いまさら聞けないExcelの使い方講座

【Excel】部署名の変更を一気に社員名簿へ反映したい!エクセルで複数の文字列変換を一括で行うテク

複数の部署名の変更を名簿に反映するのが大変……

 Excelで社員名簿を作成している人は少なくないと思いますが、会社の組織改編などにより部署名が変更されたりすると、名簿の修正に追われてしまうのではないでしょうか。修正箇所が少なく、手作業ですぐに終わる程度であればそこまで問題にはなりませんが、全社員に関わってくるような大規模な改編となると、名簿の修正作業も大掛かりなものになります。

 表の項目の一部を修正したい時には「検索と置換」を使う方法もありますが、置換する項目が複数ある時は効率があまりよくありません。このような場合は、SUBSTITUTE関数を使うのが便利です。今回は、SUBSTITUTE関数を使って、置換したい文字列が複数あっても1回ですべて置換する方法を解説します。

SUBSTITUTE関数の基本的な使い方を理解しよう

 SUBSTITUTE関数は、文字列の中に含まれる特定の文字列を検索し、それを別の文字列に置換する関数で、次のような書式で使います。

 SUBSTITUTE関数は、[文字列]の中から[検索文字列]を検索し、それを[置換文字列]に置き換えます。最後の引数の[対象]では、[検索文字列]が[文字列]の中に複数存在する時、何番目のものを置換するかを指定します。省略すると、すべての[検索文字列]が置換されます。

 それでは、さっそく名簿の中の部署名を変更してみましょう。次の「○○商事従業員名簿」で、D列の「所属部署(旧)」欄に記載されている部署名の一部をSUBSTITUE関数で置き換え、新しい部署名をE列の「所属部署(新)」欄(①)に表示させるとします。ここでは、「経理部」が「総務部 経理課」に変更されたとしましょう。

 セルE3に、SUBSTITUTE関数を使った数式を入力していきます。まず、すべて半角で「=SUBSTITUTE(」(②)と入力します。

 続けて、引数の[文字列]にあたる部分を入力します。この例では、旧部署名がこの部分にあたります。数式ではセル番号を指定できるので、「D3」と直接入力するか、セルD3をクリックした後、半角で「,」を入力します(③)。

 さらに続けて、[検索文字列]と[置換文字列]を入力します。ここでは「経理部」を「総務部 経理課」に置換するので、それぞれ「"」(半角のダブルクオーテーション)で囲み、「"経理部","総務部 経理課"」(④)と入力します。最初に挙げた書式では最後に[対象]という引数がありましたが、ここでは文字列の中に検索文字列が複数存在することはないので省略します。[検索文字列]の直後に「)」を入力して数式の入力を完了し、[Enter]キーを押します。

 新部署名「総務部 経理課」(⑤)がセルE3に表示されました。

 入力した数式をE列のほかのセルにオートフィルでコピーすれば、変更後の部署名が全体に反映されます(⑥)。部署名の変更に該当するセルのみ修正され、該当しないセルは修正されずそのまま表示されます。エラー表示になってしまうようなことはありません。

 数式を1度入力したらあとはコピーするだけなので、簡単ですね。

置換する文字列が複数ある時は数式をネストする

 前項の内容は、[検索と置換]ダイアログボックスでも同様に行うことができます。SUBSTITUTE関数が役立つのは、置換したい文字列が複数ある場合です。例えば、先ほどの従業員名簿の中で、「経理部」が「総務部 経理課」に変更された以外に、「人事部」が「総務部 人事課」に変更されたとします。

 前項で入力した数式を修正して、複数の部署名変更に対応してみましょう。ネストすると数式が長くなるので苦手意識のある方もいるかもしれませんが、考え方はシンプルです。先ほど入力した数式全体をSUBSTITUTE関数の最初の引数である[文字列]と考えればよいのです。実際に数式を確認しながら少しずつ入力していきましょう。セルE3(①)をクリックします。

 すでに入力されている「=」と「SUBSTITUTE」の間に、もう一度「SUBSTITUTE(」(②)と入力します。

 続けて、数式の末尾に「,"人事部","総務部 人事課")」(③)と入力します。こうすることで、前項で「経理部」を「総務部 経理課」に修正した文字列全体をもう一度検索し、「人事部」を「総務部 人事課」に置換する、という意味の数式ができます。入力が完了したら、[Enter]キーを押して、先ほどと同様に数式をE列のほかのセルにコピーします。

 E列全体に、「総務部 経理課」と「総務部 人事課」の2つの新部署名が反映されました(④)。

 今回の例では2つの修正でしたが、同じように数式をネストしていくことで、さらに多くの部署名の変更にも対応できます。

複数の文字列置換が必要な修正にはSUBSTITUTE関数を活用しよう!

 今回は、SUBSTITUTE関数を使って名簿に複数の部署名変更を反映する方法を解説しました。この例のように複数の文字列の置換が必要な修正には、[検索と置換]ダイアログボックスよりもSUBSTITUTE関数の方が便利な場合があります。

 関数を使った数式の入力は、慣れるまでは難しく感じるかもしれません。でも、いろいろ試してみて入力に慣れてくると、作成できる資料の幅が増えますし、資料の管理がラクになることも多いものです。

 今回の記事で取り上げたSUBSTITUTE関数も、書式は長いですが、やっていることはシンプルですよね。難しく考えずに、いろいろな業務にSUBSTITUTE関数を活用してくださいね!

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