【Excel】期限が迫ってきたらエクセルが教えてくれる?!重要な仕事を絶対に忘れたくない人のためのTODOリスト活用テク

「今日やらなければならないタスク」のセルの書式を変える

　Excelの「条件付き書式」機能は、指定した条件（ルール）に応じてセルに書式（文字や塗りつぶしの色）を設定できる機能です。

　例として、Excelで作った次の「TODOリスト」の中で今日やらなければならないタスクを目立たせてみましょう。この表のC列（①）には、タスクの完了期限が入力されています。このC列の中で、今日の日付が入力されているセルの書式を変更してみます（ここで今日現在の日付は、2019/5/16とします）。

　書式を設定するセル範囲（C3:C7）（②）を選択した状態で、［ホーム］タブ（③）→［条件付き書式］（④）→［セルの強調表示ルール］（⑤）→［日付］（⑥）をクリックします。

　［日付］ダイアログボックスが表示されるので、ドロップダウンリストから［今日］（⑦）を選択します。［書式］欄には［濃い赤の文字、明るい赤の背景］（⑧）を選択し、［OK］（⑨）をクリックします。

　すると、期限が今日（2019/5/16）の日付になっているセルC3（⑩）の書式が変更されました。

　とても簡単に設定できましたね。今日終えなければならないタスクが目立つようになり、うっかり見落としを防げそうですね。

「期限が明日に迫っているタスク」のセルの書式を変える

　もう1つ条件（ルール）を追加してみましょう。今度は、期限が明日（2019/5/17）に迫っているタスク（C列に2019/5/17の日付が入力されたセル）の文字と背景色を黄色にしてみます。

　対象のセル範囲（C3:C7）（①）を選択した状態で、［ホーム］タブ（②）→［条件付き書式］（③）→［セルの強調表示ルール］（④）→［日付］（⑤）をクリックします。

　［日付］ダイアログボックスが表示されるので、ドロップダウンリストから［明日］（⑥）を選択します。［書式］欄には［濃い黄色の文字、黄色の背景］（⑦）を選択し、［OK］（⑧）をクリックします。

　すると、期限が明日（2019/5/17）の日付になっているセルC4（⑨）の書式が変更されました。

「期限が1週間以内に迫っているタスク」の書式を変更する

　前述の2つの例のように、［日付］ダイアログボックスで条件（ルール）を設定する場合は、既定でいくつか選択肢が用意されているので、簡単に設定できます。でも、ここの選択肢以外の条件（ルール）を指定したい場合はどうしたらいいでしょうか。この項では、期限が1週間以内に迫っているタスクの書式を変更する方法を解説します。

　対象のセル範囲（C3:C7）（①）を選択した状態で、［ホーム］タブ（②）→［条件付き書式］（③）→［新しいルール］（④）をクリックします。

　［新しい書式ルール］ダイアログボックスが表示されるので、ダイアログボックスの上部に表示されるルールの一覧から［数式を使用して、書式設定するセルを決定］（⑤）を選択して、ルールの内容を入力する欄に「=$C3

　数式を入力できたら、［書式］（⑦）をクリックします。

　［セルの書式設定］ダイアログボックスが表示されます。ここで、先ほど設定した条件を満たした時の書式を指定します。今回は塗りつぶしの色に緑色（⑧）を選択して［OK］（⑨）をクリックします。

　［新しい書式ルール］ダイアログボックスに戻ると、［プレビュー］欄に選択した色が表示されます（⑩）。［OK］（⑪）をクリックしてダイアログボックスを閉じます。

　条件付き書式のルールは、新しく設定したルールが優先して反映されます。そのため、ここまでの操作を行った状態だと、最後に設定した「期限が1週間以内に近づいたタスク」に当てはまるタスクのセルがすべて緑色に塗りつぶされるようになります。これだと、今日や明日に期限が迫ったセルを区別することができなくなります。ですから、今まで設定したルールの優先順位を変更してみましょう。セル範囲C3:C7（⑫）を選択した状態で［ホーム］タブ（⑬）→［条件付き書式］（⑭）→［ルールの管理］（⑮）をクリックします。

　［条件付き書式ルールの管理］ダイアログボックスが表示され、今までに設定したルールの一覧が表示されます（⑯）。ここに表示されている順番にルールが設定されるので、1番上に表示されているルールが最優先されます。

　先ほど最後に設定したルールは優先順位を低くしたいので、このルール（⑰）をクリックし、下方向の矢印ボタン（⑱）を押して一番下まで移動します。

　リストの一番下に設定されました（⑲）。［OK］（⑳）をクリックして、ダイアログボックスを閉じます。

　すると、今日の日付（2019/5/16）から1週間以内の日付のセルに緑色の背景色が設定されました（㉑）。

　このように複数の条件を設定しておけば、今日中にやらなければならないこと、明日までにやらなければならないこと、そして1週間以内にやらなければならないことが明確になり、見落としも減ってきますね。

期限が近づいてきたら知らせてくれるTODOリストで見落としをゼロに！

　今回は、期限が近づいてきたら知らせてくれるTODOリストをExcelの条件付き書式を使って作成する方法を解説しました。今回の例のように「今日」「明日」「一週間以内」という条件で書式を設定しておけば、どのタスクを最優先に着手しなくてはならないのかも明確になってきますね。

　このようにExcelの「条件付き書式」機能を使うと、さまざまな条件（ルール）に応じて書式を変更できるので、とても便利です。ぜひ使ってみてください！

Windows 7マシン乗り換えの時。新PCはExcel作業効率が上がるものを！

　Windows 7のサポート終了が迫っている。どうせ買い替えるなら業務効率化を狙ってパソコンを買い替えよう！　ExcelやPowerPointを使った作業が一気に快適になるパソコンのスペックを確認！

• 【特別企画】MS Officeユーザー必読！作業効率が超アップするPC選び