いまさら聞けないExcelの使い方講座

【Excel】タスクリストで☑の数を自動集計したい!エクセルでチェックマークの数を数えるテクニック

チェックリスト上でチェックした項目の数を数えられるようにしたい!

 多くの業務において、納品や引継ぎ前の段階になると、確認しておくべきことがたくさんあるものです。毎回、決められた内容の項目を最後に必ずチェックする必要がある業務もあるのではないでしょうか。このような時には、チェックリストの存在が業務の強い味方になりますよね。

 毎月、社内報を発行している企業があるとします。その編集を担当する部署の社員が、Excelを使って次のような「社内報 入稿前確認項目」のチェックリスト(①)を作成したとします。このチェックリストは、Excelの[開発]タブから挿入したチェックボックスを使って作成しています([開発]タブは初期状態では表示されていません。[開発]タブの表示方法や、Excelでシートにチェックボックスを挿入する方法については、以前の記事を参考にしてください)。

 シート上にチェックボックスを作成しておけば、Excelのシートを印刷しなくても画面上で直接チェックマークを付けることができるので便利ですが、場面によってはチェックを付けた項目を数えて集計できたらさらに便利そうな気がしますよね。

 今回は、Excelのシート上のチェックボックスに付けたチェックの個数を集計する方法を解説します。

ステップ1:チェックボックスのON/OFFの状態をセルに表示させる

 それでは、先ほどの「社内報 入稿前確認項目」の表で、チェックボックスに付けたチェックマークを数えられるようにしてみましょう。まずは、チェックボックスの横に集計用のセルを作成し、チェックボックスと集計用のセルをリンクさせます。これにより、チェックボックスのON/OFFの状態をセルに論理値(TRUE/FALSE)で表示できるようになります。集計用のセルの位置はどこでも良いのですが、チェックボックスの横にしておくと直感的にわかりやすいので、ここではチェックボックスの横とします。識別しやすくするため、セルC2に「集計用」(①)と見出しを付けておきます。この見出しは集計に必要なものではないので、入力しなくても操作に影響はありません。続けて、一番上のチェックボックスの項目を右クリック(②)します。メニューが表示されるので、[コントロールの書式設定](③)をクリックします。

 [コントロールの書式設定]ダイアログボックスが表示されます。ここで、チェックボックスと集計用のセルをリンクさせます。[リンクするセル]欄に「$C$3」(④)と入力し、[OK](⑤)をクリックしてダイアログボックスを閉じます。[リンクするセル]欄をクリックしてからExcelのシート上でセルC3をクリックしても、同様にダイアログボックスにセル番号が入力されます。

 ところが、セルC3には何も表示されていません(⑥)。でも、この後の操作を行えば、ここまでの操作が正しく行えているかが確認できます。

 チェックボックスとセルC3が正しくリンクしたか、確認してみましょう。正しくリンクしていれば、リンクさせたチェックボックスをクリックしてチェックマークをONにする(⑦)と、セルC3に「TRUE」(⑧)と表示されるはずです。

 もう一度チェックボックスをクリックしてチェックマークをOFFにする(⑨)と、セルC3には「FALSE」(⑩)と表示されるようになります。

 このように、チェックボックスとセルをリンクさせると、チェックマークのON/OFFの情報を別のセルに論理値(TRUE/FALSE)として取り出せるようになるのです。同様にして、セル範囲C4:C8、セル範囲C11:C14もそれぞれ隣にあるチェックボックスとリンクさせておきます(⑪)。チェックボックスとセルのリンクはオートフィルでコピーができないので、少し手間ではありますが、1つ1つコツコツと行う必要があります。

ステップ2:チェックマークの数をCOUNTIF関数で数える

 続いて、ONになっているチェックボックスの数を集計します。前項で、C列のセルには、それぞれその隣のチェックボックスの状態に応じてTRUEかFALSEが表示されるように設定しました。ONになっているチェックボックスとリンクしているセルにTRUEと表示されるようになっているので、COUNTIF関数を使ってC列に表示されている「TRUE」の数を数えれば、ONになっているチェックボックスの数を数えることができるというわけです。

 それでは、実際に数式を入力して、ONになっているチェックボックスの数を数えられるようにしましょう。ここでは、ONになっているチェックボックスの数をセルB16に表示させます。数式を入力する前に、列の幅や書式などを調整して、集計セルがわかりやすくなるように準備しておくと良いですね(①)。

 COUNTIF関数は、次のような書式で使います。

 「範囲」には、「検索条件」を検索するセル範囲を入力します。「検索条件」には、検索の条件を直接入力するか、セル番号で指定します。それでは実際に数式をセルB16に入力していきましょう。まずは「=COUNTIF(」(②)と入力します。

 続けて「範囲」を入力します。ここでは前項でチェックボックスとリンクさせたセル範囲を指定すれば良いので、「C3:C14」と入力し、最後に「,」(半角カンマ)を入力します(③)。セルC9とC10はチェックボックスとリンクしていませんが、何も入力されていないので、「範囲」に含めても集計には影響ありません。

 「検索条件」は「TRUE」という文字列なので、先ほどの数式に続けて「"TRUE"」と入力し、最後に「)」を入力して数式を完成させます(④)。入力が完了したら、[Enter]キーを押します。

 すると、セル範囲C3:C14に表示されている「TRUE」の数がセルB16に表示されます。ここではTRUEと表示されているセルはないので、「0」(⑤)となっています。

 いくつかのチェックボックスをクリックしてチェックマークをON(⑥)にすると、ONにしたチェックマークの数がセルB16に自動で表示されます(⑦)。

 正しく集計されることが確認できたら、チェックボックスとリンクさせたC列を非表示(⑧)にしておくと、チェックリストの見た目がスッキリします。列を削除しなければ、集計結果に影響はありません。

 これで、ONにしたチェックボックスの数を簡単に集計できるようになりました。

チェックボックスとCOUNTIF関数をチェックや集計に活用しよう!

 今回は、シート上に作成したチェックボックスとセルをリンクさせ、ONにしたチェックボックスの数をCOUNTIF関数で数えられるようにする方法を解説しました。

 Excelのワザとしては少し上級者向けのワザではありますが、確認作業をより効率よく行えるようになります。チェックボックスをクリックするたびに集計用のセルに表示される数字が増えていくのを見ていると、確認作業そのものが楽しくなりますよ。

 今回の記事を参考に、より便利で使いやすいチェックリストを作ってみてくださいね!

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