いまさら聞けないExcelの使い方講座

【Excel】期限が迫ってきたらエクセルが教えてくれる?!重要な仕事を絶対に忘れたくない人のためのTODOリスト活用テク

トップスタジオ

2019年5月20日 06:55

重要な仕事を忘れないようにTODOリストを作ろう

　毎日の業務の中で、やらなければならない仕事の管理はどのように行っていますか。日々の予定を手帳に記入したり、カレンダーアプリに登録したりしている人は多いと思います。でも、手帳やカレンダーアプリに記入していない細かい仕事をつい忘れてしまって失敗した、という経験はありませんか。あまりにたくさんのタスクを扱っていたり、割り込みで急ぎの仕事を頼まれたりすると、どうしても見落としてしまうことってありますよね。

　このようなミスを防ぐために、ExcelでTODOリストを作ってみませんか。今回は、タスクの期限が迫っていることを教えてくれるTODOリストの作成方法を解説します。具体的には、「条件付き書式」機能を使って、期限が近づいてきたら文字の色やセルの背景色を変更するなどして、タスクの期限が視覚的に目立つように設定します。

「今日やらなければならないタスク」のセルの書式を変える

　Excelの「条件付き書式」機能は、指定した条件（ルール）に応じてセルに書式（文字や塗りつぶしの色）を設定できる機能です。

　例として、Excelで作った次の「TODOリスト」の中で今日やらなければならないタスクを目立たせてみましょう。この表のC列（①）には、タスクの完了期限が入力されています。このC列の中で、今日の日付が入力されているセルの書式を変更してみます（ここで今日現在の日付は、2019/5/16とします）。

　書式を設定するセル範囲（C3:C7）（②）を選択した状態で、［ホーム］タブ（③）→［条件付き書式］（④）→［セルの強調表示ルール］（⑤）→［日付］（⑥）をクリックします。

　［日付］ダイアログボックスが表示されるので、ドロップダウンリストから［今日］（⑦）を選択します。［書式］欄には［濃い赤の文字、明るい赤の背景］（⑧）を選択し、［OK］（⑨）をクリックします。

　すると、期限が今日（2019/5/16）の日付になっているセルC3（⑩）の書式が変更されました。

　とても簡単に設定できましたね。今日終えなければならないタスクが目立つようになり、うっかり見落としを防げそうですね。

「期限が明日に迫っているタスク」のセルの書式を変える

　もう1つ条件（ルール）を追加してみましょう。今度は、期限が明日（2019/5/17）に迫っているタスク（C列に2019/5/17の日付が入力されたセル）の文字と背景色を黄色にしてみます。

　対象のセル範囲（C3:C7）（①）を選択した状態で、［ホーム］タブ（②）→［条件付き書式］（③）→［セルの強調表示ルール］（④）→［日付］（⑤）をクリックします。

　［日付］ダイアログボックスが表示されるので、ドロップダウンリストから［明日］（⑥）を選択します。［書式］欄には［濃い黄色の文字、黄色の背景］（⑦）を選択し、［OK］（⑧）をクリックします。

　すると、期限が明日（2019/5/17）の日付になっているセルC4（⑨）の書式が変更されました。

「期限が1週間以内に迫っているタスク」の書式を変更する

　前述の2つの例のように、［日付］ダイアログボックスで条件（ルール）を設定する場合は、既定でいくつか選択肢が用意されているので、簡単に設定できます。でも、ここの選択肢以外の条件（ルール）を指定したい場合はどうしたらいいでしょうか。この項では、期限が1週間以内に迫っているタスクの書式を変更する方法を解説します。

　対象のセル範囲（C3:C7）（①）を選択した状態で、［ホーム］タブ（②）→［条件付き書式］（③）→［新しいルール］（④）をクリックします。

　［新しい書式ルール］ダイアログボックスが表示されるので、ダイアログボックスの上部に表示されるルールの一覧から［数式を使用して、書式設定するセルを決定］（⑤）を選択して、ルールの内容を入力する欄に「=$C3

　数式を入力できたら、［書式］（⑦）をクリックします。

　［セルの書式設定］ダイアログボックスが表示されます。ここで、先ほど設定した条件を満たした時の書式を指定します。今回は塗りつぶしの色に緑色（⑧）を選択して［OK］（⑨）をクリックします。

　［新しい書式ルール］ダイアログボックスに戻ると、［プレビュー］欄に選択した色が表示されます（⑩）。［OK］（⑪）をクリックしてダイアログボックスを閉じます。

　条件付き書式のルールは、新しく設定したルールが優先して反映されます。そのため、ここまでの操作を行った状態だと、最後に設定した「期限が1週間以内に近づいたタスク」に当てはまるタスクのセルがすべて緑色に塗りつぶされるようになります。これだと、今日や明日に期限が迫ったセルを区別することができなくなります。ですから、今まで設定したルールの優先順位を変更してみましょう。セル範囲C3:C7（⑫）を選択した状態で［ホーム］タブ（⑬）→［条件付き書式］（⑭）→［ルールの管理］（⑮）をクリックします。

　［条件付き書式ルールの管理］ダイアログボックスが表示され、今までに設定したルールの一覧が表示されます（⑯）。ここに表示されている順番にルールが設定されるので、1番上に表示されているルールが最優先されます。

　先ほど最後に設定したルールは優先順位を低くしたいので、このルール（⑰）をクリックし、下方向の矢印ボタン（⑱）を押して一番下まで移動します。

　リストの一番下に設定されました（⑲）。［OK］（⑳）をクリックして、ダイアログボックスを閉じます。

　すると、今日の日付（2019/5/16）から1週間以内の日付のセルに緑色の背景色が設定されました（㉑）。

　このように複数の条件を設定しておけば、今日中にやらなければならないこと、明日までにやらなければならないこと、そして1週間以内にやらなければならないことが明確になり、見落としも減ってきますね。