いまさら聞けないExcelの使い方講座

【Excel】表作成がもっと早くなる！エクセルで絶対参照の切り替えや数式入力を効率化するテク

トップスタジオ

2019年5月31日 06:55

数式の作成に時間をかけていませんか？

　「Excelで数式を作成するのは手間がかかって面倒……」

　こんなふうに感じたことはありませんか。関数を使っている場合、指定する引数の数が多かったり、関数が入れ子（ネスト）になっていたりすると、入力するのに時間がかかりますよね。

　そこで今回は、このように面倒な数式の入力作業を少しでもラクにするために、知っておくと便利な2つのキーについて解説します。

参照方法を切り替える［F4］キー

　Excelで数式を入力する際に、「=A2」のように記述する場合と、「=$A$2」のようにセル番号に「$」を付けて記述する場合がありますよね。また、「=$A2」のように片方だけしか「$」を付けない場合もあります。これは、Excelでセルを参照する際に、どのような方法で行うのかによる違いです。

　「=A2」のような参照方法は相対参照といい、「=$A$2」のように「$」を付けて参照する方法は絶対参照といいます。また、「=$A2」のように片方だけに「$」を付ける方法は「複合参照」といいます。

　どの参照方法を使うのかは場合によって異なりますが、参照方法を変更する時にいちいち「$」を入力するのは面倒ですよね。そこでこの項では、絶対参照と相対参照を簡単に切り替えられる［F4］キーの活用方法について解説します。

　次の「請求書」（①）の例では、VLOOKUP関数を使って「商品カタログ」（②）から商品名を自動入力しようとしています。この例で［F4］キーを使ってみましょう。

　なおVLOOKUP関数は、「=VLOOKUP(検索値,範囲,列番号,検索方法)」という書式で使います。引数で指定した「検索値」をもとに、指定した「範囲」の中で対応する列からデータを探して取り出してくれる非常に便利な関数です。詳しい使い方は、以前の記事を参照してください。

　VLOOKUP関数を使って、商品名を自動入力させたいセル（ここではセルB3）に数式を入力していきます。まずセルB3をクリックして「=VLOOKUP(」（③）と入力します。

　1つ目の引数である「検索値」にはセルA3を指定したいので、セルA3（④）をクリックします。すると入力中の数式の1つ目の引数に「A3」（⑤）と表示されます。

　続けて「,」（半角カンマ）を入力し、2つ目の引数である「範囲」を指定します。2つ目の引数にはセル範囲G3:I11を指定したいので、この範囲をドラッグして選択（⑥）します。すると入力中の数式の2つ目の引数に「G3:I11」（⑦）と表示されます。

　ここで指定した「範囲」には、「$」を付けた絶対参照で記述する必要があります。それは、このあとB列のほかのセルに数式をコピーする際に、数式が参照しているセル範囲が変わってほしくないからです。

　そこで［F4］キーを押してみましょう（⑧）。すると、一瞬でセル番号の前に「$」が表示され、2つ目の引数に「$G$3:$I$11」（⑨）と入力できましたね。

　続けて、3つ目の引数には「2」、4つ目の引数には「FALSE」と入力し、最後に「)」（半角カッコ）を入力して数式は完成です（⑩）。［Enter］キーを押して数式を確定しましょう。

　セルA3に入力された商品番号に対応する商品名が画面右側の「商品カタログ」から検索され、その商品名がセルB3に表示されましたね（⑪）。

［=］キーの代わりに使える［@］キー

　セルに直接数式を入力する場合、普通は「=」（イコール）から入力を始めますよね。でも、セルに「=」と入力するには［Shift］＋［-］キーを押す必要があります。「=」はよく使う記号なのにキーを2個も押さなければならないのは、面倒ですよね。そんな時は、「@」キーを押した後で数式を書き始めてみてください。［Shift］＋［-］キーの代わりに使えます。

　文章だけではピンとこない読者も多いと思うので、実際にやってみましょう。次の「売上表」（①）の例で、セルB7に売上高の合計を求めてみましょう。普段なら、セルB7には「=SUM(B3:B6)」と入力するところですが、今回は「@」から入力してみましょう。

　セルB7をクリックして「@SUM(B3:B6)」（②）と入力したら、［Enter］キーを押します。

　するとセルB7に計算結果が表示されますね（③）。結果は間違いなくセル範囲B3:B6の値を合計した数値になっています。

　再度セルB7をクリックして数式バーを見てみると、「=SUM(B3:B6)」（④）と表示されています。操作する時に「@」と入力しても、Excel上では「=」に変換されていることがわかりましたね。

　なお、「@」は関数の入力には使えますが、通常の数式は使用できません。たとえば「@A1+B1」のようには使用できないので、注意してくださいね。