いまさら聞けないExcelの使い方講座

【Excel】セルに「10人」や「40個」と入力したら集計できなくなった!エクセルで単位をつけたまま数値を計算するテク

「10人」や「40個」のように単位をつけたまま計算したい

 Excelを使った業務の中で、「10人」や「40個」のように単位をつけたままデータを表示したいと思ったことはないでしょうか。でも、1つのセルに「40」という数値と「個」という文字列を一緒に入力してしまうと、入力値は文字列と判断されてしまい、数式などを用いて計算することはできないですよね(①)。

 このような時には、セルに「ユーザー定義」の表示形式を設定すると、このもどかしさを解決できます。ユーザー定義の表示形式とは、ユーザーがセルの表示形式を自由に定義できる機能です。

 セルにユーザー定義の表示形式を設定すると、実際の入力値は数値のままで、見た目だけを「40個」のように変えることができます。実際の入力値は数値なので、計算にも使用できます。

 今回は、この「ユーザー定義」の表示形式の設定方法について解説します。

ユーザー定義の表示形式を設定する

 備品発注表の例で考えてみましょう。ユーザー定義の表示形式を設定したいセル範囲(B3:B11)(①)を選択した状態で、[ホーム]タブ(②)の[数値]にある矢印ボタン(③)をクリックします。

 [セルの書式設定]ダイアログボックスが表示されるので、[表示形式]タブ(④)の[ユーザー定義](⑤)をクリックします。ここで、自分の好きなように表示形式を設定することができます。

 「〇〇個」と表示するためには、[種類]欄に「0"個"」(⑥)と入力します。[サンプル]欄にプレビューが表示されるので(⑦)、確認して[OK](⑧)をクリックします。

 「数量」列に「〇〇個」と単位が表示されるようになりました(⑨)。実際の入力値は数値なので、計算にも使用できます。

 では試しに、SUM関数を使って、セルB11に数量を集計してみましょう。セルB11(⑩)を選択した状態で、[オートSUM](⑪)をクリックします。

 セル範囲B3:B10が自動的に選択され(⑫)、セルB11(⑬)にはSUM関数が自動的に入力されます。再度、[オートSUM](⑭)をクリックして、数式を確定します。

 計算結果が表示されました(⑮)。

 表示上、「数量」列には単位が表示されていますが、実際は数値として扱われることがわかりましたね。

ユーザー定義の表示形式を活用しよう

 今回は、セルにユーザー定義の表示形式を設定して、単位を表示したまま計算を行う方法について解説しました。

 ユーザー定義にはさまざまな書式があり、「52百万円」のように金額を百万円単位で表示したり、日付を「2018/1/1(月)」と曜日つきで表示したりできるなど、自分の好みに合わせて表示できるので、とても便利です。ぜひ使ってみてくださいね。