いまさら聞けないExcelの使い方講座

【Excel】「折れ線グラフ」にすればデータの誤りを検出できる?!エクセルで大量の表データから誤りを簡単に見つける裏ワザ

トップスタジオ

2020年2月26日 06:55

大量の表データから誤りを見つけるのは至難の業！

　月ごとや四半期ごとに売上や営業利益などをまとめて、今後の経営分析に活かすことはよくありますよね。でも、Excelのシートに金額がずらりと並んでいると、なにかミスなどがあっても気づきにくいと思いませんか。自分で詳細までレビューをしたり、他の人に相互チェックしてもらったりする時間がある場合はいいですが、多忙な日々の中、そうも言っていられません。

　Excelで作成した売上表などで、ある項目の金額が他と極端に異なっている場合、入力ミスなどで誤っている可能性があります。そこで今回は、このように極端に異なるデータを簡単に見つけ出す裏ワザを解説します。

表データに潜む異常な値を見つけ出す、折れ線グラフのワザ

　次の「2月売上記録」（①）には、2月の1カ月間の売上高が記録されています。このように数字だけがどこまでも並んでいると、なかなか誤りに気づきにくいですよね。

　このような時は、この表データを折れ線グラフにしてみると、不自然なデータをすばやく発見することができます。

　では実際にやってみましょう。グラフ化するデータ範囲（ここではセル範囲A2:C31）をドラッグして選択（②）します。なお、画面の都合上、すべてのデータは表示されていませんが、セルC31まで売上データが入力されています。

　セル範囲を選択できたら、［挿入］タブ（③）→［折れ線/面グラフの挿入］（④）→［折れ線］（⑤）をクリックします。

　すると、「2月売上記録」の表の右隣にグラフが表示されます。グラフの内容がより見やすくなるようにグラフ全体を少し拡大します。グラフエリアを選択した状態で、グラフエリアの右端にあるハンドル（⑥）を右斜め下方向にドラッグすると拡大されます。店舗Aの売上金額の推移は青い折れ線（⑦）で表示され、店舗Bの売上金額の推移はオレンジ色の折れ線（⑧）で表示されます。

　できあがったグラフをパッと見て、「あれ、なんか変……」と感じた人も多いのではないでしょうか。店舗A、店舗Bとも、全体的な売上金額の推移は非常に緩やかになっている中で、飛び出している箇所とへこんでいる箇所があります。店舗Aの2月5日の金額（⑨）と、2月12日の金額（⑩）です。これらの数値については、元のデータをたどり、正しいかどうかを再確認する必要があるかもしれません。

　このように、表データを折れ線グラフにしてみると、数値が羅列されている状態では気づけなかった明らかな誤りを、すんなり見つけることができます。ここで作成するグラフはあくまで仮のグラフで、人に見せるためのグラフではないので、作りっぱなしのグラフで構いません。それなら、大した手間にはなりませんよね。