いまさら聞けないExcelの使い方講座

【Excel】共有した進捗表を編集しようとしたらロックされていた!チームのメンバー同士でブックを同時編集するテク

ネットワーク上の進捗表を複数のメンバーで同時に編集したい!

 進捗表などの資料をネットワーク上でチームメンバーと共有することはよくありますよね。各メンバーが、プロジェクトや担当業務の状況を進捗表に書き込んでいくといった管理を行うことも多いと思います。自分の担当分の情報を更新したいのに、いつも誰かがブックを開いているため、ブックがロックされていて(①)、なかなか編集できずに困った経験はありませんか。特に相手が上司だったりすると「早くファイルを閉じてください」とは言いづらいですよね。

 そこで今回は、Excelの共有機能を使って、複数メンバーでネットワーク上のブックを同時に編集する方法について解説します。この機能を使えば、ファイルの更新待ち状態が発生することがないのでストレスなく仕事を進行できますよ。

ブックの共有の設定を行う

 今回解説するブックの共有の設定を行うと、先ほど説明したようなファイルの更新待ち状態が発生することなく、他のユーザーがブックを開いていても同時に編集することができます。ではさっそく、ブックに共有の設定をしてみましょう。

 共有の設定をしたいブックを開いて、[校閲]タブ(①)の[ブックの共有](②)をクリックします(Excel 2016から新しく「共同編集」という機能が追加されたため、Excelのバージョンによっては[校閲]タブに[ブックの共有]が表示されない場合があります。その場合は、[Excelのオプション]画面から[ブックの共有(レガシ)]を追加する必要がありますが、詳細な説明は省略します)。

 [ブックの共有]ダイアログボックスが表示されるので、[複数のユーザーによる同時編集と、ブックの結合を許可する](③)チェックボックスをONにします。

 [OK](④)をクリックします。

 ブックの保存を促すダイアログボックスが表示されるので、[OK](⑤)をクリックしてシートに戻ります。

 タイトルバーのファイル名の後ろに[共有](⑥)と表示されました。このブックに共有の設定がされていることがわかります。

 これで、共有の設定は完了です。

他のユーザーが自分と同じセルを編集していた場合は

 共有の設定ができたので、複数のユーザーがブックの内容を変更するケースを試してみましょう。例えば、自分が編集したセルを他のユーザーも編集していたらどうなるでしょうか。

 セルD4の値を「進行中」から「完了」(①)に変更して保存しようとしたところ、他のユーザーも同じセルを別の値に変更していたという場合を考えてみます。

 セルD4に「完了」(②)と入力して、[上書き保存](③)を押してブックを保存します。

 すると、[競合の解決]ダイアログボックスが表示されます。これは、自分が行った変更と他のユーザーが行った変更が競合しているということです。このダイアログボックスで、どちらの変更を反映するかを選ぶことができます(④)。ここでは自分の変更を適用し、反映してみます。上の段にある[←この変更を反映](⑤)をクリックします。

 すると、セルD4に「完了」(⑥)と入力されました。

 複数のユーザーが行った変更が競合した時も、きちんと対処されることがわかりましたね。

変更内容を確認する

 共有中のブックにどのような変更がされたのか、変更箇所を確認することができます。[校閲]タブ(①)→[変更履歴の記録](②)→[変更箇所の表示](③)をクリックします。

 [変更箇所の表示]ダイアログボックスが表示されます。ここでは、すべての変更箇所を表示してみましょう。[変更日]欄には[すべて](④)を、[変更者]欄には[すべてのユーザー](⑤)を選択して、[変更箇所を画面に表示する]チェックボックス(⑥)をONにします。

 [OK](⑦)をクリックして、ダイアログボックスを閉じます。

 すると、変更されたセルの左上に三角のマーク(⑧)が表示されます。また、変更されたセルにマウスポインターを合わせると、変更内容が確認できます(⑨)。

 変更箇所を表示しておけば、どのセルが誰によって変更されたのか、常に確認することができますね。

共有を解除する前にやっておくべきこと

 共有の必要がなくなった時には、ブックの共有を解除することができます。ただし、共有を解除する前にやっておくべきことが2つあります。1つ目は変更履歴の一覧を作成しておくこと、2つ目は対象のブックを開いているユーザーがいないかどうかを確認することです。

 変更履歴の一覧を作成しておけば、誰がどんな更新をしたかをたどることができますし、意図しない変更がされていた場合にも修正がしやすいですね。では、変更履歴の一覧を作成してみましょう。

 前項と同じ手順([校閲]タブ→[変更履歴の記録]→[変更箇所の表示])で、[変更箇所の表示]ダイアログボックスを表示します。

 ここでは、すべての変更箇所を一覧にしてみましょう。[変更日]欄には[すべて](①)を、[変更者]欄には[すべてのユーザー](②)を選択して、[新しいシートに変更箇所一覧を作成する]チェックボックス(③)をONにします。

 [OK](④)をクリックしてダイアログボックスを閉じます。

 すると、変更履歴の一覧が別シートに作成されます(⑤)。

 意図しない変更や不都合な変更があった場合でも、この一覧を確認しながら修正ができますね。

共有を解除する

 最後に、共有を解除する前にやっておくべきもう1つのことについて説明します。それは、他のユーザーが対象のブックを開いていないかを確認することです。

 ブックを開いている人がいないかどうかを確認して、確認できたら共有を解除してみましょう。[校閲]タブ(①)→[ブックの共有](②)をクリックします。

 [ブックの共有]ダイアログボックスが表示されます。[現在このブックを開いているユーザー]欄に自分以外のユーザーが表示されていないかどうかを確認します(③)。この例では、誰も開いていませんね。[複数のユーザーによる同時編集と、ブックの結合を許可する](④)チェックボックスをOFFにして、[OK](⑤)をクリックします。これで共有が解除されます。

 確認ダイアログボックスが表示されますが、[OK](⑥)をクリックしてシートに戻ります。

 タイトルバーのファイル名に表示されていた[共有]の文字がなくなりました(⑦)。

 これで共有の設定は解除されたことになります。

ネットワーク上の進捗表をメンバー同士で同時に編集する

 今回は、Excelの共有機能を使って、複数メンバーでネットワーク上のブックを同時に編集する方法について解説しました。

 ブックに共有を設定しておけば、他のユーザーの編集が終わるまで待つ必要がなくなり、作業がスムーズに行えますね。

 ただし、ブックの共有をすると使用できなくなる機能もあるので注意してください。例えば、セルの挿入や削除(行や列の挿入と削除は可能)やワークシートの削除、セルの結合や分割などは行うことができません。

 また、Excel 2016で導入された「共同編集」を使うには、ブックをOneDriveに保存する必要がありますが、今回解説したブックの共有の機能は、会社のファイルサーバーなどにブックを保存している場合でも使えます。

 使用できない機能について把握し、用途に応じて使えば便利な機能なので、ぜひ試してみてくださいね。