いまさら聞けないExcelの使い方講座

【Excel】あるはずのデータがなぜか検索できない!エクセルでたくさんのシートを含むブックからデータを探し出すテク

Excelでは作業中のシート上のデータしか検索できないの?

 Excelの検索機能はとても便利ですよね。どんなに大きい表でも探しているデータを簡単に検索できるので、業務で活用している読者も多いと思います。でも、次に示す「店頭シフト表.xlsx」のようにシートがたくさん含まれているブック(①)で検索を行った時に、検索したい文字列をうまく見つけられなかった経験はありませんか?

 具体的にどのようにうまくいかないかを見てみましょう。先ほどの「店頭シフト表.xlsx」に含まれるシートのどこかに「宇野井」さんという人の名前があり、その名前がどこにあるかを探したいとします。この名前は、今画面上に表示されている「3月第5週」シートには含まれていませんが、ブック内のどこかには必ず存在します。この状態で検索を行うとどうなるでしょうか?

 [Ctrl]+[F]キーを押して、[検索と置換]ダイアログボックスを表示します。[検索する文字列]欄に「宇野井」(②)と入力して、[次を検索](③)をクリックします。

 「宇野井」さんの名前が入力されているシートに移動できることを期待して検索を行いましたが、「検索対象が見つかりません。」というメッセージ(④)が表示されてしまいました。「宇野井」さんの名前を見つけ出すには、どうしたらよいのでしょうか?

 今回は、ブック全体を検索して必要なデータを探し出す方法を解説します。

ブック全体を検索できるように検索範囲を変更する

 「検索と置換」ダイアログボックスを使って検索する場合、既定の状態だとアクティブシート(表示されているシート)上しか検索ができません。そのため、先ほどの例では表示されてないシート上にある「宇野井」さんの名前が検索されなかったのです。

 それでは、先ほどの「店頭シフト表.xlsx」ブック全体を検索できるように設定して、「宇野井」さんの名前を検索してみましょう。

 前項の最後で表示された「検索対象が見つかりません。」という内容のダイアログボックスで[OK]をクリックすると、再び[検索と置換]ダイアログボックスが表示されます。[検索する文字列]欄に入力された文字列は残っているので、このまま設定を変更してブック全体を検索してみます。

 [検索と置換]ダイアログボックスの[オプション](①)をクリックします。

 ダイアログボックス下部に、検索のオプションが表示されます。初期設定では[検索場所]が[シート]になっているので、[シート]の右側に表示されている下向きの矢印(②)をクリックして、表示されるメニューから[ブック](③)を検索します。

 ここまでの操作ができたら、もう一度「宇野井」さんの名前を検索してみましょう。[検索する文字列]欄に検索したい文字列が入力されていることを確認し、[次を検索](④)をクリックします。

 ブック全体が検索され、表示が[4月第2週]シート(⑤)に移動し、セルF5に入力されている「宇野井」さんの名前(⑥)を見つけることができました。ブック内に他にも同じ文字列が含まれている場合は、[検索と置換]ダイアログボックスの[次を検索]をクリックすると、ブック内で次にその文字列が入力されている場所に移動できます。

 これで、ブック全体を検索できるように設定することができました。

ブック全体を検索範囲にすれば、検索作業の効率が上がる!

 今回は、Excelでブック全体を検索対象にするテクニックを解説しました。

 今回の例のように、「このブックの中のどこかにデータがあるはずだけど、どのシートにあるかわからない……」という状況になることはよくあるのではないでしょうか? このような時は、ぜひ今回の記事を思い出して、ブック全体を検索範囲にしてもう一度検索してみてくださいね。

 うろ覚えでも検索に成功する確率が上がって、作業の効率アップに役立ちますよ!

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