いまさら聞けないExcelの使い方講座

【Excel】関数を使わずにリストで入力可能!エクセルで同じ内容を何度も入力する作業を効率化するテク

同じ内容を効率よく入力して作業全体の時間を短縮したい!

 Excelで表を作成・管理していると、表に同じ内容を繰り返し入力することがよくありますよね。そんな時、毎回同じ内容を手入力していると、だんだん入力が面倒に感じられてきて、「もっと効率よく入力して作業にかかる時間を短縮したい……」と思うものです。

 Excelでは、同じ内容を繰り返し入力する際、効率よく行う方法がいくつかあります。今回は、Excelで表に同じ内容を繰り返し入力する際に効率を良くするための方法を2つ解説します。

❶[Ctrl]+[D]キーで上のセルと同じ内容を入力

 1つ目は、すぐ上のセルと同じ内容をショートカットキーで繰り返す方法です。次の「Excel通信 連載記事案メモ」の表では、E列のステータス欄に各記事の進捗状況が入力されています。ここでは、セルE8に、その上にあるセルE7と同じ「執筆中」という内容を入力するとします。入力するセルE8(①)をクリックして選択し、[Ctrl]+[D]キーを押します(②)。

 すると、セルE8に「執筆中」(③)と表示されました。

 さらに、その下のセルE9にも同じ内容を入力したい場合、同様にセルE9をクリックして[Ctrl]+[D]キーを押せば再び「執筆中」(④)と入力できます。

 すぐ上のセルと同じ内容を繰り返し入力したい場合、オートフィルでコピーするという方法もありますが、数回の繰り返しであれば[Ctrl]+[D]キーを使う方が、キー操作だけで入力が完了するので簡単です。

❷同じ列に入力されている内容を[Alt]+[↓]キーでリストにする

 2つ目は、同じ列のセルに入力されている内容をリストとして表示し、そこから選択して入力できるようにする方法です。先ほどの「Excel通信 連載記事案メモ」で、セルE10に「レビュー中」と入力するとします。セルE10(①)をクリックし、[Alt]+[↓]キーを押します(②)。

 すると、セルE10の下に、E列に入力されている内容が自動的にリストとして表示されます。このリストの中から、入力したい[レビュー中](③)を選択します。

 セルE10に、「レビュー中」(④)と入力できました。このようにリストから入力できるようにすれば、入力ミスも防ぐことができて一石二鳥です。

 Excelでは、すでに入力した内容と同じ文字から始まる内容を入力した時に、その内容をセルに自動で表示する「オートコンプリート」という機能があります。今回の記事の例であれば、「れ」と入力するとセルに予測候補として「レビュー中」という文字列が表示されるので、そのまま[Enter]キーを押して入力することもできます。ただし、オートコンプリートはこのように同じ内容を繰り返し入力する場合は便利ですが、そうでない時は煩わしく感じられることもあるので、過去の記事を参考にOFFにしている読者もいるかもしれません。[Alt]+[↓]キーでリストを表示させる方法は、オートコンプリートがOFFの状態で繰り返し入力をしたい時にはとても便利です。

同じ内容の繰り返しの手間を省いて作業の効率をアップさせよう!

 今回は、[Ctrl]+[D]キーですぐ上のセルの内容を繰り返し入力する方法と、同じ列にすでに入力されている内容を[Alt]+[↓]キーでリストとして表示させる方法を解説しました。どちらも、すでに入力されている内容を繰り返し入力する作業を効率よく行えるだけでなく、入力ミスを防ぐこともできてとても便利なテクニックです。

 本記事では進捗表のステータスを例に解説しましたが、名簿で部署名や支店名を入力する時など、特定の内容を繰り返し入力することは業務の中でたくさんあると思います。今回の記事で解説した内容を、いろいろな場面で活用してくださいね!

Windows 7マシン乗り換えの時。新PCはExcel作業効率が上がるものを!

 Windows 7のサポート終了が迫っている。どうせ買い替えるなら業務効率化を狙ってパソコンを買い替えよう! ExcelやPowerPointを使った作業が一気に快適になるパソコンのスペックを確認!