いまさら聞けないExcelの使い方講座

【Excel】オートフィルで一定間隔の日付や金額もラクラク入力!エクセルで規則性のあるデータを一瞬で入力するテク

毎月10日の商品発送日を入力したい!

 Excel業務に携わったことのある人なら、連続データを効率よく入力したい時にオートフィル機能を使えばよいことを知っている人は多いでしょう。日付などのデータを連続して入力したい時に、ドラッグ操作1つで瞬時に行える(①)ので、便利ですよね。

 今回は、このオートフィル機能を使って、連続データだけでなく、特定の規則性をもつデータを瞬時に入力する方法を解説します。最初に、毎月10日の商品発送日を入力する方法を解説したあと、特定の数値ずつ増加する連続データを入力する方法を解説します。

❶毎月10日の商品発送日を入力する

 「月刊誌(定期購読) お届け予定表」(①)の例を使ってやってみましょう。この表では、月刊誌の定期購読者に商品を発送する日付を管理しており、刊行される号の前月の10日に商品を発送するものとします。例えば4月号の場合は、前月(3月)の10日が発送日となります。

 では実際にオートフィル機能を使って、4~9月号の発送日を入力してみましょう。まずセルC4に最初の発送日を「3月10日」(②)と入力して[Enter]キーを押します。

 セルC4の右下にマウスポインターを合わせると、マウスポインターの形が変わる(③)ので、そのまま下方向にセルC9までドラッグ(④)します。

 連続データが入力されました。でもこれでは、1日ずつ増加された日付が入力されてしまっていますよね。そこで、表の右下に表示される[オートフィルオプション]ボタン(⑤)をクリックします。

 すると、メニューが表示されるので[連続データ(月単位)](⑥)を選択します。

 C列の日付が修正され、毎月10日(刊行号の前月の10日)の日付が瞬時に入力されましたね(⑦)。

❷毎月1万5千円ずつ貯金した場合の累計金額を表示する

 2つ目の活用例として、この項では、オートフィル機能を使って特定の数値ずつ増加する連続データを入力する方法を解説します。毎月1万5千円ずつ貯金するという目標を立てたとして、次の「旅行用の貯金目標」(①)に貯金額(累計)を入力する例を考えてみましょう。

 オートフィル機能を使って特定の数値ずつ増加する連続データを作成するには、最初の2つのセルに数値を手入力し、その2つのセルを選択した状態でオートフィルを行います。ではやってみましょう。セルB4に9月の金額を入力(②)し、続けて、次のセルB5にも金額を入力(③)します。

 先ほど入力した2つのセル(セル範囲B4:B5)を選択した状態でセルB5の右下にマウスポインターを合わせると、マウスポインターの形が変わる(④)ので、そのまま下方向にセルB10までドラッグ(⑤)します。

 B列に、あっという間に1万5千円ずつ増加する連続データを入力できましたね(⑥)。9月から毎月1万5千円ずつ貯金していくと、翌年の3月までには10万5千円が貯金できることがわかりました。

オートフィルのさまざまな機能を活用して効率UPをめざそう

 今回は、読者の皆さんも馴染みのあるオートフィル機能を使って、連続データだけでなく、特定の規則性をもつデータを瞬時に入力する方法を解説しました。オートフィルを使いこなして作業効率のアップをめざしてくださいね!

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