【Excel】不要な情報は非表示ではなく折りたたむ！エクセルで行や列の表示・非表示を切り替える作業を効率化するテク

アウトライン機能で行や列をグループ化する

　会員名簿にアウトラインを設定する例で説明します。

　まずは、表示・非表示を切り替えられるようにする列や行の見出しを、クリックもしくはドラッグで選択します。ここでは、「住所」、「番地」、「マンション・部屋番号」が入力されているD～F列（①）を選択しています。そして、［データ］タブ（②）→［グループ化］（③）をクリックします。

　アウトラインが設定されました（④）。［－］アイコンをクリックしてみます（⑤）。

　D～F列が非表示になりました（⑥）。また、［－］アイコンが［＋］アイコンに変わっています（⑦）。

　今度は［＋］アイコンをクリックしてみます。

　D～F列が再表示されました（⑧）。［＋］アイコンはまた［－］アイコンに戻っています（⑨）。［－］アイコンを再度クリックすれば、再び非表示にできるというわけです。クリック1つで簡単ですね。

　グループ化を解除する場合には、グループ化が設定されている列や行を選択して（⑩）、［データ］タブ（⑪）→［グループ解除］（⑫）をクリックします。

　グループ化が解除され、列見出しの上のアウトラインの表示が消えました（⑬）。

アウトライン機能を使って複雑な表も見やすく！

　今回は、アウトライン機能の使い方を紹介しました。アウトライン機能では、列や行を非表示にすることを「折りたたむ」、再表示することを「展開する」といいます。

　説明では住所の詳細を折りたたむというシンプルな例を扱いましたが、グループ化は1つのシートの中で複数設定したり、入れ子にしたりすることもできます。さまざまなデータが入力された複雑な表でも、詳細データの部分をグループ化して折りたたみ、必要に応じて展開して参照できるようにすれば、表の見やすさがぐんとアップするでしょう。わかりやすい表を作って、同僚をびっくりさせてみてはいかがでしょうか。