いまさら聞けないExcelの使い方講座

【Excel】エクセル方眼紙は本当に「悪」なの?目的によっては便利なシート上に正方形のマス目を設定するテク

Excel方眼紙は本当に「悪」なの?

 「Excel方眼紙は使ってはいけない」

 Excel業務に携わっていると、必ずといっていいほどこの言葉を耳にしますよね。「Excel方眼紙」とは、シート上のセルが正方形になるように幅と高さを設定して、まさに方眼紙のように使用するものです。好きな場所に好きな文字を入力したり、思ったとおりに表をレイアウトしたりできるので、実は重宝しているという人も多いです。一方で、方眼紙としての使用は、本来のExcelの表計算ソフトとしての使い方に反するし、再利用や編集が面倒、他人と共有しづらくなる、他のソフトとの連携が不可能といった声も聞かれます。

 「正しく」Excel方眼紙を使用したければ、作成した書類をどのように使うのか、誰かと共有する必要があるのかなどを考える必要があります。例えば、他人に引き継いだりする書類では使用せず、見た目を重視した書類、印刷して使用することを前提とした書類でのみで使用するなら、Excel方眼紙で作るときれいにできる場合もあります。

 今回は「使い方に気をつければ、Excel方眼紙も便利かも……」という考え方のもとに、実際にExcelで空欄の方眼紙を作成してみます。方眼紙を作ったあと、どのように活用するかは読者の皆さん次第です。

Excelで小さいマス目のある方眼紙を作成する

 では、シート上のセルが正方形になるようにセルの幅と高さを設定してみましょう。セルの幅や行の高さを変更する場合、マウスでドラッグしながら幅や高さを決める方法と、ダイアログボックスを使い、具体的な数値(サイズ)を入力して幅や高さを設定する方法がありますが、今回は後者の方法で操作します。

 まず空白のシートを開き、[表示]タブ(①)→[ページレイアウト](②)をクリックして表示をページレイアウトビューに切り替えます(なぜページレイアウトビューにするのかは、あとで解説します)。

 画面がページレイアウトビューに切り替わりましたね。まず、列の幅から設定していきましょう。シート上にあるすべてのセルを選択したいので、画面の左端でリボンの下あたりにある三角形のマーク(③)をクリックします。これでシート上にあるすべてのセルが一度に選択されます(④)。

 すべてのセルが選択された状態で、[ホーム]タブ(⑤)→[書式](⑥)→[列の幅](⑦)をクリックします。

 すると[列の幅]ダイアログボックスが表示されます。画面に表示された「1.93cm」(⑧)という数値は、現在の列の幅を示しています。

 このように[列の幅]ダイアログボックスで列の幅がcm単位で表示されるのは、画面表示がページレイアウトビューのときだけです。標準ビューで同様の操作([ホーム]タブ→[書式]→[列の幅]をクリック)をした場合、[列の幅]ダイアログボックスに表示される単位はピクセルになります。cm単位のほうが直感的にサイズをイメージしやすいため、ここではページレイアウトビューに切り替えて操作しています。なお、行の高さを設定する場合も同様です。

 今回は、0.5cm×0.5cmの方眼紙を作ることにしましょう。ダイアログボックスに「0.5」(⑨)と入力して[OK](⑩)をクリックします。

 すると、シート上のすべての列の幅が0.5cmに設定されます(⑪)。

 続いて、行の高さも0.5cmに設定してみましょう。このまますべてのセルが選択された状態で[ホーム]タブ(⑫)→[書式](⑬)→[行の高さ](⑭)をクリックします。

 [行の高さ]ダイアログボックスが表示されるので、先ほどと同様に「0.5」(⑮)と入力して[OK](⑯)をクリックします。

 すると、行の高さも0.5cmに設定されます。セルが0.5cm×0.5cmのサイズになり、シート上に0.5cm×0.5cmのマス目を設定できましたね(⑰)。

 これで、Excelを方眼紙のように使えるようになりました。

 最後に一例として、この方眼紙を使って作成した補助金申請書(⑱)を紹介します。この申請書はこのまま印刷し、申請者が必要事項を手書きで記入して提出することを前提にしています。Excelは、列幅の異なる表を縦に並べて配置することができないため、この例にあるような印鑑欄を作成したい場合に苦労する人は多いのではないでしょうか。方眼紙として使用すれば、印鑑欄を思ったとおりに配置できますね。

Excel方眼紙は使い方に気をつければ便利なこともある!

 今回は、セルの幅と高さをそろえて正方形にしたExcel方眼紙を作成する方法を解説しました。Excel方眼紙は悪者にされがちですが、使い方次第では便利に使えることもあります。一度試してみるのもよいでしょう。ただし、作成する書類の内容が方眼紙に向いているかどうかや、その書類を共有する相手がいるのかどうかなど、使い方には十分に注意してくださいね。

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