【Excel】作業フロー図や組織図の作図に「図形挿入」はNG ～SmartArtでラクにキレイに

要素の増減が簡単

　以下のような体系図を作図することを考えてみましょう。［挿入］－［図形］から操作すると、四角形をくり返しコピーしたり、位置を調整したりする手間がかかりますよね。

このような図を［挿入］－［図形］から作図すると、コピペと位置調整をくり返すことになりますよね

　［SmartArt］なら項目の増減も簡単。テキストを入力するだけです。ただ、イメージ通りの項目がないから使えない！と考える人もいるでしょう。心配しなくても大丈夫。後からカスタマイズできます。

　ただし、流れ図を作りたいのに［マトリックス］から選択してしまうなど、完成イメージとかけ離れたレイアウトは選択しないほうがいいでしょう。

［挿入］タブ（①）にある［SmartArt］（②）をクリックします

完成イメージに近い［横方向箇条書きリスト］を選択しました（③）。［OK］（④）をクリックします

選択した［SmartArt］が挿入されます、図形の左に表示された入力欄（⑤）に必要なテキストを入力していきます。「テキスト」と表示されている内容はサンプルです

左端の列に必要なテキストを入力した状態です（⑥）。この［SmartArt］は［Tab］キーを押してインデントすると、自動的に図形の下部にテキストが入力される構造になっています

「実務スキル」「プロフェッショナルスキル」と、続きのテキストも入力しました（⑦）。［Enter］キーを押します（⑧）

インデントされた状態で改行されるので、［Backspace］キーを押します（⑨）

インデントが解除されて（⑩）、図形が追加されました（⑪）

続けてテキストを入力します

　テキストの入力だけで図形が増減するのが便利ですよね。ポイントは、テキストの折り返しが気に入らなくても“その都度調整しない”ことです。どうしても気になるなら、［SmartArt］の枠に表示されるハンドルをドラッグしましょう。

［SmartArt］のハンドルをドラッグすればサイズ変更できます

手軽に図形を変更できる

　手軽に図形を変更できることが［SmartArt］の大きなメリットです。とりあえず必要なテキストを入力しておき、後から好みのイメージに選択し直すことが可能です。［SmartArt］を挿入し直す必要がないことを覚えておいてください。

　また、完成形と一致するレイアウトはないと考えてください。ボックスや矢印など、あくまでも必要な要素が含まれているかを重視して選択します。

［SmartArtのデザイン］タブ（⑫）にある［レイアウトの変更］（⑬）をクリックします

変更するレイアウトを選択します。ここでは図形は必要ありませんが、各項目をボックスで囲みたいので［グループリスト］（⑭）を選択しました

レイアウトが変更されました

図形に変換して調整する

　続けて色も変更したくなると思いますが、組み合わせの色しか選択できないため、後から調整するのが得策です。［SmartArt］を図形に変換します。変換後は、いつもの図形と同じ。塗りつぶしの色やフォントのサイズなどを変更するだけです。

［SmartArtのデザイン］タブ（⑮）にある［図形に変換］（⑯）をクリックします

［SmartArt］が図形に変換されました。［SmartArtのデザイン］タブが非表示になり、［図形の書式］タブ（⑰）が表示されます

図形を右クリックして（⑲）、［グループ化］（⑳）－［グループ解除］（㉑）を選択します

グループが解除されて、それぞれの図形にハンドルが表示されます

いつもの図形と同じように、塗りぶし色やフォントのサイズを変更します

　1つずつ図形を挿入するより手軽だと思いませんか？　大量のテキストが必要な作図では便利に使えるはずです。完成した図形に矢印などの図形を組み合わせるのも簡単です。