右下にあるボタン（⑧）をクリックします。

　［セルの書式設定］ダイアログボックスが表示されるので、［罫線］タブ（⑨）をクリックします。ここでは、空白のセルの左上から右下にかけて斜線を引きたいので、画面中央の［罫線］欄の右下隅にあるボタン（⑩）をクリックします。

　すると、画面中央のプレビュー枠内に、選択した罫線が表示されます（⑪）。

　内容を確認したら［OK］（⑫）をクリックしてダイアログボックスを閉じます。

　すると、表内にあるすべての空白セルに一括で斜線を引くことができました（⑬）。

入力が不要なセルを入力漏れだと思われないようにするために

　今回は、空白のセルに一括で「定休日」のような値を入力する方法と、空白のセルに一括で斜線を引く方法を解説しました。表に空白セルが残っていると、表を見た人は、それが入力漏れなのか、意味のある空白なのか、迷ってしまいますよね。入力漏れでないことを示すためには、今回の例のように、「定休日」と入力したり斜線を引いたりしておくことが重要です。ぜひ覚えておいて、活用してみてくださいね！