いまさら聞けないExcelの使い方講座

【Excel】フォーマットの異なるシートのデータを集計したい!エクセルで3-D集計が使えない表をまとめるテク

フォーマットの違う複数シートの売上記録を1つにまとめて集計したい

 月ごとや支店別、部署別といったカテゴリーごとに、別々のシートに売上表などの集計表を作成することはよくあると思います。作成してしばらくたった時に、すべてのシートのデータを1つにまとめて集計したいと思ったことはありませんか(①)。

 同じフォーマットの表を使っている時には、「3-D集計」という機能を使って、同じ位置にあるセルの値を集計することができます。

 実際の業務では、フォーマットや形式にかかわらず、別々のシートにあるデータを1つに集計したい場合が発生することでしょう。今回紹介する「統合」機能を使うと、データの位置や項目数などが異なっていても、複数シートのデータを1つのシートに統合することができます。では、さっそく使い方を見てみましょう。

フォーマットの違うシートの売上記録を1つにまとめて集計する

 「品川支店」「新宿支店」「渋谷支店」の3店舗の売上日報を、それぞれ別々のシートに記録している業務があるとします。例として、この3店舗の売上データを集計して「集計」シートにまとめてみましょう。それぞれのシートは、商品の項目数が異なるなど、微妙に表のフォーマットが異なっているものとします。

 統合先のシートのセル(ここでは、「集計」シート(①)のセルA2(②)を選択した状態で[データ]タブ(③)→[統合](④)をクリックします。

 [統合の設定]ダイアログボックスが表示されます。[集計の方法]欄に[合計](⑤)が選択されていることを確認して、[統合の基準]欄の[上端行]と[左端列]のチェックボックス(⑥)を両方ともONにします。この2つにチェックを入れることを忘れないでください。[統合元範囲]欄の右端のボタン(⑦)をクリックします。

 すると、[統合の設定]ダイアログボックスが小さくなり、統合するデータ範囲を指定できるようになります。まずは、品川支店のデータを指定したいので、「品川支店」シート(⑧)をクリックして品川支店のデータを表示します。

 「品川支店」シートが表示されました。統合するセル範囲をドラッグして選択(⑨)したあと、[統合の設定]ダイアログボックスの右端のボタン(⑩)をクリックします。

 [統合の設定]ダイアログボックスが元の大きさに戻るので、[追加](⑪)をクリックします。

 すると、[統合元]欄に品川支店のデータが追加されました(⑫)。

 再び[統合元範囲]欄の右端のボタン(⑬)をクリックします。先ほどと同じ操作を繰り返して、統合するデータ範囲を追加していきます。

 次は新宿支店のデータを統合したいので、「新宿支店」シートのセル範囲A2:D7をドラッグして選択(⑭)して、[統合の設定]ダイアログボックスの[追加](⑮)をクリックします。

 [統合元]欄に、新宿支店のデータが追加されました(⑯)。

 同様にして、渋谷支店のデータも追加して(⑰)、[OK](⑱)をクリックしてダイアログボックスを閉じます。

 「集計」シートに、3店舗の売上データの集計表が作成されます(⑲)。

 複数のシートのデータを簡単に集計できましたね。

複数シートのデータを1つにまとめて集計する

 今回は、「統合」機能を使って、データの位置や項目数などが異なる複数シートのデータを1つのシートに統合する方法について解説しました。

 今回は、3店舗の売上の合計を求めましたが、統合機能で使える集計方法は、合計の他にも平均、個数などさまざまな種類があります。

 シートのフォーマットが同じかどうかなどを気にせずに使えるので、シート数の多いブックで集計を行う際には、たいへん役立つ機能です。ぜひ試してみてくださいね。