いまさら聞けないExcelの使い方講座

【Excel】オートフィルターより直感的でわかりやすい！エクセルのデータ抽出を効率化するスライサーが便利

トップスタジオ

2019年11月29日 06:55

オートフィルターを使い慣れていない人のための救世主？！

　Excelを使って業務を行う中で、オートフィルターを使う機会は意外と多いのではないでしょうか。オートフィルターを使い慣れている人にとっては、何ということのない機能かもしれませんが、Excelを始めたばかりの人やオートフィルターに不慣れな人たちにとっては、操作が少し複雑に思える機能ともいえます。

　例えば、次の「会員名簿」（①）で、オートフィルターを使って、性別が「女」かつ住所1が「神奈川県」のデータを抽出する場合、どのような操作をすればいいでしょうか。

　まず、［性別］列の列見出しにあるフィルターボタン（②）をクリックし、表示されるメニューから［（すべてを選択）］（③）クリックしてチェックマークをOFFにします。続けて、［女］（④）をクリックしてチェックマークをONにし、［OK］（⑤）をクリックします。

　性別が「女」である会員のデータが抽出されました（⑥）。

　さらに同様にして、住所1が「神奈川県」のデータを抽出します。［住所1］列の列見出しにあるフィルターボタン（⑦）をクリックし、表示されるメニューから［（すべてを選択）］（⑧）クリックしてチェックマークをOFFにします。続けて、［神奈川県］（⑨）をクリックしてチェックマークをONにし、［OK］（⑩）をクリックします。

　これで、性別が「女」かつ住所1が「神奈川県」の会員のデータが抽出されました（⑪）。

　結構手間がかかりましたね。特定の項目でデータを絞り込むには、このようにオートフィルターを使うしかないのでしょうか。

　実は、Excelには、オートフィルターのように特定の項目でデータを絞り込むことができる、「スライサー」という機能があります。スライサーを使うと、項目のボタンをクリックするだけで簡単にデータを抽出できるので、とても手軽に使えますよ。

スライサーを使ってデータ抽出をしてみよう

　では先ほどの操作を、「スライサー」を使ってやってみたらどうなるでしょうか。「スライサー」の作成方法については次の項で詳しく解説するとして、ここでは、シート上にスライサーが表示されている状態から始めます。［性別］、［住所1］という名前の小さなウィンドウ（①）がスライサーです。まず、「性別」のスライサーの［女］（②）という項目をクリックします。

　続けて、「住所1」のスライサーの［神奈川県］（③）という項目をクリックします。

　たったこれだけの操作で、性別が「女」かつ住所1が「神奈川県」のデータを抽出できました（④）。

　なんともスピーディーで手軽ですよね。これならオートフィルターに不慣れな同僚やお客さんにも使ってもらえそうです。

スライサーを作成する

　この項では、シート上にスライサーを作成していきましょう。スライサーの機能を使うには、まず、表をテーブルに変換する必要があります。表をテーブルに変換する方法は、以前の記事を参考にしてください。

　表をテーブルに変換できたら、スライサーを作成していきましょう。テーブル内のいずれかのセル（ここではセルA3）を選択して（①）、［テーブルデザイン］（②）→［スライサーの挿入］（③）をクリックします。

［スライサーの挿入］ダイアログボックスが表示されるので、抽出条件に使う項目を選択します。ここでは、［性別］（④）と［住所1］（⑤）にチェックを入れます。

　抽出条件に使う項目にチェックを入れたら、［OK］（⑥）をクリックしてダイアログボックスを閉じます。

　シートに戻ると、［性別］、［住所1］という名前の小さなウィンドウが2つ表示されます（⑦）。スライサーを作成できましたね。

　ただし、この状態だとスライサーが重なって配置されてしまっているので、それぞれのスライサーをシート上で操作の邪魔にならない部分に移動しておきましょう。

　まず、手前にある「住所1」のスライサーから移動します。マウスを「住所1」のスライサーの上に乗せると、マウスポインターの形が変わる（⑧）ので、そのままドラッグして移動します（⑨）。

　同様にして、「性別」のスライサーも適当な場所に移動します。これで2つのスライサーの内容が見えるようになりました（⑩）。「住所1」のスライサーには、「会員名簿」テーブルの「住所1」列に含まれる内容が一覧になって表示され、「性別」のスライサーには、「性別」列に含まれる内容が一覧になって表示されています。

　前述の項で操作したとおり、スライサー上にあるこれらの項目ボタンをクリックすると、その項目でデータが絞り込まれます。例えば［神奈川県］（⑪）をクリックすると、住所1が「神奈川県」であるデータ（⑫）が抽出されます。クリック1つでデータを抽出できるので、簡単ですよね。

　なお、抽出を解除したい場合は、［フィルターのクリア］（⑬）をクリックすると解除できます。

直感的でわかりやすいスライサーを使ってみよう

　今回は、直感的で初心者でも操作しやすいスライサーの活用方法を解説しました。今まで、オートフィルターの操作がうまくいかず、もどかしく思っていた人がいたら、ぜひ使ってみてください。また、自分はオートフィルターに慣れているけれど、周りがあまり使いこなせていないというような職場にいる人は、ぜひ同僚にすすめてみてはいかがでしょうか。きっと職場全体の作業効率アップにつながると思いますよ！